檔案數(shù)字化的好處是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

為了適應新時代的變化，提升工作效率，逐步使用數(shù)字化管理的方式，下面我們來講講檔案數(shù)字化的好處：

一、檔案實施數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）提高經(jīng)濟效益。過去的檔案管理模式是以增加辦公人員提高服務效率為首要手段，這樣做大幅度增加了公司管理成本。檔案數(shù)字化管理是通過計算機處理將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為機器可讀檔案，既節(jié)省了檔案的存儲空間，又使查閱檔案變得極為快捷方便，從而避免了因重復復制檔案資料而造成的人員和紙張的浪費，真正實現(xiàn)無紙化，大大提高了工作效率。

（二）提高工作效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并快速提供利用。檔案的數(shù)字化管理使檔案信息能夠及時存檔并得到迅速利用。另外，數(shù)字檔案使檔案材料的使用非常簡單，可以節(jié)省大量的查找時間，讓利用者足不出戶即可實現(xiàn)查檔需求。此外，由于信息隨著時間的推移而流動，數(shù)字檔案實際上已成為“無墻界檔案”，檔案也從文件實體的保管轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓殚喌男畔⒖刂浦行摹?/p>

（三）提高對原始檔案的保護。將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件后，檔案的使用更加安全和方便。此外，經(jīng)過數(shù)字加工處理后，也防止了一些文件的偽造和篡改。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理不僅可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，而且減少了對檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，延長了檔案的壽命，有效對檔案原件進行保管和保護，確保了檔案實體安全。