在進(jìn)行檔案整理掃描工作時，遵循基本原則是確保整理工作的高效性和準(zhǔn)確性。檔案整理掃描是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要環(huán)節(jié)，不僅可以提高檔案管理的便捷性和安全性，還能有效節(jié)約存儲空間并方便信息檢索。因此，制定合理的基本原則對于保障檔案整理掃描工作的順利進(jìn)行至關(guān)重要。

　　紙質(zhì)檔案整理掃描基本原則

　　1、遵循檔案文件之間形成的有機規(guī)律

　　文件之間的有機聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，也稱文件的“內(nèi)在聯(lián)系”。保持文件之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則。

　?。?）時間聯(lián)系：檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，在這段時間內(nèi)形成的各類檔案總和。

　?。?）內(nèi)容聯(lián)系：涉及到具體的某件事務(wù)而形成的檔案文件總和。

　?。?）來源聯(lián)系：同屬于一個形成者或同類型的形成者的檔案文件總和。

　?。?）形式聯(lián)系：指的是檔案文件在載體、文種、表達(dá)方式以及特定的標(biāo)記等因素上保持相同，從而形成的檔案文件總和。

　　2、區(qū)分檔案文件的不同價值

　　檔案整理過程中，區(qū)分檔案的不同價值、劃分保管期限是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?！稓w檔文件整理規(guī)則)（DA/T 22一2015）對分類的要求有，將不同年度、不同機構(gòu)、不同保管期限的文件區(qū)分開來，為開展后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。它有利于減輕日益增多的檔案給保管場所和設(shè)備帶來的壓力，集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。通過判定檔案的價值，檔案人員能夠進(jìn)一步掌握檔案的內(nèi)容和效用，針對實際情況提出開發(fā)利用的具體建議，指導(dǎo)檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　3、保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　目前紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在，因此保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進(jìn)行歸檔文件整理的要求。歸檔文件整理時一般應(yīng)將歸檔電子文件作為第一整理對象。先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　4、符合檔案文檔一體化管理要求

　　根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T2-2015），在信息化條件下,歸檔文件整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進(jìn)而實現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　綜上所述，檔案整理掃描的基本原則是確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。只有在嚴(yán)格遵循這些原則的前提下，我們才能有效地完成檔案數(shù)字化工作，提升檔案管理的效率和水平，為后續(xù)的信息利用和共享提供可靠的基礎(chǔ)。