在當今數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案數(shù)字化作為一種重要的信息管理方式，逐漸成為各類機構(gòu)和組織不可或缺的一部分。然而，要確保檔案數(shù)字化的有效性和長期可持續(xù)性，必須遵循一系列基本原則，這些原則不僅涉及技術(shù)實施，更關(guān)乎信息的完整性、可訪問性以及長期保存的可靠性。

　　長沙檔案數(shù)字化外包中心

　　一、科學(xué)性原則

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進行數(shù)字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復(fù)利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化，堅持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務(wù)方式。社會需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標”。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學(xué)地確定優(yōu)先進行檔案數(shù)字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數(shù)字化時要用發(fā)展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。

　　如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術(shù)，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，檔案數(shù)字化不僅是信息管理的一種技術(shù)手段，更是保護和傳承文化遺產(chǎn)、推動社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)。只有遵循科學(xué)規(guī)范、注重實踐經(jīng)驗的總結(jié)和技術(shù)標準的制定，檔案數(shù)字化才能真正發(fā)揮其在信息保護、知識傳遞和歷史研究中的作用。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)步驟

　　如今，隨著檔案數(shù)字化應(yīng)用范圍越來越廣泛，打破了檔案利用原有的許多局限性，使得檔案管理工作更加靈活便捷。那么為了能夠給社會提供更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強檔案數(shù)字化建設(shè)是必經(jīng)之路。其中的步驟又是怎樣的？

　　首先，建立檔案數(shù)據(jù)庫。對于收集到的檔案信息，要將其內(nèi)容特征著錄、標引出來，完成前期處理后，采用數(shù)據(jù)錄入的方式將處理的檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。然后對檔案數(shù)據(jù)庫進行完善，推進檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，得到應(yīng)有成效。

　　其次，電子文件的收集和積累要到位。電子文件是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要來源，與只用移交紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案需要實行電子文件與紙質(zhì)文件兩套同時保存的制度，這樣既能節(jié)省工作量提高效率，又能推進檔案數(shù)字化進程。

　　最后，大力推廣檔案管理軟件。檔案數(shù)字化建設(shè)會將傳統(tǒng)檔案變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，然而由于各種客觀原因的限制，各單位企業(yè)電子文件所使用的平臺有所不同，使得檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)整合工作面臨困難。因此若是使用統(tǒng)一的規(guī)范來進行工作，會更加提升數(shù)據(jù)的準確性。

　　總之檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜且需要高度專業(yè)性的工作，一定要按照步驟實施，不斷改進優(yōu)化工作，才能得以持續(xù)長遠的發(fā)展。

　　如何提高檔案數(shù)字化管理能力

　　單位內(nèi)部的管理能力不僅體現(xiàn)在人事、項目、規(guī)章制度等，檔案數(shù)字化也是重要的組成部分。很長一段時間內(nèi)，大家對于檔案的認識只停留在個人人事檔案，而隨著近年來政策法規(guī)的完善、越來越多單位的重視，其他各類檔案的管理和數(shù)字化也逐漸提上了日程。那通過哪些方法，能夠提高檔案數(shù)字化管理能力呢？

　　一、提升檔案管理、利用的規(guī)范性。檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，就是針對檔案實物的管理，所以制定好日常檔案管理、利用的流程和制度，有助于提升檔案數(shù)字化管理能力。在檔案管理上，需要配備專人專崗、能夠保證檔案安全性保密性的庫房場地；在檔案利用上，制定嚴格的流程和制度，在確保規(guī)范的同時，保障檔案內(nèi)容不被泄露、不產(chǎn)生損壞。

　　二、進行檔案整理。檔案如果不進行整理，那開展檔案數(shù)字化管理將無法提升檔案整體的管理能力。檔案在整理時不僅要考慮相關(guān)條例規(guī)章，進行準確的鑒別和分類、編目，還要結(jié)合單位的實際情況開展工作，便于后期的檔案再利用及存放要求。

　　三、采用專業(yè)的軟硬件設(shè)施。在掃描時，利用專業(yè)的掃描儀、掃描軟件；在保管時，利用檔案信息管理軟件、硬盤U盤等存儲介質(zhì)，切實保障檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性和安全性。

　　檔案數(shù)字化的好處

　　數(shù)字化檔案管理在當今信息化時代具有重要意義。隨著技術(shù)的進步和數(shù)據(jù)管理的需求增加，越來越多的機構(gòu)和組織轉(zhuǎn)向數(shù)字化存儲和管理他們的檔案。這種轉(zhuǎn)變帶來了諸多好處，不僅提升了檔案管理的效率和可靠性，還推動了信息的共享和保護，對研究和歷史記錄的保留也有積極影響。

　　第一個是提高檔案管理效率，檔案數(shù)字化可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)快速檢索、歸檔、統(tǒng)計和分析，大大提高了檔案管理的工作效率。

　　第二個是節(jié)省存儲空間，數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有存儲空間小、易于維護的優(yōu)點。

　　第三個是保護檔案原始信息，檔案數(shù)字化有助于保護檔案的原始信息，防止因時間推移、環(huán)境變化等原因?qū)е聶n案損壞。

　　第四個是數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，檔案數(shù)字化是可以保護檔案原件的。

　　綜上所述，數(shù)字化檔案管理不僅提升了管理效率和信息共享的便利性，還對文化遺產(chǎn)的保護和學(xué)術(shù)研究的發(fā)展起到了重要作用。隨著技術(shù)的不斷進步和應(yīng)用的普及，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢將更加突出，為社會各界帶來更多積極的影響和益處。