鄭州檔案數(shù)字化掃描加工

　　鄭州檔案數(shù)字化掃描加工是一個專門從事檔案數(shù)字化處理的機(jī)構(gòu)，致力于將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便更加方便地管理和利用。其主要業(yè)務(wù)包括：掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)錄入、建立數(shù)據(jù)庫、信息檢索等服務(wù)。鄭州檔案數(shù)字化掃描加工擁有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，能夠高效、精準(zhǔn)地完成數(shù)字化處理工作，為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校等提供全方位的檔案數(shù)字化解決方案。

　　檔案室掃描文件的工作是什么？

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　鄭州檔案數(shù)字化掃描加工是指將紙質(zhì)檔案資料通過專業(yè)的掃描儀進(jìn)行數(shù)字化處理，然后再經(jīng)過加工處理，進(jìn)行分類、整理、索引等工作，最終形成電子檔案，并提供相關(guān)的數(shù)據(jù)庫查詢和管理服務(wù)。這種數(shù)字化掃描加工技術(shù)可以大大提高檔案資料的利用價值，節(jié)約存儲空間和管理成本，也方便了人們對歷史文化遺產(chǎn)的保護(hù)和傳承。在現(xiàn)代社會中，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為各類機(jī)構(gòu)和企業(yè)不可或缺的重要資源，如圖書館、博物館、企業(yè)檔案室等都需要進(jìn)行數(shù)字化處理。

　　隨著信息時代的到來，檔案工作也不得不匯入信息化的潮流中。檔案信息化建設(shè)的重中之重是檔案信息資源建設(shè)，而檔案數(shù)字化加工則是檔案信息資源建設(shè)的重頭戲。面對數(shù)量龐大的檔案目錄輸入和檔案原文掃描的檔案數(shù)字化工作，許多人認(rèn)為：“在當(dāng)前社會分工日益細(xì)化、專業(yè)化程度日益增強(qiáng)、數(shù)字化技術(shù)更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作已愈發(fā)顯得效率低下，且力不從心?！薄皩?shí)行檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包”，“這樣，既可以省時省力，又可以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量與成效?！薄艾F(xiàn)在，檔案業(yè)務(wù)外包已成為一種趨勢，據(jù)我所知，僅在北京就有20多家這樣的做此項(xiàng)目?！?/p>

　　我省也有許多家這樣的外包，我省已有不少檔案館選擇了檔案數(shù)字化加工外包。外包真的就能省時省力，保證質(zhì)量與成效嗎？“內(nèi)包”，就是靠檔案館自身的力量來對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，就沒有優(yōu)勢可言嗎？這個問題，值得我們分析研究思考。

　　1河南省檔案數(shù)字化外包情況

　　據(jù)筆者參加的國家檔案局2010年科研項(xiàng)目《河南省三級綜合檔案館檔案安全保障體系現(xiàn)狀調(diào)查》，在2010年，對我省的24個檔案館的檔案數(shù)字化加工形式調(diào)查，其中，5個外包，16個不是，3個不知道。

　　又據(jù)我省檔案局2011年調(diào)研統(tǒng)計(jì)，“在檔案數(shù)字化加工形式方面，全省18個省轄市和158個縣區(qū)檔案館中，共有7個地市級檔案館和60個縣區(qū)級檔案館選擇了自行加工，分別占開展全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)總數(shù)的38.9%和63%；共12個地市級檔案館和17個縣區(qū)級檔案館選擇外包形式，分別占66.7%和18%”。

　　也就是：“在加工形式上，三分之二檔案館選擇了外包形式的加工，三分之一的檔案館選擇了自行加工?！睆倪@兩組調(diào)查數(shù)據(jù)看，我省的檔案數(shù)字化加工的趨勢是越來越多的檔案館選擇了外包。且外包的規(guī)模也越來越大，我省最大數(shù)額的一次外包是鄭州市檔案館2011年7月鄭州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的中標(biāo)，其中，第二標(biāo)段鄭州市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目軟件采購（軟件和數(shù)字化加工部分），中標(biāo)金額為538萬元。

　　2檔案數(shù)字化加工“外包”與“內(nèi)包”利弊分析

　　“業(yè)務(wù)外包，又稱為‘業(yè)務(wù)委外’，是一種創(chuàng)新的企業(yè)經(jīng)營管理方法。20世紀(jì)80年代源于工業(yè)企業(yè)，主要是通過委托外部企業(yè)或團(tuán)體提供本來應(yīng)該由組織內(nèi)部操作完成的各種業(yè)務(wù)活動和服務(wù)，以達(dá)到降低成本、節(jié)省時間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量的效果。通過業(yè)務(wù)外包，可以集中精力更有效地完成組織的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。”

　　“外包”就是將檔案數(shù)字化加工外包給專業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。

　　“內(nèi)包”就是靠檔案館自身的力量來對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工有其特殊性，檔案館工作也有其特殊性，外包能不能達(dá)到降低成本、節(jié)省時間、提高效率和改進(jìn)質(zhì)量的效果，還應(yīng)進(jìn)行具體的分析。

　　2.1資金方面。檔案部門是比較“窮”的部門，就是經(jīng)濟(jì)條件好的地區(qū)，大部分檔案部門仍是相對比較“窮”的部門，經(jīng)費(fèi)仍然是有限的。但是，外包是靠資金做支撐后盾的，沒有資金外包就難以為繼。

　　而且，一旦外包，尤其是大規(guī)模外包后，就會患上外包“依賴癥”，使你不得不繼續(xù)外包。這是因?yàn)?，外包不會給檔案館的工作人員帶來任何信息化素養(yǎng)的提高，對計(jì)算機(jī)、掃描儀的熟悉和操作水平?jīng)]有得到任何鍛煉，對軟硬件的熟悉和應(yīng)用也沒有任何進(jìn)步，還是無法自己加工，依然會依仗外包。檔案數(shù)字化加工不是一天兩天、一年兩年的事，也不是外包一次兩次就解決的問題，檔案數(shù)字化加工是一個長期的問題。外包還會使檔案館深陷缺乏資金的“泥潭”。

　　就以一個市級檔案館為例，一般館藏檔案在15萬卷至20萬卷之間。最少需要數(shù)字化檔案15萬卷，按每卷平均15份文件計(jì)算，需要輸入目錄225萬條，以每條0.15元計(jì)算，需資金33.75萬元。

　　按每卷平均100頁計(jì)算，需要掃描1500萬頁，以每頁0.3元計(jì)算，需資金450萬元，兩項(xiàng)合計(jì)483.75萬元。這只是輸入目錄和掃描的加工費(fèi)用，如果要做全文檢索加工，費(fèi)用最少是這一費(fèi)用的兩倍。這只是按照文書檔案來計(jì)算的，如果是像公證、婚姻、退伍軍人等民生檔案，目錄的條目會更多，而這也只是現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化加工的費(fèi)用。在各單位保存的20年的需進(jìn)館檔案也同樣有一個數(shù)字化加工的問題，同樣，也需要費(fèi)用，這筆費(fèi)用也不是小數(shù)。

　　還有今后10年產(chǎn)生的檔案，也有一個數(shù)字化的問題，因?yàn)椋F(xiàn)在各單位產(chǎn)生的所謂電子文件，實(shí)際上，并非真正意義上的電子文件，真正意義上的電子文件應(yīng)該是電子公文，它是一種格式電子文件，這樣的電子公文不用再掃描再全文數(shù)字化處理，普及到地市一級所有的進(jìn)館單位，應(yīng)該是10年以后的事。即便是普及格式電子公文了，還有大量的非電子公文文件，如會議記錄等也還需要數(shù)字化加工。

　　即便是一些單位會進(jìn)行數(shù)字化加工，但仍然會有許多單位的檔案需要檔案館加工。所以，對檔案館來說，檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)長期的任務(wù)，如果是外包，資金投入是驚人的。如果是內(nèi)包，很顯然，節(jié)約的資金也是驚人的。僅用外包所需資金的零頭購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化硬件設(shè)備，就能使檔案館的硬件設(shè)備上一個很高的檔次。

　　外包顯然大大地增加了檔案館的運(yùn)行成本和數(shù)字檔案館建設(shè)成本，把有限的資金大部分投入到檔案數(shù)字化外包上，尤其是經(jīng)濟(jì)條件不太好的地區(qū)的一些檔案館，可以說，是“勒緊褲帶”傾囊而出，很明顯是得不償失。還有的檔案館連購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化硬件設(shè)備都不舍得，卻把有限的資金都投入到外包上，更是偏離了檔案信息化的方向，而且，是不可持續(xù)發(fā)展的。

　　2.2質(zhì)量方面。不能說外包不能保證加工質(zhì)量，但是，要保證加工質(zhì)量，措施就是加大對外包監(jiān)管力度。而問題的關(guān)鍵在于，外包不管是大還是小作坊都是商業(yè)行為，他們追求的是速度和數(shù)量，而不是質(zhì)量。外包“并不是像很多人看到的那樣：檔案業(yè)務(wù)外包的實(shí)力很強(qiáng)、人員素質(zhì)也非常高。我所在在我沒去之時，僅有幾個人是檔案專業(yè)的學(xué)生，其余的都是?？茖W(xué)生，而且，還不是檔案專業(yè)的”。

　　即便是有檔案專業(yè)背景的，也大都是新畢業(yè)的學(xué)生，他們對檔案的熟悉仍需要一個相當(dāng)長的時間。為了降低成本，有的招的加工人員甚至不是大學(xué)生，這就不易保證加工質(zhì)量。要保證檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，唯一的選擇就是檔案館加大檢查的力度，最好是做到百分之百檢查。

　　然而，檔案的數(shù)字化加工，不論是檔案目錄輸入還是掃描，都有其特殊性，它們的質(zhì)量依賴于原檔案整理的質(zhì)量，并不是照原檔案目錄一字不差地錄入就可以保證質(zhì)量，如果原來的目錄就有差錯，則必須查看檔案原件才能校對糾正。而且，由于歷史的原因，手工目錄中掉字、錯字、省略的現(xiàn)象特別多。掃描檔案也同樣有問題，檔案中也存在不少有目錄沒有檔案文件的、有檔案文件沒有目錄的、少頁的、錯裝的等現(xiàn)象。

　　對于這些問題，必須有一定檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人才能看出來，對于外包的加工人員來說，他們基本上看不出來。這樣，要保證質(zhì)量就必須百分之百檢查，而百分之百檢查，則需要檔案館投入相當(dāng)大的人力才能做到，基本上，跟自己做一遍差不多。如果是做全文數(shù)據(jù)庫，那么，檢查的工作量同樣基本上跟自己做一遍差不多。建立全文數(shù)據(jù)庫的方式就兩種，一種是手工錄入，一種是掃描后通過OCR進(jìn)行文字轉(zhuǎn)換識別，但是，OCR的識別率一般在95%，這也只是針對清晰的文字規(guī)范的掃描件來說的。

　　不論是哪種方式都有差錯，因此，檢查校對必須是百分之百，而且，改好后，仍然需要再校對，如果不能達(dá)到100%的正確，就會影響查全率和查準(zhǔn)率，如果這兩條達(dá)不到，檔案信息化的優(yōu)勢就體現(xiàn)不出來。還有，像民國檔案、革命歷史檔案以及“建國”初期的檔案的數(shù)字化加工，這些檔案大都是繁體字，外包雇的人員多是年輕人，對繁體字都不認(rèn)識，對檔案文件的行文方式、文種等更是摸不著頭腦。

　　對這些檔案數(shù)字化加工情況，不論是檔案目錄加工、掃描加工還是全文數(shù)字化加工，其檢查沒有三遍五遍是很難達(dá)到質(zhì)量要求的，檔案館人員檢查的工作量可能會比自己做一遍更費(fèi)工夫。如果檔案館一定要認(rèn)真地嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，那一般的外包結(jié)局，不是“雙贏”而是“雙輸”。

　　外包由于頻繁返工，增加了成本，基本不賺錢甚至賠錢。對于檔案館來說，投入了大量的人力檢查，比自己做還費(fèi)工費(fèi)時，還得搭上外包加工費(fèi)。很顯然，外包既沒有降低成本，也沒有節(jié)省時間，更沒有提高效率和改進(jìn)質(zhì)量。也就不可能集中精力更有效地完成組織的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。