清遠(yuǎn)位于我國(guó)廣東省，在清遠(yuǎn)一詞中，“清”寓意政治清明，社會(huì)安定，“遠(yuǎn)”寓意清遠(yuǎn)地域廣，并且遠(yuǎn)離統(tǒng)治中心。為了保護(hù)珍貴歷史檔案，提高檔案利用率，清遠(yuǎn)市積極開(kāi)展檔案掃描工作。

　　檔案數(shù)字化是隨著先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，主要是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案通過(guò)掃描加工轉(zhuǎn)換成線上存儲(chǔ)的、非實(shí)體的數(shù)字檔案，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種對(duì)組織內(nèi)各種活動(dòng)的原始記錄，其重要性正日益凸顯出來(lái)，在信息化時(shí)代，掌握信息技術(shù)，為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)，檔案掃描可能會(huì)用到的工具包括以下這些：

　　1. 掃描儀。掃描儀包括平板掃描儀、大幅面掃描儀、高速掃描儀、饋紙式掃描儀等。在實(shí)際工作中，可以根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇最合適的掃描設(shè)備，以確保檔案掃描的質(zhì)量和完整性。

　　2. 光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)(OCR)。OCR主要用于自動(dòng)識(shí)別圖像中的文字，并將文字轉(zhuǎn)換成可編輯的文本形式，為后續(xù)建立檔案管理系統(tǒng)、快速檢索定位檔案提供基礎(chǔ)，方便檔案的利用。

　　3. 文件管理系統(tǒng)。用于存儲(chǔ)、分類(lèi)、索引和檢索數(shù)字檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4. 數(shù)據(jù)安全工具。包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，可用于保護(hù)電子檔案的安全性和機(jī)密性。

　　5. 數(shù)字簽名工具。用于對(duì)電子文檔進(jìn)行電子簽名，確保文件的真實(shí)性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工具。用于定期備份電子檔案，并在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。。

　　7. 共享和協(xié)作工具。如云存儲(chǔ)平臺(tái)、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　在實(shí)際工作過(guò)程中，可以根據(jù)具體的需求和場(chǎng)景組合使用以上工具，以確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

　　檔案掃描要求：

　　1. 檔案信息安全方面。檔案掃描后形成的數(shù)字檔案只能保存在特定的計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)上，并且需要設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有檔案管理人員可以訪問(wèn)，檔案的電子文件不得未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行傳播和擴(kuò)散。在掃描過(guò)程中，為了保護(hù)檔案實(shí)體文件，防止丟失、錯(cuò)放，在掃描過(guò)程中需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案文件存放區(qū)和工作區(qū)，對(duì)臨時(shí)保管的檔案集中管理，已經(jīng)掃描和待掃描的檔案分開(kāi)放置，掃描工作完成的檔案及時(shí)歸還。

　　2. 檔案的案卷文件都是原件，檔案管理人員和掃描人員的交接必須詳細(xì)登記、

　　3. 交接清楚。掃描人員對(duì)檔案的接收時(shí)間、案卷清單、電子文件頁(yè)數(shù)、交付時(shí)間等進(jìn)行記錄，以便后期查詢和工作量的統(tǒng)計(jì)。

　　4. 掃描活動(dòng)中應(yīng)輕拿輕放，掃描完成小心清點(diǎn)后重新裝盒，避免檔案原件損傷、遺漏。

　　5. 對(duì)于案卷中超過(guò)A4幅面的紙張，需要單獨(dú)取出展開(kāi)后掃描，形成的文件插入到案卷電子文件的相應(yīng)順序。

　　6. 案卷中原文件有裝訂的，拆除裝訂應(yīng)注意不要損害原文件。膠裝的原文件，應(yīng)優(yōu)先使用書(shū)籍掃描儀處理，盡量不對(duì)文件造成損壞。

　　最后，為了確保檔案掃描的效果，減少檔案數(shù)字化工作量，清遠(yuǎn)各檔案機(jī)構(gòu)可以與專(zhuān)業(yè)從事檔案數(shù)字化整理的外包公司合作，可以極大地節(jié)省人力物力成本，且公司經(jīng)手的檔案掃描項(xiàng)目數(shù)量多，實(shí)操經(jīng)驗(yàn)豐富，檔案掃描效率和質(zhì)量有所保證。