文件檔案管理一直以來都是一個(gè)費(fèi)力不討好卻又不可或缺的基礎(chǔ)性工作，這項(xiàng)工作看似不會(huì)產(chǎn)生很大的成果，卻是幫助公司傳承、積累組織歷史和文化的一項(xiàng)重要工作，檔案文件管理軟件承擔(dān)著將組織知識(shí)經(jīng)驗(yàn)顯性化的任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)者決策和員工的學(xué)習(xí)創(chuàng)新提供必要的支持。

　　傳統(tǒng)文檔管理的痛點(diǎn)

　　工作量大

　　文檔管理涉及面非常廣泛，涉及組織各類的合同、人員信息、資質(zhì)證書、技術(shù)文件等等，管理起來耗費(fèi)時(shí)間和人力，還可能出現(xiàn)紕漏。

　　難以查閱

　　文檔過多、分類雜亂，使得查閱起來極其不方便，浪費(fèi)了時(shí)間，還可能找不到。

　　借閱麻煩

　　借閱過程麻煩，管理員需要了解借閱人是否擁有借閱權(quán)限，了解文檔是否已借出，還要依次登記借閱信息。

　　文檔丟失

　　文檔信息記錄不規(guī)范、追回不及時(shí)等原因常常會(huì)導(dǎo)致組織的重要文檔丟失，耽誤使用。

　　檔案文件管理軟件數(shù)字化文檔管理

　　檔案文件管理軟件以“分類、管理、存儲(chǔ)+資料電子化”為基礎(chǔ)思路，幫助客戶建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)文件檔案信息管理檔案文件管理軟件。

　　及時(shí)歸檔，合理分類

　?。?）自主分類：可以自主設(shè)立多級(jí)目錄，分類存放辦公室、各處室、各中心的文件，且文件夾可以無限級(jí)增加；檔案文件管理軟件包括單位級(jí)文檔、項(xiàng)目級(jí)文檔、個(gè)人級(jí)文檔，每創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目便自動(dòng)生成相應(yīng)的項(xiàng)目級(jí)文件夾。

　　規(guī)范整理，查借快捷

　　（1）上傳方便：支持非編輯器模式，直接上傳word、excel、pdf等格式文件；支持word直接粘貼；還可直接編輯，圖文混排，簡單易用。

　　（2）變更提醒：用戶端可根據(jù)權(quán)限上傳、下載及查看文件，并對(duì)自己上傳的文件進(jìn)行增、刪、查、改等操作；對(duì)文檔的變更也會(huì)有相應(yīng)的消息提醒。

　?。?）分類檢索：檢索文檔可以根據(jù)各種條件進(jìn)行檢索，快捷方便。

　?。?）借還流程化：信息采編人員可以通過文檔的目錄直觀瀏覽文檔狀態(tài)，無論借閱還是歸還，都需要經(jīng)過流程審批，記錄系統(tǒng)。

　　權(quán)限控制，安全保管

　　（1）自主設(shè)定權(quán)限：可以自主設(shè)定上傳文檔的查閱權(quán)限，指定共享、不共享或有限共享，保證涉密文檔的安全。

　　（2）輕負(fù)擔(dān)運(yùn)行：OA辦公平臺(tái)中的重要文檔及時(shí)歸檔管理，安全保管，非重要文檔2-3年后逐漸清理，保證OA負(fù)載均衡。

　?。?）文檔回收：注銷文檔可以通過文檔回收站找回，保證文檔的回收利用。

　　檔案文件管理軟件的價(jià)值

　　統(tǒng)一文檔管理渠道

　　為企業(yè)存儲(chǔ)各種文檔提供了統(tǒng)一的信息化渠道，對(duì)文檔進(jìn)行“一站式”采集、分類、歸檔、管理、檢索、查閱的全生命周期管理，提升了企業(yè)文檔管理水平。

　　提升檢索利用效率

　　信息化、電子化的檔案管理以及快捷的檢索工具，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資料的快速查閱、變更及積累，提升文檔檢索及檔案利用的效率，節(jié)省了時(shí)間和人力成本。

　　保障企業(yè)文檔安全

　　將辦公平臺(tái)中所有的重要工作內(nèi)容及時(shí)歸檔管理系統(tǒng)，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限控制，為涉密資料層層“加碼”；“線上+線下”的雙線管理，為重要資料的保存提供雙重保障。