眾所周知，檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進行整理。而檔案整理流程是對檔案材料循序漸進進行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，以及在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的。

　　看似簡單的檔案整理流程，實際操作中處處充滿著細節(jié)。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細認真，稍微疏忽則可能分類錯誤。如新進員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時間順序。一般8類遇到較少，因為少不常用，如果不留意可能就也錯誤按照時間排序了。

　　再是編號編目。編號記住有圖文及編號，正面右下角、反面左下角；編目則要準確無誤，避免錯別字，完成后進行校對。最后是裝訂，標準是A4紙型，大于需要折疊，過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對齊為準。

　　南寧檔案整理原則

　　每次在談?wù)摍n案整理時，難點都在于，面對這么多的檔案材料，怎么才能把它們縷出一個頭緒？一說分類、排序，好多人就暈掉了。

　　其實，檔案整理就是對零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行分類、組合、排列和編目，以達到系統(tǒng)化、有序化的過程。

　　那到底要怎么做檔案整理呢？先跟著我，了解一下檔案整理的五大原則。

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

　　文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時候不能按照文種分？因為文件內(nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　?。?）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容等幾個方面。

　　在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　來源是指文件是以一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)為單位，有機地形成的。

　　時間是說每個文件形成者所開展的具體活動，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時間聯(lián)系。

　　內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動中，為了開展某項工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價值

　　整理檔案時，還要區(qū)分文件材料的不同價值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

　　而恰當?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。

　　檔案材料不是孤立的存在的，不管是從時間上，內(nèi)容上，還是檔案的形成者來說，總是會有這樣或那樣的內(nèi)在聯(lián)系。

　　比如說，處理一個問題，開展一項工作，進行一次調(diào)查，召開一次會議，辦理一起案件，必然會產(chǎn)生一系列內(nèi)容相關(guān)的文件，整理這些文件時就必須適當?shù)乇３炙鼈冎g的聯(lián)系。

　　所以說檔案整理就是要從檔案反映的文件內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)一些規(guī)律，把它們按照一定的邏輯排列，比如說想要查考某一方面的工作內(nèi)容，通過整理好的檔案可以快速而且準確找出來，這就算做好來檔案整理工作。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對整理不善的檔案進行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對已整理入館，如實保存的檔案，經(jīng)過管理、實踐的檢驗或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時間較長，其自身和檔案整理體系都會發(fā)生某些變化，也要對其進行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理，對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　檔案整理人員素質(zhì)問題的存在

　　檔案整理人員的素質(zhì)問題是檔案整理工作的基礎(chǔ)問題。《檔案法》第九條明確規(guī)定:“檔案整理人員應(yīng)當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識。”這是從法律的高度要求檔案整理人員在基本知識、基本技能、政治素養(yǎng)、管理能力等方面入手,逐步強化和提高檔案整理人員的自身素質(zhì)。

　　我國檔案專業(yè)人員隊伍中部分人員文化程度較低,專業(yè)知識老化,知識面較窄,計算機及外語水平不高,思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展,檔案工作是一項服務(wù)性勞動,是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。新時期的檔案整理人員應(yīng)該是復合型的多方位的人才。檔案整理人員必須具有扎實的專業(yè)知識、合理的知識結(jié)構(gòu)、堅實的檔案業(yè)務(wù)理論和實踐功底。在此基礎(chǔ)之上,就現(xiàn)代檔案整理人員而言,還要拓寬自己的視野,善于捕捉新的知識信息,在學術(shù)上有獨特的見解,學會鑒別和取舍,優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。如:具有計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識,會使用傳真機、復印機等辦公自動化設(shè)備。

　　與此同時,要掌握一定的市場信息和相關(guān)的法律知識,做到依法開展檔案整理工作。案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價值觀,樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇,不計名利,在平凡中創(chuàng)造不平凡。