企業(yè)職工檔案數(shù)字化

　　企業(yè)職工檔案數(shù)字化是指將企業(yè)職工的員工檔案以數(shù)字化的方式進行管理和存儲。數(shù)字化的檔案可以通過電腦、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術手段進行訪問和查詢，大大提高了檔案的管理效率和安全性。

　　數(shù)字化的檔案包括員工個人資料、工作經(jīng)歷、培訓記錄、考核評價、獎懲記錄等信息。數(shù)字化后的檔案可以更加精確地記錄員工的工作歷程和成長軌跡，有利于企業(yè)對員工的綜合評價和管理。

　　數(shù)字化檔案還可以通過系統(tǒng)化和智能化的方式進行分析和管理，幫助企業(yè)更好地了解員工的能力和潛力，制定更科學、更有效的人才發(fā)展計劃和管理策略。

　　數(shù)字化檔案的管理需要注意保護職工隱私，遵守相關法律法規(guī)，確保檔案信息的安全性和保密性。

　　檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)

　　一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

　　檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　二、加快系統(tǒng)工程建設

　　檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。

　　三、構建信息技術支撐系統(tǒng)

　　1.系統(tǒng)要具備平滑升級能力

　　信息技術支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。

　　2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性

　　信息技術支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。

　　四、提升檔案管理人員的綜合素質

　　檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。

　　此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　五、加大設備引進與更新投入

　　設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。

　　除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

　　檔案數(shù)字化管理有什么好處？

　　傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關部門中應用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應用計算機技術與網(wǎng)絡技術，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。

　　1.提升企業(yè)的經(jīng)濟效益

　　隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。

　　2.提升了檔案利用效率

　　傳統(tǒng)紙質檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應用計算機技術，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　3.提升檔案管理工作效率

　　數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術與網(wǎng)絡技術為核心的數(shù)字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

　　如何才能實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化？

　　從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應包括以下環(huán)節(jié)。

　　一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標

　　檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經(jīng)濟發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來；而計算機及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門通過網(wǎng)絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標。

　　二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的前提

　　為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產、研發(fā)和市場等領域的信息應用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應能夠實現(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應根據(jù)完整性、準確性、適應性等標準及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選，將其中應作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項，標引出分類號和主題詞，并將文件保存在相應的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，至此一份電子檔案正式形成。

　　三、準確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的基礎未經(jīng)加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知，在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對一定題目，對分散無序的信息進行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標。

　　這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時，已依據(jù)信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選；但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務活動而言的；而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內容考察，就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內容或結構上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經(jīng)濟技術決策提供可靠的依據(jù)。

　　四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的關鍵

　　在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對其進行必要加工，主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯；換而言之，是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標做好準備工作。至于系統(tǒng)目標的實現(xiàn)關鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。

　　1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務

　　現(xiàn)代信息技術的應用，可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網(wǎng)上設立檔案信息網(wǎng)站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對于外部用戶，可引導其瀏覽本站點信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術保證，以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內部用戶，根據(jù)用戶權限，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎條件，充分實現(xiàn)檔案信息共享，并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。

　　經(jīng)過系統(tǒng)內部對信息的準確加工和處理，檔案部門根據(jù)借閱者權限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務，應是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱，一是活躍了整個檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟建設中的作用，促進了企業(yè)生產經(jīng)營活動、科學研究活動、基本建設活動的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領導和廣大職工的檔案意識會不斷增強，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

　　檔案數(shù)字化加工人員是干嘛的

　　檔案數(shù)字化加工人員主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術來管理各類檔案，流程：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化加工業(yè)務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、人事檔案數(shù)字化加工流程及標準規(guī)范化探索。