湖北省做整理檔案的公司的檔案整理的關鍵在于以‘件’為單位，每一份檔案都承載著珍貴的信息和記憶，它們是歷史的見證者，也是我們與過去對話的媒介?！凹笔菤w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖表等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

　　1．文件正本與不同稿本

　　同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要保存。一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

　　2．正文與附件

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等。一般來說，正文與附件為一件。如果附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件或數件。

　　3．正文與文件處理單等

　　文書處理較為規(guī)范的機關在文件運轉過程中一般都附有文件處理單、擬辦單或發(fā)文稿紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件。

　　4．原件與復制件

　　對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙、傳真件、鉛筆、圓珠筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件及手工眷寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。

　　5．轉發(fā)文與被轉發(fā)文

　　轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者是具體內容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，

　　6．報表、名冊、圖冊等

　　報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，以一冊（本）作為一件。如黨員名冊、團員名冊、職工名冊、統(tǒng)計報表等。

　　7．來文與復文

　　這是比較特殊的規(guī)定?！皝砦呐c復文”是對聯(lián)系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。根據檢索需要的不同，此類文件可作為一件，也可以分別各作為一件，所以《歸檔文件整理規(guī)則》中采用“可為一件”的表述方式。各單位可根據具體情況靈活掌握這類文件的整理。

　　需要注意的是，“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。

　　總之，通過以“件”為單位的檔案整理，我們不僅僅是在處理紙張和文件，更是在重塑歷史的脈絡和故事。每一份檔案都有其獨特的價值和意義，以“件”為單位整理檔案能夠更好地保護和傳承歷史文化遺產。讓我們珍視每一份檔案，用心整理和保護，為后人提供準確、完整的歷史資料，讓過去的記憶永遠流傳下去，為未來的發(fā)展提供堅實的基礎。檔案整理，不僅僅是一項工作，更是一項責任和使命。