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保密與風險防控
1 資質(zhì)審查
公安局、法院檔案檔案在內(nèi)容上包括了很多干部隱私信息,保密與風險防控必須貫穿數(shù)字化工作全過程。當前我國很多公安局、法院檔案檔案檔案管理機構(gòu)由于專職檔案人員的數(shù)量和精力有限,不足以同時兼顧日常檔案管理工作和數(shù)字化工作,所以很多檔案機構(gòu)選擇了聘請外包公司進行專門的數(shù)字化服務。在前期準備階段,要注重對外包公司和所有數(shù)字化項目參與人員的資質(zhì)審查,調(diào)研其是否具備保密資質(zhì)、是否有足夠的數(shù)字化經(jīng)驗、是否具有數(shù)字網(wǎng)絡技術能力;對于使用的軟硬件設備,要明確國產(chǎn)化率,檢測其安全性,防止網(wǎng)絡泄密。
2 強化安全意識與責任要對所有參加干部人事檔案的人員進行教育 。一方面,要強調(diào)干部人事檔案的實體安全,嚴格按照所擬定的檔案進出庫制度規(guī)范檔案交接行為,制作檔案交接單,做好檔案核對,明確每一卷干部人事檔案的庫存狀態(tài)。在數(shù)字化過程中,任何工作人員不得污損、丟失、抽取檔案材料,在檔案庫房和出庫情況下,都做好檔案“八防”;另一方面,要注重保障干部人事檔案的信息安全,在數(shù)字化項目開展前做好保密教育,樹立工作人員的保密意識,通過簽訂保密協(xié)議等方式,明確法律責任,嚴禁以任何形式泄露檔案信息。數(shù)字化成果要注意使用符合國家標準的載體,并妥善保存。
數(shù)字技術的發(fā)展為干部人事檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn),黨和國家對干部人事檔案數(shù)字化的新要求,推動檔案工作者思考未來的創(chuàng)新與變化。當干部人事檔案從傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化邁進,干部人事檔案數(shù)字化工作的復雜性、系統(tǒng)性和長期性要求我們做好前期準備和全過程管理,既梳理好流程、分析重點和難點,也要考慮并防控風險、確保檔案的實體安全與信息安全。在數(shù)字化技術下,干部人事檔案必將為我國人才建設、組織建設提供更好的支持作用,不斷服務于國家的建設。