檔案是檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案管理機構對檔案進行整理加工并歸檔，將雜亂的檔案資源進行整合，可以更加方便檔案的管理和利用。近幾年，隨著社會迅速發(fā)展，各組織內(nèi)檔案數(shù)量不斷增加，社會上出現(xiàn)了一些專門提供檔案整理服務的外包公司，為企事業(yè)單位和各種組織提供相關服務。

　　一、檔案整理服務應遵循的原則：

　　1.充分利用原有的整理基礎。該項原則指的是在進行檔案整理工作時，要充分重視和利用原有的整理基礎，重視前人的勞動成果，不能輕易改變原來檔案整理的歷史面貌。

　　2.檔案的整理必須檔案間原有的歷史聯(lián)系，包括時間、來源和內(nèi)容三個方面。按照檔案文件的形成規(guī)律，保持檔案文件在形成活動中的固有聯(lián)系，整理組成有機的整體，這樣才更加利于檔案整體價值的發(fā)揮。

　　3.檔案的整理必須便于保管和利用。便于保管和利用可以說是檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。比如有些涉密檔案不可以對外公開，其整理工作就需要特別注意隱私和信息保密，不可以混合整理，要配備專門的涉密人員在保密場所進行整理工作。

　　二、外包公司檔案整理服務的主要內(nèi)容：

　　1. 檔案分類與歸檔。根據(jù)客戶要求，對客戶所提供的檔案按照一定的分類標準進行分類歸檔，確保檔案存放清晰有條理，便于檔案的查找，保證檔案的完整性。

　　2. 檔案管理咨詢。外包公司可以為客戶提供檔案管理方面的咨詢服務，并幫助客戶制定檔案管理制度和流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　3. 檔案數(shù)字化處理。隨著信息技術的進步，檔案整理也走上了數(shù)字化轉型的道路，檔案數(shù)字化的應用范圍越來越廣。主要就是將客戶所提供的實體檔案進行數(shù)字化處理，轉換成數(shù)字檔案，并提供電子檔案的存儲和管理服務。

　　三、長遠來看，檔案數(shù)字化未來在我國檔案管理領域會越來越普及，推動檔案信息的整合和共享。在進行檔案數(shù)字化工作時應注意：

　　1. 檔案數(shù)字化前期準備。在數(shù)字化加工前，要明確數(shù)字化的目標和范圍，確定那些檔案需要優(yōu)先進行數(shù)字化處理。還應注意對需要掃描加工的檔案進行清查和預處理，明確記錄檔案的基本情況和數(shù)量，避免檔案丟失、缺頁等問題，同時對實體檔案上會影響掃描的污漬、灰塵等進行清理，確保后續(xù)數(shù)字化工作的有序進行。

　　2. 在數(shù)字化過程中，既要保護原件檔案不受損壞，又要確保數(shù)字檔案的質(zhì)量和完整性。一方面，雖然傳統(tǒng)的檔案整理住建部能適應時代需要，但檔案原件仍是重要的憑證和原始記錄，應對其進行妥善保管。在掃描過程中要根據(jù)檔案的實際情況選擇合適的設備，如若檔案較為脆弱，則在掃描過程中要尤其注意。另一方面，掃描后要對圖像進行一一檢查，對不符合要求的圖像進行處理，確保數(shù)字化后的電子檔案能夠真實、客觀的反映檔案內(nèi)容。

　　3. 數(shù)字化操作人員的培訓與管理。檔案整理對任何一個組織來說都不是小事。檔案機構在選擇外包公司時，應注意公司操作人員的綜合素質(zhì)與能力。一是要確保相關人員經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉操作流程和設備使用方法，有檔案數(shù)字化處理經(jīng)驗。二是要建立明確的人員管理制度，加強人員管理，注重人員的保密意識和責任感，確保檔案信息的安全。

　　綜上，可以說檔案整理在檔案管理的全流程中有著十分重要的地位，各個檔案機構在管理檔案時，都應注重檔案的整理工作。檔案數(shù)字化為檔案事業(yè)提供了新的思路和發(fā)展路徑，企事業(yè)單位、社會組織等可以與專業(yè)的檔案數(shù)字化外包公司合作，將組織內(nèi)實體檔案進行數(shù)字化處理，把檔案信息的利用和管理都從線下轉換到線上，可以助力檔案事業(yè)的轉型發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案的價值，提升檔案利用率，提升檔案的現(xiàn)代化、智能化管理水平。