建設(shè)項目檔案記錄了建設(shè)項目從立項到竣工的全過程，它既是展示新中國成立以來經(jīng)濟建設(shè)偉大成就的重要載體，也是決勝全面建成小康社會、建設(shè)社會主義現(xiàn)代化強國的信息保障。2018年是全國上下深入貫徹落實黨的十九大精神的開局之年，社會各界“擼起袖子加油干”，全面開啟了高質(zhì)量發(fā)展的新篇章。新時代呼喚檔案工作新作為，我們立足于三個方面的機遇需求，開展“檔案管理的六大步驟”研究，探索實施建設(shè)項目檔案全過程管理。

　　國家層面，國家檔案局本著“適應(yīng)變化，全面修改，加強管理，便于操作”的思路，將《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）修訂為《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》。新標(biāo)準(zhǔn)由原來側(cè)重技術(shù)性，發(fā)展為管理性與技術(shù)性并重，并區(qū)分了項目文件和項目檔案的概念，強調(diào)了項目檔案的源頭控制和全程管理，指出了項目檔案工作要融入項目建設(shè)，明確了項目電子文件歸檔和電子檔案管理的要求，適應(yīng)新時代發(fā)展需求，具有極強的指導(dǎo)意義。

　　山東層面，2018年，山東省委省政府全面部署了新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程，吹響了山東向高質(zhì)量發(fā)展的進軍號。傳統(tǒng)改造產(chǎn)業(yè)和新興產(chǎn)業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)離不開檔案的高效率支撐和高標(biāo)準(zhǔn)管理，特別是對于建設(shè)項目檔案工作來講，更要主動全面融入各類項目建設(shè)全過程，變“末端收”為“全程控”，變“被動收”為“動態(tài)控”，爭取在服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展中走在前列、迭代升級。

　　檔案業(yè)務(wù)層面，我們選擇以電網(wǎng)建設(shè)項目為樣板開展建設(shè)項目檔案管理“十步工作法”研究，一方面是考慮“外電入魯”、現(xiàn)代一流配電網(wǎng)、“智能電網(wǎng)”等電網(wǎng)建設(shè)項目是新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程的重要保障，加強電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理是山東檔案工作“走在前列”的具體體現(xiàn)。此外電網(wǎng)建設(shè)項目管理流程相對規(guī)范精簡，建設(shè)周期通常不超兩年，對于開展示范管理工作具有一定優(yōu)勢。

　　另一方面是考慮國網(wǎng)山東省電力公司檔案工作綜合實力在省內(nèi)處于領(lǐng)先位次，同時國網(wǎng)山東省電力公司2018年推行“深化基建隊伍改革、強化施工安全管理”政策，電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理主體責(zé)任進一步厘清，為“十步工作法”的探索研究奠定了基礎(chǔ)。

　　創(chuàng)新做法

　　建設(shè)項目檔案管理“十步工作法”依據(jù)檔案管理和建設(shè)管理有關(guān)規(guī)定，主要包括“科學(xué)構(gòu)建工作機制、加強檔案前端管控、超前開展培訓(xùn)交底、強化文件源頭控制、文件形成及時收集、納入工程同時檢查、轉(zhuǎn)序竣工同步驗收、關(guān)鍵環(huán)節(jié)飛行檢查、合規(guī)歸檔電子文件、嚴格組織檔案驗收”十個環(huán)節(jié)工作，可作為落實《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的一般性方法。

　　第一步，科學(xué)構(gòu)建工作機制

　　建設(shè)單位根據(jù)項目建設(shè)特點和管理模式，構(gòu)建項目檔案管理組織機制和聯(lián)動機制，形成檔案管理與建設(shè)管理融合互動的運作模式。主要包括三個方面：一是明確檔案管理機構(gòu)項目檔案歸口管理責(zé)任以及工程管理相關(guān)部門項目檔案主體管理責(zé)任；二是建立部門崗位績效考核、合同履約評價、工程獎懲相互聯(lián)動的項目檔案考核機制；三是建立檔案管理機構(gòu)、工程管理相關(guān)部門、參建單位相互聯(lián)動的項目檔案管理信息共享和定期協(xié)調(diào)機制。

　　第二步，加強檔案前端管控

　　主要包括項目檔案規(guī)范制度建設(shè)、合同管理和預(yù)算管理三個方面。制度規(guī)范建設(shè)既要符合有關(guān)規(guī)章要求，也要結(jié)合項目實際情況，確保各項工作有章可依。合同管理是在合同條款里要明確項目檔案工作責(zé)任和違約責(zé)任，在合同履約評價時對項目檔案工作履約情況進行考核，與合同款支付直接掛鉤。項目檔案預(yù)算管理是在編制項目預(yù)算時單獨列支檔案管理費用或明確檔案預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案設(shè)備材料的采購以及相關(guān)工作的開展有充足資金支持。

　　第三步，超前開展培訓(xùn)交底

　　檔案培訓(xùn)和交底不到位，是造成參建單位歸檔意識薄弱的原因之一。開工前，建設(shè)單位應(yīng)對參建單位及時組織培訓(xùn)或交底，培訓(xùn)主要內(nèi)容包括對項目檔案管理機制、方法以及檔案操作流程、整理標(biāo)準(zhǔn)等，讓參建單位明確項目檔案工作是什么、為什么、怎么做；交底主要側(cè)重檔案工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，交底內(nèi)容規(guī)范明確，不能模棱兩可，規(guī)章制度中沒有具體要求的在交底中提出具體要求，參與交底的參建單位簽字確認各項檔案要求，作為后續(xù)考核和檢查的依據(jù)。

　　第四步，強化文件源頭控制

　　以節(jié)點管控思路從項目文件形成開始跟蹤項目文件的流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)結(jié)束后及時收集。工程管理相關(guān)部門、參建單位應(yīng)根據(jù)歸檔范圍和實際工作內(nèi)容，梳理應(yīng)歸檔項目文件清單、文件來源和文件計劃收集節(jié)點，做到項目文件清單式收集。項目文件來源較為復(fù)雜，工程管理相關(guān)部門、參建單位安排專人負責(zé)項目文件收集，并將收集過程中遇到的問題納入工程協(xié)調(diào)機制予以解決，建設(shè)單位根據(jù)項目文件來源確定文件歸檔責(zé)任，并建立項目文件收集方面的考核問責(zé)機制。

　　第五步，文件形成及時收集

　　在項目建設(shè)過程中，建立項目文件隨時形成、及時歸檔的“預(yù)立卷”制度，具體是指工程管理相關(guān)部門和參建單位在項目文件收集后，立即對項目文件進行收集并進行預(yù)分類、預(yù)排列、預(yù)編號、預(yù)編目但可以不裝訂的過程。預(yù)立卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參照正式案卷標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)立卷進度基本與項目建設(shè)進度同步，最多不落后項目建設(shè)進度兩個施工節(jié)點。項目建設(shè)過程中，建設(shè)單位以“預(yù)立卷”為對象和抓手，對工程管理相關(guān)部門和參建單位項目檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　第六步，融入工程同步檢查

　　檔案與工程都是建設(shè)項目的重要組成部分，兩者相輔相成，不能分割對待。建設(shè)單位將檔案和工程同時檢查要求寫入項目管理制度規(guī)范，在項目檢查活動中檢查項目文件“預(yù)立卷”的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全等指標(biāo)，并做好檢查結(jié)果的監(jiān)督考核。

　　工程管理相關(guān)部門和參建單位在開展項目檢查或?qū)ｍ棛z查時，同步檢查項目文件材料收集和“預(yù)立卷”情況，并留存相關(guān)檢查記錄。監(jiān)理單位檔案人員參加設(shè)備開箱檢查，并檢查開箱資料完整性。

　　關(guān)鍵環(huán)節(jié)飛行檢查

　　借鑒安全管理“四不兩直”和“專項督導(dǎo)”兩種檢查模式，由建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)或檔案行政主管部門、上級主管單位為主體組織檔案飛行檢查，作為落實檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)的手段之一。檢查以發(fā)現(xiàn)問題并解決問題為目的，舉一反三提出整改措施，切實提高現(xiàn)場項目檔案管理水平，但對于檔案管理不規(guī)范、項目文件收集進度嚴重滯后工程建設(shè)進度，案卷質(zhì)量低下、內(nèi)容錯漏突出、給運行和利用埋下隱患的，堅持追究相關(guān)單位責(zé)任。

　　轉(zhuǎn)序竣工同步驗收

　　開展各類型項目驗收等活動的同時對項目文件預(yù)立卷的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、安全性等指標(biāo)進行同步驗收。在項目階段性專項驗收中，檢查本階段項目文件預(yù)立卷質(zhì)量，檔案不合格不同意工程轉(zhuǎn)序施工；在單位工程竣工驗收中，檢查單位工程項目文件預(yù)立卷質(zhì)量，檔案不合格不予以支付單位工程進度款；在整體竣工驗收中，檢查項目文件整體歸檔情況，檔案不合格不允許工程整體投運。檔案管理機構(gòu)根據(jù)需要參加項目竣工驗收。

　　合規(guī)歸檔電子文件

　　示范工程項目電子文件主要有項目信息化形成的原生電子文件和紙質(zhì)檔案掃描形成的數(shù)字化副本兩種。原生電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔管理包括項目管理信息系統(tǒng)電子文件管理功能搭建、電子檔案管理系統(tǒng)搭建、電子文件的收集、整理、檢驗、歸檔以及電子檔案的儲存、保管、轉(zhuǎn)存和檢測等環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段的電子文件歸檔和管理對象以紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本居多，可主要采用在線歸檔的方式，將數(shù)字化副本分類、整理并錄入掛接到檔案管理信息系統(tǒng)。

　　嚴格把關(guān)檔案驗收

　　在項目檔案歸檔后、向運行或檔案保管機構(gòu)移交前，按照《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）對檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性以及組卷質(zhì)量和檔案管理情況進行全面驗收，確保項目檔案質(zhì)量滿足檔案保管和利用的要求。驗收組織主體一般為項目主管部門、檔案行政主管部門或項目建設(shè)單位。檔案驗收結(jié)果作為支付參建單位進度款或考核有關(guān)部門、單位或崗位的必要參考依據(jù)，檔案驗收通過后檔案接收單位和移交單位要辦理相應(yīng)交接手續(xù)。

　　效果及影響

　?。ㄒ唬与娋W(wǎng)建設(shè)項目檔案管理水平持續(xù)提升

　　國網(wǎng)山東省電力公司在“十步工作法”的研究、實踐和推廣過程中，轉(zhuǎn)變了過去工程竣工后被動收集文件材料的老習(xí)慣，樹立了“抓好兩頭、管控中間”的電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理新思路。

　　前端控制方面，全面組織項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)加強有關(guān)規(guī)章制度的宣貫教育，將檔案歸檔和質(zhì)量要求列入工程招標(biāo)文件和合同條款，將檔案費用列入工程和公司預(yù)算。中間控制方面，全面壓實建設(shè)管理單位項目文件管理主體管理責(zé)任，適時開展檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)和檢查。

　　末端控制方面，高標(biāo)準(zhǔn)、全覆蓋、常態(tài)化組織超高壓建設(shè)項目檔案驗收，積極組織中、高壓建設(shè)項目檔案試點驗收，將檔案驗收結(jié)果納入有關(guān)單位業(yè)績考核和參建單位履約評價，將檔案歸檔質(zhì)量與工程尾款結(jié)算支付相掛鉤。

　　在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理基礎(chǔ)不斷筑牢、管理水平不斷提升的基礎(chǔ)上，根據(jù)“十步工作法”逐步完成了配電網(wǎng)工程、信息化項目、充換電設(shè)施等建設(shè)項目檔案管理制度的研究發(fā)布，進一步健全完善了公司檔案管理機制，為保障電網(wǎng)和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強保障。

　?。ǘ┩苿印督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》更好落地

　　為了更好落實《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》，全面推廣“十步工作法”經(jīng)驗成果，我們2019年編寫出版了《建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理操作手冊》，2020年配套制作發(fā)布了《建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理教學(xué)微視頻》。

　　“操作手冊”和“教學(xué)微視頻”主要分為“項目檔案管理概況”“十步工作法”“檔案整理組卷指南”三個方面內(nèi)容，其中“項目檔案管理概況”主要對《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》條款進行解析，解決了《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》“是什么”“為什么”的問題，“十步工作法”和“檔案整理組卷指南”主要解決了《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》“怎么做”的問題。

　　近兩年，我們通過學(xué)習(xí)強國山東學(xué)習(xí)平臺、檔案培訓(xùn)、“山東省檔案館”“蘭臺之家”微信公眾號、國家電網(wǎng)公司“網(wǎng)絡(luò)大學(xué)”等平臺大力推廣“操作手冊”和“教學(xué)視頻”，在收獲廣泛關(guān)注的同時，一方面讓廣大項目檔案工作者對《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》有了更全面的認識，另一方面為大家開展項目檔案工作帶來了一定借鑒和啟發(fā)，進一步提高了項目檔案制度執(zhí)行能力和水平。

　　（三）構(gòu)建項目檔案行業(yè)管理的良好開端

　　山東省檔案館和國網(wǎng)山東省電力公司聯(lián)合開展建設(shè)項目檔案管理“十步工作法”研究推廣，受到了社會各界和國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)廣泛關(guān)注，《中國檔案報》頭版刊登《山東為電網(wǎng)項目建立“十步工作法”》報道。在此次合作中，雙方共享信息資源，重大問題共同協(xié)商解決，重要任務(wù)協(xié)同安排部署，共同開展項目檔案指導(dǎo)檢查以及研究成果的梳理、總結(jié)和推廣工作，積累了合作經(jīng)驗，雙方在業(yè)務(wù)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)等方面取得了共贏。

　　此次是山東省實施新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程中建設(shè)項目檔案行業(yè)管理的一次良好開端，下一步，將引領(lǐng)山東“十強”產(chǎn)業(yè)單位以及各級電網(wǎng)企業(yè)與檔案部門的深度合作，不斷提高全省項目檔案管理水平，為山東建設(shè)現(xiàn)代化強省和奪取新舊動能重大工程勝利體現(xiàn)檔案價值、貢獻檔案力量。