隨著檔案信息數(shù)據(jù)處理難度的不斷增加，檔案整理也朝著智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，企業(yè)在檔案整理上面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

　　企業(yè)檔案整理痛點(diǎn)：

　　1、檔案數(shù)量多、種類多，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理，單獨(dú)建設(shè)系統(tǒng)不僅標(biāo)準(zhǔn)不一，且成本較高；

　　2、原始資料不齊全，文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)、檢查工作強(qiáng)度大；

　　3、檔案難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，檔案的手工與數(shù)字化耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大；

　　4、缺乏檔案整理意識(shí)，檔案整理缺乏專業(yè)知識(shí)；

　　5、電子檔案的存儲(chǔ)不符合要求，導(dǎo)致后期無法讀取、修改電子檔案。

　　作為專業(yè)檔案信息數(shù)字化整理服務(wù)商，晶品科技“全心全意為客戶著想”，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升檔案工作的服務(wù)水平，幫助客戶充分挖掘各類檔案信息的潛在價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的特有價(jià)值，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與服務(wù)相鏈接，助力客戶的檔案整理信息化建設(shè)。

　　針對(duì)企業(yè)檔案整理過程遇到的：標(biāo)準(zhǔn)制度、整理模式問、信息化手段等問題，晶品科技聚焦檔案整理痛點(diǎn)，提供全套檔案整理解決方案，幫助企業(yè)完善檔案整理體系建設(shè)，解決企業(yè)后顧之憂。

　　檔案咨詢與指導(dǎo)服務(wù)

　　針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目或有檔案專項(xiàng)驗(yàn)收要求的客戶，提供檔案局或行業(yè)檔案專家資源，為客戶提供相關(guān)咨詢、指導(dǎo)服務(wù)，幫助檔案驗(yàn)收工作順利完成，實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)的目標(biāo)。

　　檔案整理服務(wù)

　　專注于檔案整理，熟練掌握檔案標(biāo)準(zhǔn)、歸檔規(guī)范要求，有權(quán)威專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，從事人員具有高度的保密意識(shí)，保證檔案的安全、高效、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)

　　擁有專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)團(tuán)隊(duì)，掌握豐富的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和強(qiáng)烈的保密意識(shí)，提供專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)；接受客戶完全委托服務(wù)。

　　檔案裝具服務(wù)

　　具有檔案館（室）建設(shè)活動(dòng)所需的基礎(chǔ)設(shè)備，產(chǎn)品質(zhì)量過關(guān)，信譽(yù)可靠的高規(guī)格產(chǎn)品。

　　檔案軟件與技術(shù)服務(wù)

　　為客戶提供高效的系統(tǒng)運(yùn)維服務(wù)，保障新老客戶的系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行業(yè)務(wù)平順開展。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對(duì)所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對(duì)已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過整理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，也要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)零散文件的整理，對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　什么是零散文件呢？

　　我們要從頭至尾做一遍對(duì)它的整理，這個(gè)工作量就是比較大的。比如說有時(shí)候這個(gè)檔案館臨時(shí)接收了一些零散移交來的檔案，就要從頭到尾整理檔案，整理工作的基本原則包括大的整理，必須保持文件之間真實(shí)歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則，首先第一項(xiàng)就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

　　檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護(hù)和保持，以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易的打亂、重整。

　　例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，類似這種觀念是不可取的，我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

　　檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ)，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀，我們要便于保管和利用。

　　檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡(jiǎn)潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過程中，前面提到的第一步就是全宗的組織，那么我們來認(rèn)識(shí)一下對(duì)全宗如何進(jìn)行組織呢？我國(guó)通常按照全宗群來組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

　　傳統(tǒng)檔案整理存在那些問題

　　檔案整理工作成為記錄事實(shí)和還原歷史的重要工作，檔案的真實(shí)性成為人們?nèi)蘸蟛粩鄬彶楹脱芯康囊罁?jù)。充分利用好檔案，成為將來還原歷史還給當(dāng)事人、企業(yè)以公正的良好依據(jù)。企事業(yè)都應(yīng)同等重視起對(duì)檔案的整理工作，明確檔案整理的意義所在。目前一些企事業(yè)單位的檔案整理還是延續(xù)著傳統(tǒng)的整理模式，存在很大的問題。主要有以下幾方面：

　　一、存在的問題

　　1、對(duì)檔案重視度不夠：大部分單位檔案室硬件設(shè)施的配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個(gè)別單位整理體制落實(shí)不到位，對(duì)檔案的保管不夠規(guī)范，放置無序，存在遺失隱患。檔案整理員多數(shù)為兼職，對(duì)檔案整理存在應(yīng)付思想，歸檔不及時(shí)、隨意現(xiàn)象普遍存在。

　　2、檔案員業(yè)務(wù)不夠精通。檔案整理工作需要一定的專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)該說技術(shù)性很強(qiáng)。現(xiàn)有的檔案整理人員基本沒有接受過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前后任口口相傳，對(duì)檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且各人的理解程度不一，造成歸檔立卷、分類不準(zhǔn)確。

　　3、隊(duì)伍配置不穩(wěn)定。各單位人員調(diào)動(dòng)頻繁，使檔案整理隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)檔案整理的持續(xù)性造成了影響，檔案整理工作無法深入、有序開展。

　　4、檔案電子化程度低。目前，檔案保存以紙質(zhì)為主，還沒有電子檔案。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時(shí)有諸多不便。

　　二、解決辦法

　　1、建立健全檔案整理制度，建立健全整理員職責(zé)、歸案、調(diào)閱、整理等制度，使檔案整理有章可循、有據(jù)可依，保證檔案整理制度化、規(guī)范化。

　　2、加強(qiáng)培訓(xùn)力度。加強(qiáng)對(duì)檔案員的培訓(xùn)，提高其檔案整理重要性認(rèn)識(shí)，提高其檔案整理業(yè)務(wù)知識(shí)專業(yè)化程度，增強(qiáng)對(duì)檔案整理流程的熟悉程度，促進(jìn)檔案整理工作效率的提高。

　　3、建立綜合性檔案室。建立綜合性檔案室，改變當(dāng)前檔案收集、歸檔、保管各據(jù)一方的混亂局面。各方檔案在收集整理、歸檔后，統(tǒng)一移交綜合檔案室整理，減少出現(xiàn)檔案受損。

　　4、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。在各行信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案數(shù)字化應(yīng)該是當(dāng)前檔案整理面臨的一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，也是今后檔案整理必經(jīng)的階段。檔案數(shù)字化可以提高檔案信息共享度，提高檔案信息利用率。

　　總之，傳統(tǒng)檔案整理存在諸多問題，必須向數(shù)字化整理轉(zhuǎn)型，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。