工程檔案信息化建設(shè)重要性

建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀的研究方法有哪些？具體步驟是什么？情況
我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，帶動(dòng)了建筑安裝工程行業(yè)的繁榮。在此過(guò)程當(dāng)中，工程檔案管理方面的存在的問(wèn)題日益暴露出來(lái)。本文簡(jiǎn)要介紹工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀，然后在此基礎(chǔ)上探討優(yōu)化控制的措施。
檔案信息化管理可以說(shuō)是工程管理的重要內(nèi)容。當(dāng)前情況下，建筑安裝企業(yè)對(duì)于業(yè)績(jī)資料、證明資料的要求日益嚴(yán)格。因此建筑工程檔案在管理過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)措施，不斷改進(jìn)信息化管理的能力。
1建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀
第一，信息化能力滯后。建筑安裝工程的項(xiàng)目數(shù)量越來(lái)越多，管理檔案也越來(lái)越復(fù)雜。工程檔案的管理一方面需要完整儲(chǔ)存，另一方面需要提高檔案保存整理的效率，當(dāng)前信息化系統(tǒng)無(wú)法有效滿足檔案管理的要求。比如大量檔案要求大容量的數(shù)據(jù)庫(kù)，已有的數(shù)據(jù)庫(kù)容量不足，在工程后期容易發(fā)生數(shù)據(jù)庫(kù)溢出問(wèn)題。部分情況下還會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)矛盾，影響到檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。
第二，信息化制度欠缺。信息化檔案管理屬于新興的管理模式，制度還不夠系統(tǒng)完善，無(wú)法有效貫徹執(zhí)行。工作人員往往根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)來(lái)負(fù)責(zé)檔案收集與管理，因此往往不夠系統(tǒng)科學(xué)。建筑安裝工程過(guò)程當(dāng)中通常側(cè)重于施工進(jìn)度的管理，但是忽視檔案管理工作，導(dǎo)致工期以及檔案資料不夠同步。受物力資源以及人力資源的影響，同時(shí)考慮到建筑安裝工程的施工周期比較長(zhǎng)這一特點(diǎn)，設(shè)計(jì)檔案的環(huán)節(jié)就應(yīng)當(dāng)考慮檔案管理工作，確保檔案覆蓋工程的各個(gè)步驟。
第三，信息化意識(shí)落后。庫(kù)房壓力可以說(shuō)是建筑安裝工程在檔案管理環(huán)節(jié)的重要問(wèn)題，一方面需要解決方案減輕庫(kù)房壓力，另一方面需要增加信息存儲(chǔ)的途徑。傳統(tǒng)上使用紙質(zhì)材料存儲(chǔ)檔案，容易出現(xiàn)破損或者是老化問(wèn)題，同時(shí)檔案保護(hù)的措施比較有限，檔案丟失問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。在此過(guò)程當(dāng)中，檔案管理工作人員的重視程度也不夠強(qiáng)。檔案管理的自動(dòng)檢索效率較低，檔案工程缺乏共享性以及系統(tǒng)性，信息化手段單一。與此同時(shí)管理人員往往各自為政，資源無(wú)法有效共享，部分原始檔案仍然停留在工作人員進(jìn)行手工檢索階段。
2建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化控制措施
第一，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。對(duì)建筑企業(yè)的檔案庫(kù)房而言，雖然都安裝密集架，不過(guò)還未能實(shí)現(xiàn)真正的自動(dòng)化控制。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)化控制系統(tǒng)，在檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中明確檔案的存放位置。借助于這一途徑，檔案管理工作人員就可以使用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)工程檔案進(jìn)行控制與操作，同時(shí)提高檔案利用的效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嘗試應(yīng)用新型管理軟件，從而及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案共享，降低資金以及人力方面的投入，從而深層次處理檔案管理過(guò)程當(dāng)中發(fā)生的問(wèn)題，集中匯編加工庫(kù)房當(dāng)中的資料。除此之外，企業(yè)還需要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的內(nèi)涵，從而實(shí)現(xiàn)不同部門之間的資源交流，為企業(yè)的各種決策提供信息服務(wù)。除了技術(shù)方面的改進(jìn)之外，建筑按照企業(yè)需要轉(zhuǎn)變意識(shí)。在嚴(yán)格把關(guān)建筑安裝工程的同時(shí)，施工單位也應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，通過(guò)集中管理以及完善檔案制度等途徑來(lái)構(gòu)建起完善系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在此過(guò)程當(dāng)中需要做好檔案材料形成以及整理的監(jiān)控工作，確保收集得到的檔案材料完整真實(shí)，從而為信息化管理提供前提條件。
第二，改進(jìn)信息化管理系統(tǒng)。建筑安裝企業(yè)應(yīng)當(dāng)升級(jí)完善已有的檔案信息化系統(tǒng)。當(dāng)前情況下，很多檔案管理軟件的應(yīng)用范圍都比較廣泛，泛著這些軟件的通用性不夠理想。一方面這些軟件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式以及存儲(chǔ)形式有著非常大的不同，另一方面在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)過(guò)程當(dāng)中應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)類型往往也各不相同。當(dāng)前建筑安裝企業(yè)應(yīng)用的軟件通常都可以完成系統(tǒng)登陸還有檔案信息的刪除、增加、修改以及查詢等功能，不過(guò)仍然未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換這一關(guān)鍵問(wèn)題。這樣一來(lái)就導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法將來(lái)源不同的信息數(shù)據(jù)以統(tǒng)一方式來(lái)儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中從而實(shí)現(xiàn)檔案的共享。這就要求建筑安裝企業(yè)在分析自身檔案管理特點(diǎn)的前提下，開(kāi)發(fā)獨(dú)立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的交流與互動(dòng)，同時(shí)在充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。
第三，提高工作人員能力。檔案管理工作的專業(yè)性、復(fù)雜性以及準(zhǔn)確性要求都比較高，因此工作人員一方面需要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，另一方面還需要熟悉相關(guān)學(xué)科知識(shí)。只有檔案管理工作人員不斷優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)以及綜合素質(zhì)，改進(jìn)算機(jī)設(shè)備的操作技能和應(yīng)用水平，才可以不斷提高檔案管理的信息化水平。這就需要建筑按照企業(yè)通過(guò)不定期或者是定期方式來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)專家講解或者是專項(xiàng)講座的方式，讓工作人員通過(guò)培訓(xùn)不斷改進(jìn)自身綜合能力。在此過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)建立配套的考核方式，同時(shí)在考核標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中對(duì)檔案收集時(shí)間、質(zhì)量以及技術(shù)等做出明確的規(guī)定，從而確保工作人員可以用優(yōu)質(zhì)合理的方式來(lái)完成檔案管理?？偠灾?，建筑安裝工程的檔案對(duì)于施工管理有重要價(jià)值，檔案管理需要綜合考慮各個(gè)方面的因素，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的系統(tǒng)化以及現(xiàn)代化水平，從而為工程管理提供可靠的依據(jù)。

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為什么要搞檔案信息化

為什么做檔案信息化

檔案信息化的目標(biāo)有局部和全局之分。局部目標(biāo)是通過(guò)規(guī)范檔案管理過(guò)程，梳理檔案管理業(yè)務(wù)，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)本單位檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新提供一流的檔案服務(wù)，通過(guò)改善服務(wù)形象，使本單位檔案工作進(jìn)入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
全局目標(biāo)是在本單位檔案信息化的基礎(chǔ)上，通過(guò)檔案工作的改革開(kāi)放和科技進(jìn)步，促進(jìn)社會(huì)的改革開(kāi)放、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、知識(shí)管理、先進(jìn)文化傳播、政府職能轉(zhuǎn)變，以及法制化和民主化進(jìn)程。例如，檔案文件向社會(huì)公開(kāi)，強(qiáng)化了政府的公民意識(shí)和公眾的民主權(quán)利；檔案網(wǎng)站上開(kāi)辟富有特色的檔案史料展覽，打造新型的檔案文化，豐富公民的文化生活。實(shí)際上，檔案信息化是為了更好地將社會(huì)的過(guò)去、現(xiàn)在、將來(lái)用高質(zhì)量的檔案信息連接起來(lái)；更好地讓信息沉淀、歷史凝固、時(shí)光延伸、瞬間永恒、記憶說(shuō)話、歲月留痕、知識(shí)傳播、文化傳承；更好地解決社會(huì)信息化中遇到的資源整合、內(nèi)容管理、安全控制等重大課題，為社會(huì)的和諧發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。因此檔案信息化與社會(huì)的科學(xué)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，追求的最高目標(biāo)和最佳境界應(yīng)當(dāng)是推進(jìn)社會(huì)的全面進(jìn)步。
全面認(rèn)識(shí)檔案信息化的目標(biāo)，有利于我們?cè)跈n案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實(shí)施中進(jìn)行正確的目標(biāo)定位，按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施的原則，處理好局部目標(biāo)和全局目標(biāo)，近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，經(jīng)濟(jì)目標(biāo)和社會(huì)目標(biāo)之間的關(guān)系，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化效益和效能的最大化。

工程管理信息化的意義是什么？

工程管理信息化的意義（1）工程管理信息資源的開(kāi)發(fā)和信息資源的充分利用，可吸取類似項(xiàng)目的正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，許多有價(jià)值的組織信息、管理信息、經(jīng)濟(jì)信息、技術(shù)信息和法規(guī)信息將有助于項(xiàng)目決策期多種可能方案的選擇，有利于項(xiàng)目實(shí)施期的項(xiàng)目目標(biāo)控制，也有利于項(xiàng)目建成后的運(yùn)行。（2）通過(guò)信息技術(shù)在工程管理中的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用能實(shí)現(xiàn)：● 信息存儲(chǔ)數(shù)字化和存儲(chǔ)相對(duì)集中；● 信息處理和變換的程序化；● 信息傳輸?shù)臄?shù)字化和電子化；● 信息獲取便捷；● 信息透明度提高；● 信息流扁平化。（3）信息技術(shù)在工程管理中的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的意義在于：●“信息存儲(chǔ)數(shù)字化和存儲(chǔ)相對(duì)集中”有利于項(xiàng)目信息的檢索和查詢，有利于數(shù)據(jù)和文件版本的統(tǒng)一，并有利于項(xiàng)目的文檔管理；●“信息處理和變換的程序化”有利于提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，并可提高數(shù)據(jù)處理的效率；●“信息傳輸?shù)臄?shù)字化和電子化”可提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)目垢蓴_能力，使數(shù)據(jù)傳輸不受距離限制并可提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｕ娑群捅Ｃ苄?；●“信息獲取便捷”，“信息透明度提高”以及“信息流扁平化”有利于項(xiàng)目參與方之間的信息交流和協(xié)同工作。（4）工程管理信息化有利于提高建設(shè)工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，以達(dá)到為項(xiàng)目建設(shè)增值的目的。

水利工程技術(shù)檔案信息化管理簡(jiǎn)述？

從水利工程管理單位檔案管理的流程來(lái)看，水利工程技術(shù)檔案一般分為收集、整理和歸檔，水利工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程對(duì)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)廣泛運(yùn)用，更多的技術(shù)文件從項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表、項(xiàng)目開(kāi)工審批、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目決算、項(xiàng)目歸檔等都直接在電腦上操作，無(wú)紙化辦公出現(xiàn)的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的水利技術(shù)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前形勢(shì)的需求，對(duì)工程技術(shù)檔案的管理提出了更高的要求。
目前，水利工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀是：
（一）技術(shù)紙質(zhì)檔案完善。從江蘇省水利工程管理單位檔案管理的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，水利工程技術(shù)紙質(zhì)檔案比較完善，這得益于工程基本建設(shè)程序的規(guī)范化程度，工程竣工驗(yàn)收必須先驗(yàn)收工程技術(shù)檔案，使得工程技術(shù)檔案的齊全、完整。
（二）信息化管理起步。現(xiàn)在江蘇省的水利工程管理單位檔案管理普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，一般是由江蘇省檔案局或是地級(jí)市檔案局開(kāi)發(fā)的兩種，其中也有技術(shù)檔案管理的相關(guān)應(yīng)用。
（三）信息化建設(shè)意識(shí)初具。由于檔案紙質(zhì)件的完善和信息化管理軟件的完善，現(xiàn)在水利工程管理單位所聘用的檔案管理人員都以高學(xué)歷、精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的年輕人為主，已經(jīng)初步具備一些檔案信息化建設(shè)的意識(shí)。
二、水利工程技術(shù)檔案信息化管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題
目前，水利工程內(nèi)部技術(shù)檔案信息化建設(shè)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案信息的存放、檢索，增加了檔案利用的查找效率和準(zhǔn)確度，但是依然出現(xiàn)了一些需要解決的問(wèn)題：
（一）水利檔案管理信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，水利工程建設(shè)、管理部門一直比較注重工程技術(shù)紙質(zhì)檔案的管理，而在新形勢(shì)下，對(duì)技術(shù)檔案信息化管理工作從未進(jìn)行過(guò)專門、系統(tǒng)研究，無(wú)論從檔案形成的流程，還是從檔案信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，都缺乏最基本信息化管理意識(shí)。
（二）水利檔案管理信息化流程不完整。當(dāng)前，水利技術(shù)檔案管理信息化管理的流程都不完善，一方面，水利技術(shù)檔案形成的環(huán)節(jié)只是部分實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是整個(gè)流程；另一方面，水利技術(shù)檔案的資料只是個(gè)別實(shí)現(xiàn)了信息化，而不是全部資料，這造成檔案信息化整個(gè)流程的不完整。
（三）檔案信息化系統(tǒng)兼容性不高。水利工程技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋了工程研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、審查、施工、竣工驗(yàn)收、備案、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及的專業(yè)、部門眾多，這造成每個(gè)專業(yè)、每個(gè)部門所采用的軟件和系統(tǒng)都不一樣，檔案信息化系統(tǒng)難以兼容這么多的軟件形成的資料，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
（四）檔案信息化管理應(yīng)用不多。雖然當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中涵蓋了部分技術(shù)檔案管理功能，但是由于技術(shù)檔案管理功能的單一和應(yīng)用不便，還僅能提供簡(jiǎn)單檢索和查找，在技術(shù)檔案的調(diào)檔和圖紙查閱中，還不能提供完整的資料信息，這也造成技術(shù)檔案應(yīng)用時(shí)往往還是查找紙質(zhì)圖紙和技術(shù)資料。
三、水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)完善的幾點(diǎn)建議
技術(shù)檔案信息化建設(shè)的主要作用在于：確定技術(shù)檔案信息化管理的規(guī)則、開(kāi)發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，注重電子文件檔案的管理，確保電子文件、電子檔案的完整、齊備、規(guī)范，有效利用區(qū)域網(wǎng)絡(luò)和全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
（一）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化要以檔案行業(yè)管理部門為主，推動(dòng)水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)化建設(shè)，在深入調(diào)研可研、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等每個(gè)部門的軟件應(yīng)用情況，從檔案管理和應(yīng)用便捷、高效的角度出發(fā)，對(duì)檔案管理軟件特別是水利工程技術(shù)檔案的形成、整理、存檔、查閱、應(yīng)用等功能進(jìn)行系統(tǒng)化整合，促進(jìn)整個(gè)流程的系統(tǒng)化。
（二）水利工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通依靠于同一的要求和準(zhǔn)則，各種數(shù)據(jù)溝通、檔案信息的利用，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都必須制定一系列完善的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)加以規(guī)定，經(jīng)過(guò)制定和構(gòu)建一套可具操作性、高效便捷的從信息收集、整理、加工、存放到檔案資源的運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，保證檔案管理信息化的順利完成。同樣，水利工程技術(shù)檔案管理也需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如，對(duì)技術(shù)檔案中文檔的存儲(chǔ)格式、圖紙的存儲(chǔ)格式、查閱的顯示格式、應(yīng)用借閱的方式等都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）一要以制度來(lái)推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)方式構(gòu)建各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可分享的數(shù)據(jù)庫(kù)；二要以制度來(lái)促進(jìn)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)建，檔案網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和管理系統(tǒng)的研發(fā)運(yùn)用，積極引入技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案信息資源共享的界面，達(dá)到檔案信息化傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化形式；三要以制度來(lái)提升管理人員的管理水平，使檔案管理人員積極引入最新的管理方式和信息化的技術(shù)設(shè)施運(yùn)用到檔案管理中，達(dá)到檔案管理信息化、多樣化，保證技術(shù)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確和全面，為技術(shù)檔案有效發(fā)揮其作用提供準(zhǔn)去的信息支撐。
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