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在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化掃描已經(jīng)成為管理和保存重要文件的關(guān)鍵步驟。通過(guò)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子格式,不僅可以提高信息檢索效率,還能夠有效保護(hù)文檔免受損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。那么,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢?
檔案數(shù)字化掃描企業(yè)
1.掃描對(duì)象:規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對(duì)象,如文件、卷宗、盒、冊(cè)、卡片等。
2.檔案類型:規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型,如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。
3.檔案來(lái)源:規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來(lái)源,如機(jī)構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機(jī)構(gòu)提供的檔案、個(gè)人捐贈(zèng)的檔案等。
4.數(shù)字化要求:規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求,如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。
5.鑒定標(biāo)準(zhǔn):規(guī)定了檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn),如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。
6.政府文件和指南:政府機(jī)構(gòu)可能發(fā)布文件或指南,提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。
7.法律法規(guī):某些國(guó)家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī),明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。
8.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐:專業(yè)機(jī)構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。
9.其他限制條件:規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件,如涉及隱私保、版權(quán)要求等。
總之,檔案數(shù)字化掃描作為現(xiàn)代信息管理的重要工具,不僅提高了工作效率和文檔可訪問(wèn)性,還為長(zhǎng)期保存和保護(hù)提供了可靠的解決方案。然而,在實(shí)施過(guò)程中仍需面對(duì)多方面的挑戰(zhàn),如文件處理、數(shù)據(jù)安全和成本控制等問(wèn)題。只有充分理解掃描的內(nèi)容和要求,并采取適當(dāng)?shù)拇胧?yīng)對(duì)挑戰(zhàn),才能確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可持續(xù)性。
檔案數(shù)字化掃描流程
在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化掃描成為管理和保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)的重要手段之一。這一過(guò)程不僅僅是將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子格式,更是實(shí)現(xiàn)信息的長(zhǎng)期保存、便捷訪問(wèn)和安全傳輸?shù)年P(guān)鍵步驟。檔案數(shù)字化掃描流程主要包括以下幾個(gè)方面:
(一)檔案整理
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容,包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物;將檔案原件的裝訂線拆除,排好順序,不得出現(xiàn)任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò),更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、頁(yè)面修整
對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊;
折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記
制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程登記表,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
?。ǘn案掃描
1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀)
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀,如
工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。
普通A4紙質(zhì)文件,采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;
紙質(zhì)過(guò)薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;
紙質(zhì)過(guò)厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;
對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí),將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)
頁(yè)面為黑白兩色,字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料,采用黑白方式;
頁(yè)面為黑白兩色,清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料,以及頁(yè)面多為彩色文字的檔案,采用彩色或灰度模式(因情況而定);
頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,采用彩色模式掃描。
3、分辨率選擇
采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于300DPI;
采用24位為彩色模式掃描的文件,其分辨率選擇為不小于200DPI。(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn),其他規(guī)格紙張酌情處理)
掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;
需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小,可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率,增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);
粘貼折頁(yè)與表格,對(duì)于粘貼折頁(yè),可用大幅面掃描儀掃描,或先部分掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況,可適當(dāng)提高掃描分辨率,選擇灰度掃描或彩色掃描,采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的,采用局部淡化技術(shù)解決。
4、掃描登記
填寫(xiě)交接登記表,登記掃描的頁(yè)數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
?。ㄈ﹫D像處理
對(duì)圖像進(jìn)行處理,以獲得最好的圖像質(zhì)量,保證圖像完整、端正、無(wú)扭區(qū)、版面無(wú)暗影、無(wú)干擾信息,主要完成圖像處理包括:去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等,處理完的圖像保存格式為PDF。
糾偏:對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正,包括自校和手校,保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度(圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字);
旋轉(zhuǎn):按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向,沒(méi)有文字的圖片,判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具;
去污:對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì),如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn);
裁邊:采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。
刪除空白頁(yè):將掃描后頁(yè)面之間的空白頁(yè)進(jìn)行刪除;
斷字修補(bǔ):對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ);
反白字修正:將部分反白文字可進(jìn)行描述;
分割:將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件;
拼接:對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢
主要對(duì)完成圖像深處理的檢查,不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理,如以下問(wèn)題:
由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描;
對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理;
圖像處理的是否得當(dāng),嚴(yán)重的應(yīng)重掃,處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理;
掃描圖像頁(yè)碼順序是否與原文件一致,有無(wú)漏掃、多掃(重復(fù))、紙張倒置等情況;
順序:如果頁(yè)碼不連續(xù),與原文不一致,需對(duì)頁(yè)面進(jìn)行排序;
漏掃:將漏掃的頁(yè)面重新掃描,并插入到正確的位置;
多掃:將多掃頁(yè)面刪除;
倒置:不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整,保持與原文一致。
?。ㄎ澹﹫D像存儲(chǔ)
紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁(yè)文件要合并為一個(gè)PDF,保存到指定的路徑,便于準(zhǔn)確掛接入庫(kù),與檔案管理軟件中的目錄建立一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤(pán)刻錄,確保刻錄好的光盤(pán)能正確地讀出,并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。
注:禁止用Word文檔保存掃描圖像。
?。┠夸浗◣?kù)
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
注:采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。
?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接
1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí),要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。
2、匯總掛接
檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。
?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收
一個(gè)全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí),給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤,或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí),抽檢標(biāo)記為"不合格"。
驗(yàn)收"通過(guò)"的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。
填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。
(九)數(shù)據(jù)備份
經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤(pán)刻錄。移交前檢測(cè)光盤(pán)讀取性能,抽查刻錄好的光盤(pán)影像質(zhì)量,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤(pán)內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤(pán)編號(hào)等,以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。
?。ㄊ┭b訂
掃描工作完成后,拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。
裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂,案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊,保持拆卷前的原貌,并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較。
?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?xiàng)
掃描前必需對(duì)文檔進(jìn)行拆除裝訂物,并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物(如釘書(shū)釘、碎紙等),以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀,務(wù)必保持文檔干凈送入掃描儀中;
對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)、裱糊;
褶皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先壓平再進(jìn)行掃描;
對(duì)紙質(zhì)過(guò)薄、透明的(如信紙、便簽紙)、紙質(zhì)過(guò)厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描;
對(duì)文件頁(yè)面貼有附屬小頁(yè)面、紙張時(shí),將大小頁(yè)面單獨(dú)在平板中掃描;
掃描完每一份文件,要對(duì)照原文仔細(xì)檢查掃描是否清晰、完整;
按要求使用掃描儀、清洗,并對(duì)每次使用完掃描儀進(jìn)行保潔,檢查是否關(guān)閉電源;
紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí),應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí),并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。
總之,數(shù)字化掃描不僅是提高工作效率的重要手段,更是實(shí)現(xiàn)信息共享、保護(hù)文化遺產(chǎn)的重要工具。隨著技術(shù)的進(jìn)步,數(shù)字化掃描流程將繼續(xù)優(yōu)化,以更好地適應(yīng)未來(lái)信息管理的需求。
檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)
在數(shù)字化時(shí)代,檔案掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定對(duì)于保留和管理歷史文獻(xiàn)具有重要意義。標(biāo)準(zhǔn)化的掃描流程不僅能確保文檔的長(zhǎng)期保存,還能提高檢索效率和數(shù)據(jù)安全性。下面是檔案數(shù)字化掃描的一些標(biāo)準(zhǔn):
1.分辨率要求:
光學(xué)分辨率:確保掃描圖像清晰度,常見(jiàn)要求為300 DPI以上。
色彩深度:根據(jù)原始文檔特性選擇適當(dāng)?shù)纳噬疃?,一般情況下24位色即可滿足需求。
2.文件格式:
常用格式:如TIFF、PDF/A等,確保長(zhǎng)期可持續(xù)訪問(wèn)性和兼容性。
元數(shù)據(jù):嵌入關(guān)鍵信息如日期、作者等,方便檢索和管理。
3.掃描設(shè)備和環(huán)境:
設(shè)備質(zhì)量:選擇高質(zhì)量的掃描設(shè)備,確保圖像捕捉的準(zhǔn)確性和可靠性。
環(huán)境控制:保持掃描環(huán)境干凈、無(wú)塵,避免光源干擾和損壞原始文檔。
4.圖像處理:
去除背景:消除文檔背景,突出文字和圖像。
色彩校正:保證數(shù)字化后的圖像色彩準(zhǔn)確性和視覺(jué)效果。
5.質(zhì)量控制:
檢查標(biāo)準(zhǔn):制定掃描質(zhì)量檢查表,確保每個(gè)文件符合標(biāo)準(zhǔn)。
備份與存儲(chǔ):建立多重備份制度,確保檔案數(shù)據(jù)安全性和長(zhǎng)期保存性。
總之,檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)的制定涉及多方面的技術(shù)和管理要求。只有在嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)范操作的情況下,才能保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可持續(xù)性。
檔案數(shù)字化掃描意義
在數(shù)字化時(shí)代,檔案數(shù)字化掃描已經(jīng)成為保護(hù)、管理和利用歷史文化遺產(chǎn)的重要手段。通過(guò)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式,不僅能夠提升檔案的安全性和可訪問(wèn)性,還能為學(xué)術(shù)研究、文化傳承和社會(huì)發(fā)展提供重要支持。
1.保護(hù)和保存:
防火防災(zāi):數(shù)字化后的檔案可以實(shí)現(xiàn)多地備份,避免因火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害造成的永久性損失。
減少物理磨損:原始紙質(zhì)檔案隨時(shí)間的推移會(huì)自然老化,數(shù)字化可以減少物理磨損,延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
2.提升可訪問(wèn)性和利用價(jià)值:
便捷獲?。簲?shù)字化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn),不受時(shí)間和地域的限制,方便研究者、學(xué)生及公眾查閱。
數(shù)據(jù)共享與合作:數(shù)字檔案可以更方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和合作研究,促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和合作。
3.效率和管理:
信息檢索和索引:數(shù)字化檔案可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索和索引功能快速定位信息,提升管理效率。
空間節(jié)約:減少大量紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間需求,節(jié)約檔案管理成本和空間資源。
4.文化傳承和教育意義:
保護(hù)文化遺產(chǎn):數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存有助于保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn),使其得以永久保存和傳播。
教育和研究:數(shù)字化檔案為歷史研究、文化研究和教育教學(xué)提供了豐富的原始資料和案例。
綜上所述,檔案數(shù)字化掃描不僅僅是技術(shù)進(jìn)步的體現(xiàn),更是對(duì)歷史文化遺產(chǎn)負(fù)責(zé)任的行動(dòng)。通過(guò)數(shù)字化,我們能夠更好地保護(hù)、管理和利用檔案資源,為推動(dòng)社會(huì)文化進(jìn)步和知識(shí)傳播貢獻(xiàn)力量,值得我們進(jìn)一步投入和推廣。
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