數(shù)字化檔案服務(wù)政策支撐

　　數(shù)字化檔案服務(wù)政策支撐可以包括以下方面：

　　1.法規(guī)政策：政府出臺相關(guān)法規(guī)和政策，明確數(shù)字化檔案服務(wù)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求，為數(shù)字化檔案服務(wù)提供制度保障和規(guī)范。

　　2.資金支持：政府提供資金支持，鼓勵各單位加強數(shù)字化檔案服務(wù)建設(shè)，提高數(shù)字化檔案服務(wù)水平。

　　3.技術(shù)支持：政府加強技術(shù)支持，提供數(shù)字化檔案服務(wù)的技術(shù)平臺和技術(shù)支持，保證數(shù)字化檔案服務(wù)的質(zhì)量和可靠性。

　　4.人才支持：政府加強人才培養(yǎng)和引進，為數(shù)字化檔案服務(wù)提供充足的人才保障，提高數(shù)字化檔案服務(wù)的專業(yè)水平。

　　5.推廣宣傳：政府加強數(shù)字化檔案服務(wù)的宣傳和推廣，提高數(shù)字化檔案服務(wù)的知曉率和認(rèn)可度，促進數(shù)字化檔案服務(wù)的發(fā)展和應(yīng)用。

　　檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

　　1、基本原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對象的確定原則：

　　應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。

　　3、符合國家法律法規(guī)的原則：

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　4、價值性原則：

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　5、安全保密管理原則：

　　確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

　　6、完整性原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　擴展資料：

　　檔案整理的步驟：

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

　　2、拆除裝訂：

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整：

　　破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記：

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　　6、裝訂：

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　福建省數(shù)字檔案共享管理辦法(2020修訂)

　　第一章總則第一條為了加強數(shù)字檔案的有效利用，促進數(shù)字檔案共享，提升數(shù)字檔案服務(wù)水平，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條本省行政區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案共享適用本辦法。

　　本辦法所稱數(shù)字檔案是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱檔案形成單位）收集保存的，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行傳輸和在線利用的電子檔案或者紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本等載體的檔案。

　　本辦法所稱數(shù)字檔案共享是指數(shù)字檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化并符合保密要求的基礎(chǔ)上，在不同層次、不同部門信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)間實現(xiàn)互聯(lián)互通并向社會提供服務(wù)的活動。第三條數(shù)字檔案共享應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、規(guī)范有序、便民快捷、保障安全的原則。第四條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強對本行政區(qū)域數(shù)字檔案共享工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)解決數(shù)字檔案共享工作中的重大問題，所需經(jīng)費列入同級財政預(yù)算。第五條縣級以上人民政府檔案行政管理機構(gòu)負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案共享的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、建設(shè)管理和監(jiān)督指導(dǎo)。

　　縣級以上人民政府發(fā)展和改革、工業(yè)和信息化、財政、人力資源和社會保障以及其他有關(guān)部門按照各自職責(zé)，做好數(shù)字檔案共享的相關(guān)工作。第六條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)在其職責(zé)范圍內(nèi)依法收集數(shù)字檔案，為數(shù)字檔案共享的互聯(lián)互通提供更新和維護，并按照有關(guān)規(guī)定合理使用可共享的數(shù)字檔案。

　　專業(yè)檔案館應(yīng)當(dāng)依法收集其專門領(lǐng)域的數(shù)字檔案，并向福建省數(shù)字檔案資源中心（以下簡稱資源中心）主動提供有關(guān)數(shù)字檔案。第七條檔案形成單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交電子檔案和符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。第八條鼓勵公民、法人或者其他組織參與數(shù)字檔案共享的相關(guān)工作。

　　對在數(shù)字檔案共享工作中作出突出貢獻的單位和個人，縣級以上人民政府根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以表彰和獎勵。第二章數(shù)字檔案共享體系第九條建立本省統(tǒng)一的數(shù)字檔案共享體系，省人民政府檔案行政管理機構(gòu)負責(zé)建設(shè)和管理資源中心，構(gòu)建數(shù)字檔案共享利用系統(tǒng)，為數(shù)字檔案共享提供支撐。資源中心應(yīng)當(dāng)與福建省政務(wù)數(shù)據(jù)匯聚共享平臺（以下簡稱共享平臺）和福建省電子文件交換服務(wù)平臺實現(xiàn)對接。

　　第十條縣級以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入本行政區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，確保資源中心及其應(yīng)用系統(tǒng)與共享平臺之間的實時聯(lián)通和同步更新。第十一條各檔案形成單位應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理、存儲，將各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中屬于歸檔范圍的電子文件向本單位檔案管理系統(tǒng)歸檔，并向資源中心移交。

　　博物館、紀(jì)念館、圖書館、方志館及其他有關(guān)數(shù)字檔案的收藏單位，應(yīng)當(dāng)主動向資源中心提供有關(guān)數(shù)字檔案。第十二條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)構(gòu)建數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建設(shè)、配備檔案數(shù)字化設(shè)施、設(shè)備，基于省市兩級電子政務(wù)云計算平臺，統(tǒng)籌建立數(shù)字檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)庫。第十三條數(shù)字檔案管理軟件由省人民政府檔案行政管理機構(gòu)組織開發(fā)與維護，并無償提供給檔案館、檔案形成單位使用。

　　檔案館、檔案形成單位自行組織開發(fā)或者采購的數(shù)字檔案管理軟件，或者已在使用的各類數(shù)字檔案管理軟件，符合數(shù)字檔案共享條件的，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)與資源中心相對接。第十四條資源中心應(yīng)當(dāng)具備下列基本功能：

　?。ㄒ唬┞?lián)通匯集各檔案形成單位以及檔案館、圖書館、博物館等單位的相關(guān)數(shù)字檔案；

　?。ǘ┨幚碚?、存儲交換各檔案形成單位以及檔案館、圖書館、博物館等單位提交的數(shù)字檔案；

　　（三）維護數(shù)字檔案的真實與完整，保障數(shù)字檔案傳輸過程中的安全與保密；

　?。ㄋ模┩ㄟ^綜合檔案館提供不同層次的數(shù)字檔案在線查詢與利用服務(wù)；

　?。ㄎ澹?shù)字檔案利用與共享規(guī)劃所確定的其他功能。第十五條各檔案形成單位應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字檔案共享工作機制，設(shè)置共享平臺交換接口，基于電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)本單位辦公系統(tǒng)與共享平臺之間的互聯(lián)互通。第十六條全省施行統(tǒng)一的電子文件形成、歸檔和電子檔案標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。具體標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范由省人民政府檔案行政管理機構(gòu)會同有關(guān)部門制定，并與國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相銜接。

　　國家鼓勵和支持檔案館推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是否正確

　　法律分析：國家鼓勵和支持檔案館推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是正確的。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第十三條各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

　　企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。

　　1檔案信息化管理存在的問題

　　1.1企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠

　　檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。

　　1.2落后的檔案管理模式

　　我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。

　　1.3電子檔案的安全防護不夠嚴(yán)密

　　網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。

　　2企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

　　企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。

　　2.1實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

　　檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。

　　2.2實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

　　檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

　　2.3實現(xiàn)檢索的自動化

　　傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。

　　3加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施

　　3.1建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

　　在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。

　　3.2加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理

　　電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。

　　3.3重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才

　　檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。

　　3.4檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護

　　大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進行級別確認(rèn)，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。

　　3.5信息共享

　　在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。

　　在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。

　　企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。