企業(yè)管理文件的規(guī)范化和規(guī)范化普通的公司對(duì)文件的理解還停留在文件的存取和備份上，除此之外，還存在著查找困難、借還不知道去向、版本混亂、權(quán)限不明、惡意傳播等問題。電子檔案文件管理系統(tǒng)，就是針對(duì)文件的難點(diǎn)問題，給出了完美的解決辦法：

　　檔案文件管理系統(tǒng)為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理，系統(tǒng)將將通文件的編制與工作結(jié)合起來檔案文件管理系統(tǒng)為公司從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到回收使用的整個(gè)過程提供全面的文檔管理，從文檔創(chuàng)建之時(shí)起，就使用該文檔創(chuàng)建文檔，建立文檔后，可以對(duì)文檔進(jìn)行協(xié)作（編輯、校對(duì)、變更、審批等），文檔管理體系生成文檔后，可以將文檔和文檔的管理印記（協(xié)作印記）一起歸入相應(yīng)的文檔類別中，從而在企業(yè)層次實(shí)現(xiàn)了文檔的集中和統(tǒng)一。

　　無論合同、方案、報(bào)價(jià)、案例等等，各類文件均可以在文件管理體系之上形成閉環(huán)的管理體系，協(xié)助公司利用文件鏈對(duì)供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)鏈進(jìn)行控制，將文件轉(zhuǎn)化為公司的核心能力！

　　將檔案進(jìn)行導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)了檔案架信息采集、檔案地址大家都知道，不同的公司，文件的應(yīng)用情況不同，這就造成了不同的歸類方式。通常，企業(yè)文件的標(biāo)準(zhǔn)化就是能夠?qū)ξ募?shù)據(jù)進(jìn)行定義，可滿足企業(yè)管理不同類型、不同性質(zhì)文檔內(nèi)容的自定義需求。

　　檔案文件管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

　　檔案文件管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案文件管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

　　找一個(gè)靠譜的檔案文件管理系統(tǒng)，需要具備滿足用戶的多樣化需求調(diào)整，文檔與系統(tǒng)間相結(jié)合，以及軟件系統(tǒng)的公司資質(zhì)背景。

　　這里推薦天翎的KMS知識(shí)文檔管理系統(tǒng)，滿意以下多種情況：

　　目錄多級(jí)分類管理：真正支持目錄無限極分類，適應(yīng)文檔不同屬性分類，如按部門用戶分類、按部門項(xiàng)目分類、按群組分類、按時(shí)間分類等等。

　　多維權(quán)限控制：可針對(duì)用戶、部門及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等20多項(xiàng)權(quán)限控制。

　　批量導(dǎo)入／導(dǎo)出：擇指定的文檔將其從系統(tǒng)中導(dǎo)出，從對(duì)應(yīng)文件中將其內(nèi)容恢復(fù)到系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為文檔。這使得文檔可以存儲(chǔ)為特定結(jié)構(gòu)的文件用于備份或資源共享，為文檔備份、文檔遷移、資料共享等提供了很好的途徑。

　　流程自動(dòng)歸檔：在企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中，可能會(huì)有商務(wù)合同、會(huì)議記錄、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、項(xiàng)目文檔等過程性質(zhì)文檔，流程會(huì)自動(dòng)保存文檔狀態(tài)，包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。

　　支持審批文檔關(guān)聯(lián)：提供在流程表單中關(guān)聯(lián)相關(guān)知識(shí)文檔，讓流程發(fā)起人有更多信息參考，同時(shí)提供給流程審批人更多決策支持，例如合同審批、項(xiàng)目驗(yàn)收等流程的決策支持與過程控制。