檔案掃描著錄：是一個(gè)將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化成電子化樣式的過(guò)程。主要是利用一些機(jī)器設(shè)備加上人工對(duì)檔案進(jìn)行整理加工，方便后期通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化利用。

　　檔案掃描著錄就是將檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，那么檔案掃描著錄的過(guò)程是怎樣的呢？

　　1、將檔案進(jìn)行收集整理。檔案的數(shù)量在比較龐大復(fù)雜時(shí)需要將檔案收集到一處，然后進(jìn)行篩選、整理。挑出檔案中有保存價(jià)值的，在經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查程序之后，可以將無(wú)用失效的檔案清理出去。

　　2、給檔案分類。將檔案按照性質(zhì)、特點(diǎn)、時(shí)間、地點(diǎn)、敏感性等進(jìn)行分類。分類整理是一個(gè)將檔案內(nèi)部聯(lián)系梳理的過(guò)程，他既可以給檔案建立一個(gè)有效的邏輯，還能方便后期檔案的查詢。

　　3、檔案編碼著錄。將檔案內(nèi)部按照內(nèi)在邏輯進(jìn)行排序，排好每頁(yè)檔案之間的頁(yè)碼之后，給檔案整體編寫(xiě)一個(gè)目錄。目錄是快速查詢到檔案信息的一個(gè)有效的檢索方式。這就要求著錄時(shí)應(yīng)該盡量依據(jù)檔案內(nèi)部的邏輯編寫(xiě)大的框架，以便后期的檢索和查詢。

　　4、掃描檔案。采用更加先進(jìn)的設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描處理。掃描時(shí)既要注重掃描的質(zhì)量，也要注重掃描的效率。檔案掃描加工人員必須要遵守檔案掃描的規(guī)范，保證檔案掃描過(guò)程中檔案數(shù)據(jù)的安全，防止檔案數(shù)據(jù)泄露。

　　5、檔案數(shù)據(jù)核對(duì)。將掃描完后的東檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)其中有缺掃、漏掃的現(xiàn)象，及時(shí)的進(jìn)行處理。圖表有模糊、扭曲的，需要利用一定的技術(shù)記性加工處理。要保證檔案掃描的質(zhì)量，確保檔案掃描的完整性和有效性。

　　6、數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)。掃描處理后的數(shù)據(jù)按照要求進(jìn)行備份，保護(hù)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)的丟失。將檔案儲(chǔ)存在合適的設(shè)備里，設(shè)置好安全保護(hù)程序，防止數(shù)據(jù)的泄露。

　　7、對(duì)接檔案管理系統(tǒng)。將掃描的檔案數(shù)據(jù)對(duì)接到檔案管理系統(tǒng)之上，在對(duì)接系統(tǒng)時(shí)，可以將檔案管理系統(tǒng)的功能對(duì)客戶進(jìn)行演示，以便后其他們可以高效的使用。

　　8、檔案整理、裝訂。對(duì)檔案原件進(jìn)行整理、裝訂，在核查檔案數(shù)量無(wú)誤之后，可以移交給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

　　總之，以上就是檔案數(shù)字化加工的全過(guò)程，不同的檔案整理數(shù)字化公司可能會(huì)有所不同，但是整體的檔案數(shù)字化流程是差不多的。檔案掃描著錄就是檔案數(shù)字化的幾個(gè)過(guò)程。

　　檔案掃描著錄的意義有什么？

　　檔案掃描著錄是一個(gè)比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程。是詳細(xì)的將檔案進(jìn)行記錄轉(zhuǎn)化的過(guò)程。它的意義是比較廣泛的。

　　1、它可以更好的保護(hù)檔案，傳統(tǒng)載體的檔案資料容易在保存的過(guò)程中受到自然環(huán)境和人為環(huán)境的影響。還有可能在人為頻繁查閱的過(guò)程中受到不可避免的損壞，但是將檔案資料掃描成電子化的樣式之后，可以很好的避免這類事情的發(fā)生，對(duì)檔案起到很好的保護(hù)作用。

　　2、提升檔案的利用率。面對(duì)傳統(tǒng)的檔案資料，查找和翻看都需要浪費(fèi)很大的時(shí)間和精力，在一定程度上，會(huì)限制人員對(duì)檔案的查看次數(shù)。將其進(jìn)行電子化數(shù)字化加工之后，可以精準(zhǔn)高效的查詢到檔案內(nèi)容，可以提升檔案的利用率。

　　3、有助于提升檔案管理的綜合服務(wù)水平。對(duì)于檔案資料的管理目前已經(jīng)逐步的進(jìn)行數(shù)字化、智能化，人們利用這些電子化的數(shù)據(jù)和更加智能的設(shè)備可以很好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。提升檔案管理的綜合服務(wù)水平。

　　4、打破時(shí)間和空間的限制。將檔案進(jìn)行數(shù)字化加工可以實(shí)現(xiàn)異地異時(shí)的管理和利用。人們通過(guò)一定的設(shè)備便可以遠(yuǎn)程的使用檔案信息。這邊打破了時(shí)間和空間的限制。

　　5、節(jié)省人力、物力。將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子版本可以將數(shù)據(jù)保存在一定的設(shè)備里，可以節(jié)省很大的空間，這為后期對(duì)檔案的管理節(jié)省了很多的人力成本和物力成本。

　　6、提升檔案的共享率。不再依賴于實(shí)物檔案的傳遞和復(fù)印，掃描著錄的檔案可以快速地在多個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行訪問(wèn)和使用。這對(duì)于跨地區(qū)或跨機(jī)構(gòu)的合作與協(xié)作非常重要，在提高信息交流效率和加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作方面具有巨大的意義。

　　總之，檔案掃描著錄的意義是很廣泛的，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)，掃描著錄是比較重要的兩個(gè)過(guò)程，在這兩個(gè)階段對(duì)員工的要求也是比較嚴(yán)格。