在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案已不在局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)字化檔案、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵，也是檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。

　　所謂檔案管理信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。它可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：

　　1.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

　　檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是指按照―定的用途來(lái)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)或者把若干個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行整合、疊加的過(guò)程。檔案信息的數(shù)字化體現(xiàn)了信息資源的管理，網(wǎng)絡(luò)化體現(xiàn)了檔案管理信息化的技術(shù)平臺(tái)。

　　2.實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化

　　傳統(tǒng)的檔案接收是在檔案部門(mén)內(nèi)進(jìn)行的，檔案管理信息化后的檔案部門(mén)則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接收遠(yuǎn)程的文件或檔案，并在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)、處理，同時(shí)又可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)程傳遞與提供利用。

　　3.實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享

　　傳統(tǒng)檔案在同一時(shí)刻、同一地點(diǎn)往往只能提供一份原件或最多若干份復(fù)印件供利用者使用。而數(shù)字化的檔案信息在理論上則可以在同一時(shí)刻提供無(wú)限多的與原件質(zhì)量一樣的復(fù)制品供利用者使用。高度共享的另一個(gè)含義是利用者可以在有網(wǎng)絡(luò)接入的任何地方在任何時(shí)刻利用檔案信息資源，不必像檔案管理信息化以前必須在特定的時(shí)間、特定的地點(diǎn)利用檔案。

　　4.必將引發(fā)檔案管理模式的變革

　　計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的應(yīng)用，必然會(huì)對(duì)原有的管理模式、工作流程有所影響，有些部門(mén)或流程會(huì)縮小，甚至取消，也可能會(huì)增加新的部門(mén)與業(yè)務(wù)流程。檔案管理模式的變革無(wú)論對(duì)于檔案管理理論還是實(shí)踐的影響都是深遠(yuǎn)的，也是我們必須關(guān)注和研究的課題。

　　檔案館原有的館藏傳統(tǒng)檔案數(shù)量非常龐大，把所有檔案完全數(shù)字化是一個(gè)工作量非常大的過(guò)程。在建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)供客戶(hù)查詢(xún)的基礎(chǔ)上，可以考慮采用兩種方式逐步把館藏檔案數(shù)字化。

　　1、采用重要檔案與永久性檔案優(yōu)先處理的方式。在鑒定的基礎(chǔ)上，優(yōu)先將重要檔案與永久性保存的檔案通過(guò)掃描進(jìn)行數(shù)字化，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站提供利用。

　　2、采用按需掃描的處理方式。采用這種方式，首先應(yīng)對(duì)館藏檔案的借閱信息與利用者信息進(jìn)行分析，確定利用量大或是重要利用者的館藏檔案，再對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，并與其目錄相關(guān)聯(lián)以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的全文查詢(xún)。同時(shí)還可采用以下方式作為補(bǔ)充：當(dāng)有客戶(hù)查詢(xún)要求時(shí)，將其要求的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描進(jìn)行數(shù)字化進(jìn)入檔案數(shù)寧化管理平臺(tái)，并且與其索引相關(guān)聯(lián)。

　　通過(guò)以上兩種方式，既可以有條不紊地實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化，又可以滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的提供利用。

　　館藏檔案是一個(gè)實(shí)體信息庫(kù)，數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是一個(gè)信息庫(kù)，數(shù)字化的檔案信息庫(kù)是為提供利用服務(wù)而建設(shè)的，從節(jié)省人、財(cái)、物方面考慮，現(xiàn)階段沒(méi)有必要也不可能將館藏的所有傳統(tǒng)檔案都進(jìn)行數(shù)字化，應(yīng)該說(shuō)二者是一個(gè)不等量的關(guān)系。由于館藏檔案數(shù)字化的逐步實(shí)現(xiàn)，這個(gè)不等量值在檔案管理信息化的初始階段還是比較巨大的。

　　檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入大、見(jiàn)效慢的工作，而各地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，歷史文化有區(qū)別，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)有差異，這就決定了檔案信息化建設(shè)不能搞一概而論。面對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)條件，應(yīng)該采用分級(jí)分步實(shí)施的辦法。根據(jù)各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r分為不同的層次，對(duì)每個(gè)層次提出不同的發(fā)展要求，制定不同的實(shí)施目標(biāo)。

　　對(duì)于有條件的檔案部門(mén)（如中央與省級(jí)檔案館或經(jīng)濟(jì)條件較好、技術(shù)力量較強(qiáng)的大小型企事業(yè)檔案部門(mén)），可以率先完成檔案管理信息化建設(shè)的階段性任務(wù)，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案網(wǎng)站，開(kāi)發(fā)自己的檔案管理軟件等。對(duì)于條件尚可的檔案部門(mén)可以先結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，確定檔案管理信息化建設(shè)每個(gè)階段完成的任務(wù)，先構(gòu)建檔案部門(mén)的局域網(wǎng)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。對(duì)于經(jīng)濟(jì)與技術(shù)條件較差的檔案部門(mén)，主要解決信息化建設(shè)中的條件問(wèn)題，以達(dá)到檔案管理信息化建設(shè)的基本要求。

　　三個(gè)層次不是一成不變的，當(dāng)條件成熟時(shí)，后面層次的檔案部門(mén)應(yīng)該采取各種措施，力爭(zhēng)進(jìn)入前面的層次。

　　沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有信息化，因?yàn)闄n案管理信息化的一條重要標(biāo)志就是信息共享，而信息共享的基礎(chǔ)則是標(biāo)準(zhǔn)化。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該建立一套相關(guān)的行政法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面。

　　管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，工作人員、用戶(hù)及設(shè)備管理規(guī)范，利用管理規(guī)定，以及信息資源合法性的確認(rèn)等。如《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)試規(guī)程》等。

　　業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。如《電子文件名詞術(shù)語(yǔ)》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等。

　　技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存格式規(guī)范、數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸規(guī)范和數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)等。

　　傳統(tǒng)的檔案工作一般是以任務(wù)為中心的，而計(jì)算機(jī)的管理更多是面向業(yè)務(wù)流程的。在實(shí)施檔案管理信息化的過(guò)程中，為了提高管理效率，必然要對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)。因此，應(yīng)該精簡(jiǎn)分散的過(guò)程，職能上糾正錯(cuò)位的過(guò)程，執(zhí)行上刪除冗余的過(guò)程，把分散在功能部門(mén)的作業(yè)，整合成單一流程，以提高效率。

　　在可能的條件下，以平行作業(yè)取代順序作業(yè)，促進(jìn)組織扁平化，減少組織的上下層次，增加管理的幅度。在業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)從職能管理到面向業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變；要注重整體流程最優(yōu)的系統(tǒng)思想；要充分發(fā)揮每個(gè)人在整個(gè)業(yè)務(wù)流程巾的作用；同時(shí)，要利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)處理好分散與集中的矛盾。