企業(yè)文書檔案歸檔整理規(guī)范化運(yùn)行，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是科技與社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)方向和原動(dòng)力，信息化程度已成為衡量一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化水平和綜合實(shí)力的綜合指標(biāo)。同樣，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案信息化程度也是衡量一個(gè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)。

　　因此，要提升企業(yè)文書檔案歸檔整理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是其必然的選擇。從另一方面來說，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為總目標(biāo)之一。

　　企業(yè)文書檔案歸檔整理信息化建設(shè)必須與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步;企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

　　國(guó)家檔案局在2001年發(fā)布《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，結(jié)合這個(gè)規(guī)定，在選擇檔案信息化系統(tǒng)，一定要考證軟件公司的資質(zhì)、資金、技術(shù)力量、培訓(xùn)等方面的重要因素。因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)非常專業(yè)性的管理工作。檔案系統(tǒng)沒有經(jīng)過多年的累積很難得到認(rèn)可。有實(shí)力的檔案軟件公司也得到國(guó)家檔案局的認(rèn)可。

　　檔案形式從紙質(zhì)檔案向電子文檔轉(zhuǎn)型

　　電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件。

　　文件系統(tǒng)的電子文件應(yīng)該確保文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性，系統(tǒng)應(yīng)該具備可靠性、完整性、全面性、系統(tǒng)性。

　　電子文件分為邏輯歸檔、物理歸檔兩種形式:

　　邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)写鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦理完畢的一份文件向檔案整理庫(kù)發(fā)送的過程，也叫移交過程。

　　物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)和保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　電子檔案存檔的載體、份數(shù):

　　推薦采用(優(yōu)先順序)載體:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤，不允許使用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

　　必須是耐久性的載體，一式3套，一套封存，一套查閱，一套異地保存。

　　電子化管理只是過程中的管理，電子文件一定與紙質(zhì)文件雙套制管理。有電子版文件必須有紙制文件。在這里重申一下，絕對(duì)的無紙時(shí)代并不存在，所有的紙質(zhì)文件必須為原件?，F(xiàn)在實(shí)行的電算化會(huì)計(jì)檔案也是雙軌制。

　　檔案的部門整理

　　企業(yè)檔案工作規(guī)范中，明確企業(yè)檔案管理體制:要有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);要有負(fù)責(zé)檔案工作的部門;要有做好檔案工作的人員;檔案管理形成網(wǎng)絡(luò);明確歸檔的形式。還要明確企業(yè)檔案部門、企業(yè)部門工作管理職責(zé)。強(qiáng)調(diào)部門歸檔。

　　國(guó)家檔案局就檔案整理工作，推薦以“部門整理”為首選，理由是:形成文件材料的部門更了解文件內(nèi)容和工作流程，更能準(zhǔn)確的判斷檔案的價(jià)值，隨時(shí)掌握文件材料的形成過程。

　　企業(yè)各部門是企業(yè)文件材料的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件材料歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。

　　企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和負(fù)責(zé);企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);專兼職檔案人員(文書)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　文件管理職責(zé)應(yīng)由企業(yè)內(nèi)所有員工分擔(dān)，推行企業(yè)各部門參與歸檔工作，首先是要建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度;其次是應(yīng)明確參與文件形成于管理各類員工的權(quán)利和責(zé)任;第三是加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實(shí)體安全與信息安全。