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如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管,這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件,因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點,積極創(chuàng)新方法,利用先進(jìn)管理手段和技術(shù),提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗和規(guī)章制度,實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變,進(jìn)行檔案資料管理升級,綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視,就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn),影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作,如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性,就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠,難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同,因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同,這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作,并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中,缺少專業(yè)的管理手段,人工操作是主要的工作模式,使工作效率低,速度慢,造成人力物力的浪費。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念,不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中,需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí),對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變,認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容,也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分,對于檔案管理要結(jié)合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法,追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中,不能一味的收納所有資料,需要對其進(jìn)行合理篩選,根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點,保存具有利用和參考價值的檔案,在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上,提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下,需要與時俱進(jìn),在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中,及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí),促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中,需要采用文檔一體化管理模式,主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理,例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管,可直接銷毀;對于具有重要的文書保管意義,像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點保管,實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜,對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存,提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實際操作中,要遵循規(guī)范的管理制度,強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性,減少疏漏,同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸,減少重復(fù)性工作,提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容,主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作,需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系,促進(jìn)合作與交流,提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中,要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定,對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項管理,提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料,都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔,將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范,有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式,加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升,制定人才培養(yǎng)技術(shù);硬件設(shè)施方面,企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新,提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中,企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強(qiáng)溝通和交流,實現(xiàn)信息和互換和共享,為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系,強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督,提高管理人員的工作責(zé)任意識,促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善,創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制,提高企業(yè)管理水平和管理效率。
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究
檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要: 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載,其中涵蓋大量的珍貴資料,能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用,能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測,從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下,企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高檔案管理水平,進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
關(guān)鍵詞: 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑
在社會快速發(fā)展的形勢下,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中,為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求,檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè),以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè),是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷,同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè),能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析,并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測,對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革,所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難,需要在實踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的,而在實行信息化建設(shè)之后,所有的流程都需要通過計算機(jī)信息技術(shù)來實施,所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度,有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高,但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練,所以還需要一個適應(yīng)的過程,在前期的進(jìn)展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同,所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段,各方面的體系建設(shè)還不夠完善,所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一,而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件,所以在實際應(yīng)用的過程中,無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全,檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小,沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系,所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度,阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的,所以需要不斷的努力,克服各種困難,推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑
2.1加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用,所以必須高度重視,加大投入,加快推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),進(jìn)一步提高檔案信息化水平,為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,必須加快信息化建設(shè),減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動,解放生產(chǎn)力,提高工作效率,將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強(qiáng)對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強(qiáng)對電子文件的歸檔和管理,防止電子信息的丟失,避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā),建立功能強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連,建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺,推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作,要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程,擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是不可或缺的必要條件,是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前,有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確,有的還沒有標(biāo)準(zhǔn),因此,檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定,盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用,但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機(jī)等設(shè)備,因而對數(shù)字檔案信息的格式、標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī),按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循,保證信息化的進(jìn)行,以約束機(jī)制的建立促進(jìn)動力機(jī)制的完善。
2.4加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)
檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成,所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展,應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn),轉(zhuǎn)變其思想意識,認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性,從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié),在完成檔案管理的基本工作后,能夠投入一定的時間進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用,從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
3結(jié)束語
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,還面臨諸多的困難,需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展,需要得到企業(yè)管理層的高度重視,加強(qiáng)對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn),配置齊全的硬件設(shè)施,根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r,選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng),制定完善的規(guī)章管理制度,為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
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從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說,企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)
檔案信息是企業(yè)原生信息源,隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來;而計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚棄的基礎(chǔ)上,檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù),是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的前提
為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),應(yīng)建設(shè)一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系,形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面,該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、適應(yīng)性等標(biāo)準(zhǔn)及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進(jìn)行鑒別和篩選,將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分,交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項,標(biāo)引出分類號和主題詞,并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中,至此一份電子檔案正式形成。
三、準(zhǔn)確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ) 未經(jīng)加工處理的檔案信息,要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用,要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知,在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)的功能更是無從談起。因此,只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā),針對一定題目,對分散無序的信息進(jìn)行加工,使之有序化系統(tǒng)化,才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進(jìn)行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時,已依據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性、適用性進(jìn)行了篩選;但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務(wù)活動而言的;而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察,就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài),給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工和有序化整理,以提高信息密度和傳遞速度,為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中,全面系統(tǒng)采集有效信息,并對其進(jìn)行必要加工,主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯;換而言之,是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。至于系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)關(guān)鍵還在于:以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例,檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站,并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng),完成檔案的查閱。對于外部用戶,可引導(dǎo)其瀏覽本站點信息,并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證,以期擴(kuò)大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內(nèi)部用戶,根據(jù)用戶權(quán)限,以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息,滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求,為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件,充分實現(xiàn)檔案信息共享,并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對信息的準(zhǔn)確加工和處理,檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務(wù),應(yīng)是十分準(zhǔn)確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱,一是活躍了整個檔案工作;二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用,促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、科學(xué)研究活動、基本建設(shè)活動的發(fā)展;三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識會不斷增強(qiáng),檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。
導(dǎo)語:檔案是信息資源的重要組成部分,檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能,是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體,是知識的存儲器,是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介,是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。
1、配備專職人員和齊全的管理設(shè)施
檔案管理工作是細(xì)致又繁瑣的工作,必須配備合適的專職管理人員,要求工作細(xì)致,做好保密工作,有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機(jī),檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷,對檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也大大縮短了時間。
2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能,充分調(diào)動檔案人員的積極性,充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性,努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí),不斷提高檔案人員的知識理論水平和業(yè)務(wù)技能。
由于檔案種類和載體的多樣化,檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化,需要盡快引進(jìn)一些技能熟練掌握計算機(jī)和信息技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才,同時對現(xiàn)有相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面、及時地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能,通過平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu),形成合力高效的人才團(tuán)隊,從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺階。
3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度
企業(yè)檔案具有政治性和機(jī)密性的特點,不能隨意公開和向外擴(kuò)散。為確保企業(yè)檔案的安全,嚴(yán)守企業(yè)檔案的秘密,充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。檔案管理部門要建立嚴(yán)肅的工作紀(jì)律,加強(qiáng)制度建設(shè),不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。
4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實體管理為基礎(chǔ),以信息的開發(fā)為宗旨和方向,為企業(yè)的各項工作提供憑證和參考作用。
但是,據(jù)調(diào)查表明,占企業(yè)所有知識46% 的企業(yè)檔案中蘊含的知識,“被很好地歸類,并及時提供給需要這些知識的人,從而發(fā)揮作用的只有12% ?!逼髽I(yè)檔案蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識,因此,企業(yè)檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息,更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識,將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識,實現(xiàn)企業(yè)的知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說,企業(yè)的檔案管理和知識管理具有共同的目標(biāo)和動機(jī)。
5、進(jìn)一步加強(qiáng)爭先創(chuàng)新意識
企業(yè)檔案的價值在于利用,是通過服務(wù)社會取得實效來體現(xiàn),檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性工作,服務(wù)性強(qiáng),以往是坐等利用者上門,我們被動提供服務(wù)模式,很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式,這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動性,化被動為主動,主動上門服務(wù),并簡化檔案的利用手續(xù),推行檔案利用一條龍服務(wù),為需求者提供準(zhǔn)確有效地服務(wù)。
我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗、新做法,結(jié)合檔案部門的工作實際情況從經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要出發(fā),根據(jù)實踐發(fā)展的要求,及時修正不合時宜的制度,并將符合實際需要的新經(jīng)驗和做法以制度的.形式固定下來,依據(jù)制度管人理事,推進(jìn)工作制度化、規(guī)范化、程序化。
以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標(biāo),密切關(guān)注重大活動、重大事件,準(zhǔn)確把握檔案工作的重點、熱點,及時、主主動地管理檔案,努力實現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新,從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。
檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用,而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑,經(jīng)濟(jì)效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下,檔案工作更應(yīng)跟上時代步伐,掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能,進(jìn)一步凝聚共識、凝聚力量,把十八大精神落實到檔案工作上來,埋頭實干,全面推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展,為早日實現(xiàn)“中國夢”貢獻(xiàn)自己的全部力量。
6、結(jié)語
企業(yè)檔案是一種重要的知識資源,是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽的基礎(chǔ),是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn).因此,企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作,在企業(yè)發(fā)展過程中,要充分認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義,從而在日常的管理過程中積極去應(yīng)對和解決各種可能出現(xiàn)的問題,求實創(chuàng)新,使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化,從而進(jìn)一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。
時光飛逝,如梭之日,辛苦的工作已經(jīng)告一段落了,回顧過去的工作,倍感充實,收獲良多,制定一份工作總結(jié)吧。為了讓您在寫工作總結(jié)時更加簡單方便,下面是我收集整理的檔案及其信息化管理工作總結(jié),供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
國電赤峰化工在國電蒙能有關(guān)部門的指導(dǎo)下,緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展和工程建設(shè)中心工作任務(wù),認(rèn)真貫徹落實國家和集團(tuán)有關(guān)法律和規(guī)定,著力抓好檔案管理及信息化建設(shè)的各項基礎(chǔ)工作,努力促使檔案管理及信息化建設(shè)工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理軌道,各類檔案的管理和現(xiàn)代信息技術(shù)、信息資源的利用都取得了一定的成效,現(xiàn)將檔案管理及信息化建設(shè)工作開展情況匯報如下:
一、檔案管理及信息化建設(shè)基本現(xiàn)狀
(一)人員設(shè)施投入初具規(guī)模,基本滿足企業(yè)基建階段需要。在目前基建階段人員與辦公場地都較緊張的情況下,高度重視檔案管理與信息化建設(shè)工作。在檔案管理方面,目前設(shè)有專職檔案管理人員兩人,臨時檔案管理辦公室一間,臨時檔案庫房3間。在信息化建設(shè)方面,設(shè)有專職人員2人,建設(shè)了樹狀拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng),實現(xiàn)光纜進(jìn)戶,出口帶寬為8MB,現(xiàn)有20平米中心機(jī)房一處,機(jī)房配有華為百兆防火墻一臺,物資系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)專用服務(wù)器3臺,網(wǎng)絡(luò)終端計算機(jī)總數(shù)超過200臺,配有北京金和軟件股份OA辦公系統(tǒng)。檔案管理軟件已經(jīng)采用北京東方飛揚軟件開發(fā)的檔案管理系統(tǒng),目前正在于前期培訓(xùn)階段。物資系統(tǒng)軟件目前已經(jīng)完成系統(tǒng)構(gòu)架的部署、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、流程測試等基礎(chǔ)性工作,投入試運行。
(二)及時建立完善制度體系,檔案信息管理逐步規(guī)范。化工是新建企業(yè),為了盡快規(guī)范檔案及信息管理,促進(jìn)工程建設(shè)進(jìn)展,及時制定了《國電赤峰化工建設(shè)項目檔案歸檔辦法(暫行)》、《工程竣工檔案申報專項驗收管理辦法》,并附“基本建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表”。同時按集團(tuán)檔案管理要求制定了《檔案保密管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案信息化建設(shè)管理辦法》、《電子文件歸檔管理辦法》、《科技檔案管理制度》、《聲像、實物檔案管理制度》、《文書檔案管理制度》、《信息管理辦法》等各項規(guī)章制度,確保檔案管理和信息化建設(shè)工作有法可依。
(三)加強(qiáng)基建階段檔案整理,維護(hù)企業(yè)歷史真實面貌。為了防止工程建設(shè)過程中出現(xiàn)前期資料不全和歸檔責(zé)任不清等問題,在時間緊、任務(wù)重、人員少等不利條件下,檔案管理人員及時掌握各項工程的進(jìn)展情況,參加各項工程的竣工驗收會,做好設(shè)備開箱登記工作,認(rèn)真搜集應(yīng)當(dāng)歸檔的散失在個人手中的各種文件材料,提高檔案的歸檔率。
具體做好了以下幾個方面的工作:一是對成立前期各種文件材料進(jìn)行了收集、分類、整理及組卷工作;二是對已經(jīng)完成的設(shè)備及工程項目招投標(biāo)文件進(jìn)行了整理,裝訂及組卷,并按著蒙能的要求逐漸把招投標(biāo)文件目錄標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化;三是對技術(shù)部、設(shè)備部、物資部、計劃部等部門零散歸檔的文件材料進(jìn)行了登記、分類、整理及組卷;四是完成了對三修車間辦公室、設(shè)備、備件、儀表電氣庫、廠區(qū)道路、廠區(qū)臨時道路及臨建工程、倒班宿舍樓等竣工項目的竣工檔案的接收工作,并把各項工程的竣工檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了分類、登記、整理及組卷;五是對招投標(biāo)過程中形成的電子版文件進(jìn)行了分類、整理、刻錄工作。
(四)提高檔案利用效率,服務(wù)工程建設(shè)大局。檔案工作的總目的,是提供檔案信息為工程建設(shè)和中心工作任務(wù)服務(wù)。檔案工作開展以來,大力開發(fā)檔案信息資源,規(guī)范檔案利用行為,促進(jìn)檔案有效地為工作建設(shè)服務(wù),一年多來檔案室提供借閱各種檔案800多人次,復(fù)印資料20000多張。
(五)注重人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高管理水平。長期以來,非常重視檔案工作,今年3月份組織檔案人員赴山西天脊集團(tuán)參觀考察;5月份組織人員參加了國家檔案局舉辦的第九期檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了檔案管理學(xué)等專業(yè)課;6月份舉辦了新員工計算機(jī)應(yīng)用知識培訓(xùn)。
通過各種培訓(xùn)使工作人員學(xué)習(xí)檔案管理和信息化建設(shè)新知識、新方法、新理念,為進(jìn)一步做好檔案管理和信息化建設(shè)打下扎實基礎(chǔ)。
二、檔案管理及信息化建設(shè)面臨問題
(一)工程建設(shè)當(dāng)中有些項目是邊設(shè)計,邊招標(biāo),邊施工工程,個別設(shè)備及工程招投標(biāo)文件存在缺項及整理不規(guī)范等問題。
(二)化工行業(yè)檔案分類方案與電力企業(yè)檔案分類方案有所不同,我是國電集團(tuán)的第一個化工項目,檔案分類過程中存在系統(tǒng)之間的差異,目前檔案分類是按著化工工藝流程和各工號分類,大的類別不違背電力系統(tǒng)分類方案。希望上級檔案主管部門給予指導(dǎo),進(jìn)一步明確工作標(biāo)準(zhǔn)。
(三)由于正處在全面建設(shè)時期,辦公樓還沒有竣工,檔案庫房是臨時的,面積較小,各項安全防護(hù)設(shè)施還不齊全,所以檔案庫房存在著一定的安全隱患。
(四)通信系統(tǒng)及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員專業(yè)水平較低,還不能完全滿足現(xiàn)代化煤化工企業(yè)的發(fā)展需要。
三、下一步工作思路
(一)進(jìn)一步加大資金投入。下半年辦公樓將竣工,我們將按國家檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)劃未來檔案室、庫房的布置及各項設(shè)施的配備,提前做好各種設(shè)備采購計劃,確保檔案工作盡快步入正軌。
(二)進(jìn)一步重視信息安全。將認(rèn)真強(qiáng)化內(nèi)部管理,建立建全管理制度和崗位責(zé)任制,把檔案管理和信息化建設(shè)工作責(zé)任落實到人,加強(qiáng)涉密檔案的管理,切實做好檔案信息系統(tǒng)安全保密工作。定期進(jìn)行異機(jī)備份,做好各種數(shù)據(jù)保護(hù),保證服務(wù)器安全,網(wǎng)絡(luò)安全,加強(qiáng)計算機(jī)病毒防護(hù)。
(三)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的`規(guī)范化管理,不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,以適應(yīng)現(xiàn)代化化工企業(yè)新形勢下的檔案工作,將不斷加強(qiáng)各級人員的培訓(xùn),提高檔案管理和信息化專責(zé)人員綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力。
(四)加強(qiáng)宣傳工作力度。今后我們要著力加強(qiáng)檔案法制和企業(yè)信息化建設(shè)意義的宣傳,不斷強(qiáng)化各級人員檔案意識,在日常工作中不斷積累資料,養(yǎng)成誰經(jīng)辦誰歸檔的好習(xí)慣,確保檔案的齊全、完整。
化工雖然在較短的時間內(nèi)建立起檔案管理及信息化工作基本框架,滿足了企業(yè)基建階段需求,但我們清醒地認(rèn)識到,目前化工的檔案管理與信息化建設(shè)工作與國內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)相比仍有巨大差距。尤其是創(chuàng)建全國一流化工企業(yè)的戰(zhàn)略對我們檔案管理和和信息化建設(shè)工作提出了更高的要求,如何滿足企業(yè)發(fā)展的需求,如何為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,如何通過信息化的應(yīng)用進(jìn)一步提高的管理水平等都是我們現(xiàn)在和將來要考慮解決和實施的重要工作內(nèi)容。
轉(zhuǎn)眼之間,一年的光陰又將匆匆逝去?;仨^去的一年,在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位上,我始終秉承著“在崗一分鐘,盡職六十秒”的態(tài)度努力做好檔案及其信息化管理崗位的工作,并時刻嚴(yán)格要求自己,擺正自己的工作位置和態(tài)度。在各級領(lǐng)導(dǎo)們的關(guān)心和同事們的支持幫助下,我在檔案及其信息化管理工作崗位上積極進(jìn)取、勤奮學(xué)習(xí),認(rèn)真圓滿地完成今年的檔案及其信息化管理工作任務(wù),履行好xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位職責(zé),各方面表現(xiàn)優(yōu)異,得到了領(lǐng)導(dǎo)和同事們的一致肯定?,F(xiàn)將過去一年來在檔案及其信息化管理工作崗位上的學(xué)習(xí)、工作情況作簡要總結(jié)如下:
一、思想上嚴(yán)于律己,不斷提高自身修養(yǎng)
一年來,我始終堅持正確的價值觀、人生觀、世界觀,并用以指導(dǎo)自己在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理崗位上學(xué)習(xí)、工作實踐活動。雖然身處在檔案及其信息化管理工作崗位,但我時刻關(guān)注國際時事和中央最新的精神,不斷提高對自己故土家園、民族和文化的歸屬感、認(rèn)同感和尊嚴(yán)感、榮譽感。在xxx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位上認(rèn)真貫徹執(zhí)行中央的路線、方針、政策,盡職盡責(zé),在檔案及其信息化管理工作崗位上作出對國家力所能及的貢獻(xiàn)。
二、工作上加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高工作效率
時代在發(fā)展,社會在進(jìn)步,信息技術(shù)日新月異。xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關(guān)工作也需要與時俱進(jìn),需要不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新方法,以提高檔案及其信息化管理崗位的服務(wù)水平和服務(wù)效率。特別是學(xué)習(xí)檔案及其信息化管理工作崗位相關(guān)法律知識和相關(guān)最新政策。唯有如此,才能提高xxx檔案及其信息化管理工作崗位的業(yè)務(wù)水平和個人能力。定期學(xué)習(xí)了xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作有關(guān)業(yè)務(wù)知識,并總結(jié)吸取前輩在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作經(jīng)驗,不斷彌補和改進(jìn)自身在xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中的缺點和不足,從而使自己整體工作素質(zhì)都得到較大的提高。
回顧過去一年來在xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)檔案及其信息化管理工作崗位工作的點點滴滴,無論在思想上,還是工作學(xué)習(xí)上我都取得了很大的進(jìn)步,但也清醒地認(rèn)識到自己在xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關(guān)工作中存在的不足之處。主要是在理論學(xué)習(xí)上遠(yuǎn)不夠深入,尤其是將思想理論運用到xxx檔案及其信息化管理工作崗位的實際工作中去的能力還比較欠缺。在以后的xxx檔案及其信息化管理工作崗位工作中,我一定會揚長避短,克服不足、認(rèn)真學(xué)習(xí)了xxx檔案及其信息化管理工作崗位相關(guān)知識、發(fā)奮工作、積極進(jìn)取,把工作做的更好,為實現(xiàn)中國夢努力奮斗。展望新的一年,在以后的xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)工作中希望能夠再接再厲,要繼續(xù)保持著良好的工作心態(tài),不怕苦不怕累,多付出少抱怨,做好檔案及其信息化管理崗位的本職工作。同時也需要再加強(qiáng)鍛煉自身的檔案及其信息化管理工作水平和業(yè)務(wù)能力,在以后的工作中我將加強(qiáng)與檔案及其信息化管理崗位上的同事多溝通,多探討。要繼續(xù)在自己的工作崗位上踏踏實實做事,老老實實做人,爭取為xx(改成檔案及其信息化管理崗位所在的單位)做出更大的成績。
檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程,為此,我們需要采取相應(yīng)措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題,我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上,應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對,以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,成本較高,因此,大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機(jī)制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中,但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末,目前,紙質(zhì)檔案與電子檔案共存,傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理,而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段,導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅,因此,在搞好檔案信息化建設(shè)的同時,搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機(jī)來對檔案信息資源進(jìn)行管理,因此,企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ),其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ),以電子文件的歸檔和管理為重點,加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè),即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,以便通過計算機(jī)直接利用;另一方面全面推行電子公文,確保今后形成的檔案以電子文件為主,在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主,借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請,檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程,借閱者無需到檔案室聯(lián)系,這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便,必然會有更多人借閱,從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具,但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時,使用效率仍然較低。計算機(jī)檢索速度快、效率高,可實現(xiàn)多角度檢索,是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外,這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中,建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式,支持多種功能,并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接,滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上,才能對各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制,也有利于各部門對保存檔案進(jìn)行查閱。
3.2 加強(qiáng)對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手,把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中,確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程,檔案部門要開展技能培訓(xùn),努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強(qiáng)理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識,還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè),檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多,尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜,同時,還有會計、聲像實物等檔案,對檔案人員的要求就更高。因此,理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此,企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn),使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及,但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強(qiáng),而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò),建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離,保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時,要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度,從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng),并針對主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實行級別控制,對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn),按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱,防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外,要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識教育,嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中,企業(yè)要生存、發(fā)展,必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息,這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息,滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下,企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn),必須加強(qiáng)與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作,注重檔案信息的整合,優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局,以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求,也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下,企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中,要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想,將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源,構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向,尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究,將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展,最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃,國家主導(dǎo);統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),聯(lián)合建設(shè);互聯(lián)互通,資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作,又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展,各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用,改革檔案工作管理體制與運行機(jī)制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中,要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強(qiáng)協(xié)調(diào),保證資金投入的有效性,并重視檔案人才管理。同時,要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能,為企業(yè)提供有效服務(wù),切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。