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檔案整理檔案掃描公司

時(shí)間:2023-12-02 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案整理檔案掃描公司:隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國(guó)家的重要信息資源,建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工,要求一頁一頁、一件一件、一個(gè)年度一個(gè)年度進(jìn)行有序化加工。這里把紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個(gè)階段,分階段進(jìn)行介紹,并提出了一些具體工作中的建議。

檔案整理檔案掃描公司

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  這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

  1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這樣的思想是好的,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

  檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

  2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所,數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  3.人員的準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求,做好工作計(jì)劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實(shí)施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  4.管理制度的完善。科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等,要做好這項(xiàng)工作,應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

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  這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段,是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

  1.掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識(shí),每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

  2.掌握操作方法。在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項(xiàng)工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

  掃描操作:檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接,安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。

  但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

  目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG,若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。

  掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

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  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作,每項(xiàng)工作依次銜接完成。

  1.圖像檢查。數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會(huì)得到檢驗(yàn),但是作為加工工作來說,不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進(jìn)行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃,并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍,再檢查完善。

  2.數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。

  3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ),目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì),存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

  4.數(shù)據(jù)移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù),此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收,驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗(yàn)收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

  檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

  目前所說的檔案數(shù)字化主要指的是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,也就是通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字圖像,供檔案調(diào)閱利用的過程。

  數(shù)字化掃描工作開展的前提是將檔案按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理規(guī)范,然后建立目錄數(shù)據(jù)庫,按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)著錄目錄數(shù)據(jù),之后才能考慮如何進(jìn)行掃描,如何進(jìn)行管理和利用數(shù)字資源。

  本文談?wù)勑率謾n案員開展數(shù)字化掃描工作所要經(jīng)歷的步驟。

  為什么要開展檔案數(shù)字化掃描?

  1.更便捷的管理和利用

  傳統(tǒng)的檔案管理手段是通過檔案目錄檢索到檔案信息,通過庫房調(diào)卷進(jìn)行管理和利用檔案。如果有數(shù)字化的電子目錄,檢索則較為容易,如果只有手工登記的紙質(zhì)目錄,檢索的難度則成倍增加,甚至無法檢索。

  檢索到需要的檔案信息,通過檔號(hào)進(jìn)行庫房調(diào)卷,可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理和利用,但是效率較為低下。進(jìn)行數(shù)字化掃描后,進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接,實(shí)現(xiàn)數(shù)字原文和檔案目錄的一一對(duì)應(yīng),將極大的提高檔案的利用效率,減少工作人員的勞動(dòng)負(fù)擔(dān)。

  2.保護(hù)紙質(zhì)檔案實(shí)體原件

  減少紙質(zhì)實(shí)體原件的利用,可以最大限度的保護(hù)紙質(zhì)實(shí)體原件,避免不必要的磨損、老化,也避免原件可能出現(xiàn)的丟失、丟頁等情況發(fā)生。

  開展檔案數(shù)字化工作的依據(jù)

  1.中華人民共和國(guó)檔案法(中華人民共和國(guó)主席令第47號(hào))規(guī)定,各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的,應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。

  2.第13號(hào)國(guó)家檔案局令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定,機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè),統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

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  開展數(shù)字化掃描的步驟

  制定工作方案,配備設(shè)施設(shè)備

  檔案數(shù)字化

 ?、俟ぷ鞣桨笐?yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

 ?、诮徫还芾?、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的數(shù)字化工作制度。

 ?、叟鋫鋵S眉庸?chǎng)地,檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域分區(qū)布置;配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)磁盤、檔案整理加工工具;配備防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備;

  ④紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包,應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì),指派專門人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,從數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

  ·檔案數(shù)字化的工作方案需要注意哪些方面

  ·什么是檔案數(shù)字化的工作流程控制?如何做好工作流程控制?

  做好檔案出庫工作

 ?、侔凑展ぷ鞣桨复_定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫相關(guān)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫。

 ?、诩堎|(zhì)檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案,并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理,認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作,確保紙質(zhì)檔案的安全。

  數(shù)字化前處理檔案數(shù)字化

  (1)確定掃描頁

  原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描,不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

  密級(jí)檔案不得與普通檔案一同掃描,如需要掃描,需另設(shè)專用涉密計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)磁盤,單獨(dú)掃描單獨(dú)存儲(chǔ)。

 ?。?)編制頁號(hào)

  ①對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。

  ②重新編制頁號(hào)時(shí),應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號(hào),且不壓蓋檔案內(nèi)容。一般正面右上角,背面左上角的空白位置,距離垂直或水平頂邊1CM處。如右上角、左上角已經(jīng)編制頁碼,可以統(tǒng)一在左下角、右上角進(jìn)行編制。

  ③采用硬度較小的鉛筆編制頁號(hào)。

  ④將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

  (3)拆除裝訂

  應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物,應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害,并對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案,在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌,以便于恢復(fù)。

 ?。?)技術(shù)修復(fù)

  ①破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),修裱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)參照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T25-2022)。

  ②折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

  ·檔案數(shù)字化的前處理有哪些注意事項(xiàng)?

  ·如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的前處理工作

  著錄目錄數(shù)據(jù)

 ?、偈褂脵n案管理軟件建立檔案門類,以“卷”為保管單位的檔案建立案卷級(jí)和文件級(jí)目錄,以“件”為保管單位的檔案建立文件級(jí)目錄。設(shè)定好著錄項(xiàng),包括全宗號(hào)、檔案門類代碼、保管期限、年度、實(shí)體分類號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、檔號(hào)、文件編號(hào)、頁號(hào)、頁數(shù)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、日期、密級(jí)等項(xiàng),具體參照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-2022)。配置時(shí),可以聯(lián)系當(dāng)?shù)貦n案行政部門或檔案館專業(yè)人員幫助設(shè)置。

 ?、诖_定“檔號(hào)”規(guī)則,同一門類的檔案,在本行政區(qū)域內(nèi)需要保持一致,標(biāo)準(zhǔn)參照《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13—2022),具體設(shè)置時(shí),需要聯(lián)系當(dāng)?shù)貦n案行政部門或檔案館專業(yè)人員幫助確定。

 ?、郯凑铡稒n案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄項(xiàng)的數(shù)據(jù)著錄,其中“全宗號(hào)、檔案門類代碼、保管期限、年度、實(shí)體分類號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、檔號(hào)、頁號(hào)、頁數(shù)、題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、歸檔日期”一般為必填項(xiàng),其他著錄項(xiàng)根據(jù)需要進(jìn)行選填。

 ?、苤涰?xiàng)中的“題名”指文件材料的標(biāo)題,沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范,或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題,自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

 ?、葜涰?xiàng)的數(shù)據(jù)格式需要統(tǒng)一,符合規(guī)范要求。如全宗號(hào),當(dāng)?shù)貦n案館統(tǒng)一編制,不應(yīng)多寫或少寫字符;檔案門類代碼、實(shí)體分類號(hào)、保管期限一般采用大寫字母;年度,四位阿拉伯?dāng)?shù)字,不加漢字“年”;頁號(hào)、頁數(shù)不得有符號(hào)或字母;文件形成時(shí)間、歸檔日期為8位阿拉伯?dāng)?shù)字等。具體參照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-2022)。

  ⑥著錄的“卷號(hào)、件號(hào)、保管期限、年度”要和檔案實(shí)體的整理方案一致,不得有一點(diǎn)差異。

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