紙質檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。檔案數(shù)字化工作六大環(huán)節(jié)緊密相連。任何一個環(huán)節(jié)出問題都會影響數(shù)字化的質量。這就要求我們在數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)中都要把好質量關，因此，在檔案加工過程中，檔案數(shù)字化工作領導小組就要將負責監(jiān)督審核每個環(huán)節(jié)工作質量的人員落實到位，小組成員定期對數(shù)字化加工過程進行合規(guī)性審查，檢查分析項目實施過程中是否存在違規(guī)問題，要不定時對加工人員的工作進行細致的評審，及時發(fā)現(xiàn)問題、協(xié)調和解決問題。

1.檔案前處理。檔案前處理作為數(shù)字化加工的第一環(huán)節(jié)，其質量直接影響后序工作的質量和效率。小組成員在現(xiàn)場要檢查整理人員工作是否規(guī)范，對存在破損、缺頁、倒頁、字跡模糊等現(xiàn)象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對卷內文件進行拆卷、分件和排序后登記應掃件數(shù)和頁數(shù)。檔案拆訂過程中應小心細致，避免損害檔案。完成掃描并質檢通過后及時將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實際是否相符，漏頁、倒頁、重頁、空白頁等增刪改情況記錄是否詳細等。巡查中如發(fā)現(xiàn)問題及時責令整改，絕不能讓問題帶入下一個環(huán)節(jié)。

2.目錄數(shù)據(jù)庫建立。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎，檔案利用和檢索的高效性和準確性取決于檔案著錄的質量。如果檔案目錄數(shù)據(jù)質量不達標，將直接影響檔案工作服務的水平。因此，在著錄環(huán)節(jié)中，要按照檔案著錄規(guī)范要求嚴格把關。著錄時要求雙機著錄，人機雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規(guī)范、準確，是否按基本要求將任職文件、獎懲文件、職稱評定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項中，如果案卷中的目錄標題不準確或錯漏，應根據(jù)文件內容進行修改和完善，需補擬標題的文件如通知、會議紀要等應進行補擬。巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題應及時溝通反饋，并采取相應措施解決問題。

3.檔案掃描。檔案掃描是生成數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，小組人員巡查現(xiàn)場時，一是關注施工人員掃描過程中有沒有按照檔案原件實際情況來選擇相應的掃描設備，并設置和調整相關參數(shù)。參數(shù)設置和調整后掃描的數(shù)字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF標準格式，掃描完成的圖像以多頁TIFF文件格式存儲，圖像經OCR識別后，還要轉成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細地將掃描的頁碼和頁數(shù)進行登記，并核對掃描件的頁碼、頁數(shù)與原件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時的原因及處理情況說明。

4.圖像處理。一是查看圖像進行旋轉、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標準。二是檢查圖像質量，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發(fā)現(xiàn)漏掃、重掃、多掃等情況及時加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯亂時應及時進行調整。

5.數(shù)據(jù)掛接。將通過質檢確認合格的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，按照單位檔案管理系統(tǒng)的技術要求，通過掛接軟件實現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像一對一相關聯(lián)。要求目錄數(shù)據(jù)和掃描圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%。

6.數(shù)字化成果驗收與移交。計劃再全面，過程執(zhí)行再好，也不能忽視結果的質量把控。為了使檔案數(shù)據(jù)質量得到有效控制，檔案數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的成果都應分批次提交進行質檢。將提交驗收的檔案前處理成果、目錄數(shù)據(jù)庫、掃描圖像抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收，掛接質檢中目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%，其他數(shù)據(jù)項抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收。每當完成一個批次的數(shù)據(jù)驗收后，檔案服務公司要將多頁TIFF格式與雙層PDF格式數(shù)字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。每個環(huán)節(jié)的成果檢驗都要做好記錄。檔案數(shù)字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時期人們對檔案利用的需求，而數(shù)字化成果的質量直接影響檔案的開發(fā)、利用和服務質量，只有系統(tǒng)的質量管理，才能確保檔案數(shù)字化的質量，從而為數(shù)字檔案館（室）建設提供可靠的數(shù)字資源，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎。