單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對這個(gè)問題，具體要考慮以下3個(gè)因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

　　首先，需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案數(shù)字化加工公司幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

　　二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

　　這個(gè)問題有2種情況：

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進(jìn)行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、處理等，但也存在如下問題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計(jì)劃地進(jìn)行外包，選擇專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化）來進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡單對數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡單分析－－數(shù)字化外包的優(yōu)勢分析

　　優(yōu)勢

　　01減少單位在財(cái)力、人力上的投入，增加資本運(yùn)作的回報(bào)率；

　　02對單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

　　03選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動(dòng)爭議所帶來的麻煩

　　04避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時(shí)效性，可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

　　三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

　　數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

　　紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

　　紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍(lán)圖，一般選用圖紙掃描儀。