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智慧檔案庫房建設(shè)方案
智慧檔案庫房建設(shè)方案是指利用高科技手段對(duì)檔案庫房進(jìn)行智能化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化改造,以提高檔案管理效率和安全性。具體方案如下:
一、硬件設(shè)施建設(shè)
1.采用先進(jìn)的傳感器技術(shù)和自動(dòng)控制系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)智能化環(huán)境監(jiān)測(cè)和控制,如溫度、濕度、氣壓、照明等。
2.配備高清攝像頭和視頻監(jiān)控系統(tǒng),保障檔案庫房的安全性,防止盜竊、損毀等情況的發(fā)生。
3.引入智能化貨架系統(tǒng),通過RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子標(biāo)簽的自動(dòng)識(shí)別、跟蹤和管理,從而大大提高檔案的存儲(chǔ)效率和準(zhǔn)確性。
二、軟件系統(tǒng)建設(shè)
1.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫,將原紙檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案,實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)和查詢,提高檔案資源的共享和利用效率。
2.引入先進(jìn)的信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的分類、整理、檢索和借閱等功能,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化處理和自動(dòng)化操作。
3.通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)應(yīng)用程序,建立在線檔案服務(wù)平臺(tái),提供檔案查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù),為用戶提供更加便捷的檔案查找和利用方式。
三、安全管理建設(shè)
1.建立健全的安全管理體系,完善各項(xiàng)制度和流程,確保檔案庫房的安全運(yùn)營和管理。
2.配備專業(yè)的安保人員和消防設(shè)施,定期開展消防演練和培訓(xùn),確保檔案庫房的安全性和緊急事故應(yīng)對(duì)能力。
3.加強(qiáng)檔案庫房的網(wǎng)絡(luò)安全防范,采取有效措施預(yù)防黑客攻擊和病毒入侵,保障檔案數(shù)據(jù)庫的信息安全。
數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù),開發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督,為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫,結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息,實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理,可以進(jìn)行全文檢索,并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫,突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念,對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù),采用多樣化、組合式信息資源收集方式,實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館,通過云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù),做到實(shí)時(shí)互通,跨館出證。
采用模型控制技術(shù),實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理,有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID技術(shù),實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置,拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫區(qū)RFID標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息,將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用,通過對(duì)檔案信息資源的深入挖掘,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索,提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類,為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要,智能形成編研材料。
感知檔案,通過標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài),可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理,幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài),實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。
數(shù)字檔案室建設(shè)國家標(biāo)準(zhǔn)
(一)各級(jí)檔案主管部門要承擔(dān)主體責(zé)任,切實(shí)推動(dòng)智慧檔案館建設(shè);
?。ǘ└骷?jí)檔案館要加速只會(huì)檔案管建設(shè),推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化;
(三)要多措并舉,大力推動(dòng)中西部地區(qū)智慧檔案館建設(shè);
?。ㄋ模┨岣邫n案信息安全水平,實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的可管可控。
為積極響應(yīng)國家檔案局發(fā)布的國家智慧檔案館一級(jí)標(biāo)準(zhǔn),助力各企事業(yè)檔案部門全面建設(shè)智慧檔案館,從智慧檔案館的建設(shè)實(shí)際出發(fā),通過“智能密集架”、“環(huán)境控制系統(tǒng)”、“安防系統(tǒng)”、“RFID系統(tǒng)”、“數(shù)字化處理系統(tǒng)”、“檔案管理平臺(tái)”六大建設(shè),為客戶提供更全面、更智能、更科學(xué)的智慧檔案館建設(shè)解決方案,促進(jìn)檔案資源的安全保管和高效利用。
檔案室選擇要求
檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。
?。ㄒ唬┢椒孔鳈n案室的,位置應(yīng)在辦公室附近,要高于周圍地勢(shì)。
?。ǘ欠孔鳈n案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。
三、檔案室用房一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。
四、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的,樓板承重必須達(dá)到檔案庫樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2;采用密集架式,不應(yīng)小于12KN/m2。
五、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥(架)。
檔案庫房在布置櫥俱時(shí),應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測(cè)設(shè)備的空間。
主通道凈寬不小于1m。
兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。
裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。
六、檔案室的防護(hù)設(shè)施
檔案室應(yīng)具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。
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檔案室嚴(yán)禁煙火,嚴(yán)禁使用明火照明,要在明顯處標(biāo)識(shí)“嚴(yán)禁煙火”警示牌。
1、檔案室用電動(dòng)力負(fù)荷采用380V三相供電,照明負(fù)荷采用220V單相供電。
2、線路鋪設(shè)必須為暗線,且根據(jù)要求選用線材;開關(guān)、插座必須符合安全要求。
3、獨(dú)立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。
4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈,并加裝防爆罩。
5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑,滅火器材存放位置要方便取放,不應(yīng)放在檔案庫房內(nèi),已到保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)更換。
6、檔案室要配備手電筒,以備停電時(shí)使用,嚴(yán)禁明火照明。
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檔案室溫度一般控制在14--24℃,相對(duì)濕度為50—65%。
1、檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。
2、檔案庫房在平房或一樓的,應(yīng)配備除濕機(jī)。
3、檔案庫房不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過檔案庫房。
4、有條件的檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)。
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檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門,安全保管鑰匙。建議安裝防盜報(bào)警裝置。
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1、檔案庫房要及時(shí)投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。
2、檔案室禁止存放食物,要安置一定數(shù)量的防鼠盒,及時(shí)投放滅鼠藥物。
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檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū),周圍有空氣污染的,檔案庫房門窗要進(jìn)行密封處理。
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1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。
2、檔案庫房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽光直射檔案。
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檔案庫房要使用白熾燈,禁止使用日光燈。
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對(duì)錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁柜,要定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。
七、檔案閱覽室要標(biāo)識(shí)檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度。
八、使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位,計(jì)算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。
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