檔案信息化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案，并利用信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行管理、存儲(chǔ)、檢索和利用的過程。檔案信息化的具體實(shí)施過程一般包括以下幾個(gè)步驟：

　　1.檔案數(shù)字化：將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案，包括圖像、音頻、視頻等多種形式。

　　2.數(shù)據(jù)整理：對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行整理、分類、著錄、標(biāo)引等工作，以便于后續(xù)的管理和利用。

　　3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將整理后的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可以采用本地存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)等方式。

　　4.數(shù)據(jù)檢索：利用信息技術(shù)手段對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢索，包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、分類檢索等多種方式，以便于用戶快速找到所需的檔案。

　　5.數(shù)據(jù)利用：通過網(wǎng)絡(luò)等方式將數(shù)字化檔案提供給用戶進(jìn)行利用，包括在線查閱、下載、打印等多種方式。

　　6.數(shù)據(jù)安全：采取相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、損壞等問題。

　　7.系統(tǒng)維護(hù)：對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，提高系統(tǒng)的性能和效率。

　　檔案信息化的實(shí)施需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也需要檔案管理部門和信息技術(shù)部門的密切合作。在實(shí)施過程中，需要注意保護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。同時(shí)，也需要注意信息安全和隱私保護(hù)，確保數(shù)字化檔案的安全性和保密性。

　　檔案信息化對(duì)檔案管理人員有哪些要求？

　　檔案信息化對(duì)檔案管理人員提出了以下要求：

　　1.信息素養(yǎng)：檔案管理人員需要具備良好的信息素養(yǎng)，包括信息意識(shí)、信息知識(shí)、信息技能和信息道德等方面的素養(yǎng)，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用各種檔案管理軟件和工具。

　　2.專業(yè)知識(shí)：檔案管理人員需要具備豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，包括檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等方面的知識(shí)，能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、保管和利用。

　　3.數(shù)據(jù)處理能力：檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，能夠?qū)?shù)字化檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、著錄、標(biāo)引等工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。

　　4.信息安全意識(shí)：檔案管理人員需要具備較高的信息安全意識(shí)，能夠采取相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，確保數(shù)字化檔案的安全性和保密性。

　　5.溝通協(xié)調(diào)能力：檔案管理人員需要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與信息技術(shù)部門、用戶等進(jìn)行有效的溝通和協(xié)調(diào)，確保檔案信息化工作的順利進(jìn)行。

　　6.學(xué)習(xí)能力：檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能夠不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和檔案管理知識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　總之，檔案信息化對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員需要不斷提高自身的素質(zhì)和能力，以適應(yīng)檔案信息化工作的需要。

　　石家莊檔案信息化外包問題

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目績(jī)效的衡量存在結(jié)項(xiàng)延時(shí)及超預(yù)算、組長(zhǎng)開展模式有損項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目人員溝通不佳導(dǎo)致返工率高等問題。

　　一、結(jié)項(xiàng)延時(shí)及超預(yù)算問題

　　實(shí)踐中衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績(jī)效主要通過過程績(jī)效和業(yè)務(wù)成果兩個(gè)維度。其中過程績(jī)效評(píng)價(jià)主要依據(jù)項(xiàng)目能否基于項(xiàng)目預(yù)算及項(xiàng)目工期按時(shí)完成。

　　經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目保質(zhì)按時(shí)結(jié)項(xiàng)的難點(diǎn)在于項(xiàng)目開展較難兼顧項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度與預(yù)算，重視成果質(zhì)量的項(xiàng)目常存在超時(shí)、超預(yù)算等問題。

　　二、組長(zhǎng)開展模式有損項(xiàng)目質(zhì)量

　　檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)多業(yè)務(wù)、多學(xué)科知識(shí)的系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。參照調(diào)研訪談結(jié)果可知，由于委托加工檔案類型多樣、需求復(fù)雜、項(xiàng)目組員業(yè)務(wù)能力有限，業(yè)務(wù)組員遇到問題常采取咨詢或請(qǐng)組長(zhǎng)協(xié)調(diào)的工作模式，逐漸形成了以項(xiàng)目組長(zhǎng)為項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目開展模式。

　　該模式下，項(xiàng)目組長(zhǎng)承擔(dān)了項(xiàng)目組內(nèi)、組間及組外的業(yè)務(wù)推進(jìn)及協(xié)調(diào)角色。弊端在于以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)決定項(xiàng)目質(zhì)量，不是長(zhǎng)久科學(xué)的辦法。

　　三、項(xiàng)目人員溝通不佳，返工率高

　　數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績(jī)效的重要指標(biāo)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目返工率與技能、組織、流程等因素有關(guān)。

　　其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項(xiàng)目組、委托方和監(jiān)理方（下稱三方）溝通尤為關(guān)鍵，三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

　　石家莊檔案信息化驗(yàn)收

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

　　一、合同履約情況

　　是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項(xiàng)目的工作任務(wù)，完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

　　二、檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進(jìn)行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔號(hào)章、背脊填寫規(guī)范等。

　　三、檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

　　四、數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　五、元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　六、數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　七、工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1.檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2.各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報(bào)告、保密承諾書、檔案交接單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　八、存儲(chǔ)載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)，移交的成果存儲(chǔ)介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)等。

　　總之，檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，需要對(duì)合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、工作文件、存儲(chǔ)載體等多個(gè)方面進(jìn)行全面檢查。只有在各個(gè)方面都符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的情況下，才能認(rèn)為該項(xiàng)目達(dá)到了驗(yàn)收要求，確保數(shù)字化成果的可用性、可靠性和安全性。