電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.yourfinanceinfo.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案數(shù)字標準化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石,檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅持標準化原則。
我國 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標準、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享),其中第三條就是統(tǒng)一標準,由此可見標準化對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。
檔案數(shù)字化一般分兩塊,一部分是紙質(zhì)的“老檔案”,這部分檔案是過去計算機技術(shù)未大面積普及的情況下,手工書寫、紙質(zhì)化保存、庫房存儲。
采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。
一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”,這部分檔案是在當前計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。
由計算機生成、各種存儲介質(zhì)保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進行日常管理,只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。
對于“老檔案”而言,我們是通過掃描、拍照等方式,轉(zhuǎn)換成為計算機可以識別的圖片文件,再對其建立電子目錄來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化,故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進行統(tǒng)一。
而對于“新檔案”而言,由于文件的生成階段就是電子文件信息,就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統(tǒng)一。
所以說但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”,都應(yīng)該堅持標準化原則,制定相應(yīng)的標準和規(guī)范,按照統(tǒng)一的規(guī)范、標準,使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,電子文件歸檔,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。
信息化建設(shè)必須有標準化的支持,尤其要發(fā)揮標準化的導(dǎo)向作用,以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實現(xiàn)。
檔案法中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義,為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī),電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用,電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應(yīng)當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè),并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定,可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查:
(一)檔案工作責任制和管理制度落實情況;
(二)檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況;
(三)檔案工作人員管理情況;
(四)檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;
(五)檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況;
(六)對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。第三十九條 電子檔案應(yīng)當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應(yīng)當對接收的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。
檔案分類可以分成不同的類別:
一般有以下幾類:
一、文書檔案:
(1)黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等;
?。?)行政管理類:行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等
(3)經(jīng)營管理類:經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等
?。?)生產(chǎn)管理類:生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等
二、科技檔案
(1)產(chǎn)品文字材料:各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等
?。?)科研文字材料:各種合同(協(xié)議書)、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等
?。?)基建文字材料:各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概(預(yù)、決)算、檢驗分析材料、施工圖樣等
?。?)設(shè)備文字材料:各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等
三、財務(wù)檔案
會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。
四、人事檔案
職工的招聘、履歷、培訓等
五、電子檔案
計算機磁帶、磁盤和光盤等
六、聲像檔案
照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等
為了方便的查詢、統(tǒng)計、調(diào)閱檔案,一般建立檔案分類,檔案分類標準化就是把檔案按照內(nèi)容、部門等不同的標準分門別類,標準化管理,方便查閱。
檔案工作標準化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標準的總稱,它是檔案工作中有關(guān)單位和個人應(yīng)當遵守的共同準則和依據(jù)。
種類:按照標準的性質(zhì)可分為管理標準和技術(shù)標準,按照標準的實際法定效力可分為強制性標準和推薦性標準,按照標準的相關(guān)程度可分為正式標準和參照標準,按照標準的適用范圍可分為國際標準、區(qū)域性標準、國家標準、專業(yè)或行業(yè)標準、企業(yè)標準等。
屬性:工作程序有專門規(guī)定、有固定的代號、在一定條件下具有法律效力、時效性較強、內(nèi)容相對專一性、具有較強的可操作性、多數(shù)屬于推薦性標準。
作用:協(xié)調(diào)作用、簡化作用、統(tǒng)一與優(yōu)選作用。
形式:A簡化、B統(tǒng)一化(一定范圍的統(tǒng)一、一定程度的統(tǒng)一、一定級別的統(tǒng)一、一定水平的統(tǒng)一、一定時間內(nèi)的統(tǒng)一、一定合理多數(shù)的統(tǒng)一)、C系列化、D通用化、E典型化、F格式化。
檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法,實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法,自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用,將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年,并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中,比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。
檔案分類就是依據(jù)一定的標準,按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點,對檔案進行有層次的區(qū)分,并形成相應(yīng)的體系。
廣義為檔案概念分類、檔案實體分類、檔案檢索分類的總稱。這 3種分類的功能各有側(cè)重,概念分類主要為了具體認識檔案,實體分類主要為了科學管理檔案,檢索分類主要為了準確查尋檔案。狹義指全宗內(nèi)檔案分類,即檔案整理的分類,它僅是檔案實體分類中一個方面的內(nèi)容。檔案分類是多種角度、多層次的分類系統(tǒng),分類方法比較復(fù)雜,一直有多種意見,是檔案學研究的主要內(nèi)容之一。
分類原則
指檔案概念外延的劃分,即在檔案總概念下,分為許多具體檔案概念,通常亦稱檔案種類劃分。其依據(jù)和名稱有:
根據(jù)檔案形成分
①根據(jù)檔案形成者可分為國家機構(gòu)檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。每類社會組織檔案中,又分為具體社會組織檔案。每個獨立的社會組織檔案是劃分全宗的依據(jù),每類社會組織檔案是劃分全宗群的依據(jù)。