隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化時代的到來，當(dāng)前人民法院審判執(zhí)行工作不可避免地會遇到信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，訴訟檔案作為人民法院司法為民、公正司法的重要載體，其管理模式也經(jīng)受著科技力量的巨大沖擊。因此，在數(shù)字化新背景下，訴訟檔案數(shù)字化規(guī)范加快信息化建設(shè)進(jìn)程、開發(fā)相關(guān)信息管理系統(tǒng)、實現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范管理已成為大多數(shù)法院的工作重點和當(dāng)務(wù)之急。

　　一、人民法院訴訟檔案數(shù)字化規(guī)范的含義

　　人民法院訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案，是人民法院審判活動的記錄，又是做好審判工作的依據(jù)和必要條件。數(shù)字化管理是指利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)、通信等技術(shù)，通過統(tǒng)計、分類技術(shù)量化管理對象與管理行為，實現(xiàn)研發(fā)、計劃、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動和方法。人民法院訴訟檔案的數(shù)字化管理主要是指通過數(shù)字化電子掃描技術(shù)將訴訟當(dāng)事人和法院審判活動中形成的紙質(zhì)案卷材料加工成圖像形式儲存起來，以電子文檔的形式實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，提供便捷利用服務(wù)。

　　二、人民法院訴訟檔案數(shù)字化管理的重要意義

　　1.是數(shù)字化管理是審判管理適應(yīng)信息化潮流的必然要求。法院信息化建設(shè)是審判工作應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇，在“大數(shù)據(jù)、大格局、大服務(wù)”工作理念的指導(dǎo)下，多數(shù)法院的信息化建設(shè)在服務(wù)人民群眾、服務(wù)審判執(zhí)行、服務(wù)司法管理等方面呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢，實現(xiàn)了信息化建設(shè)與法院工作的深度融合。訴訟檔案的管理作為法院工作的重要組成部分，實現(xiàn)對其的數(shù)字化管理毋庸置疑已成為人民法院信息化建設(shè)的重要組成部分和法院檔案數(shù)字化管理的核心工作內(nèi)容。

　　2.是數(shù)字化管理是提高效率、方便訴訟的重要手段。在訴訟活動中，當(dāng)事人、律師、法官等各方主體隨時都會調(diào)取卷宗進(jìn)行訴訟或者參考，所以卷宗借閱較為頻繁，實施檔案數(shù)字化管理后，計算機(jī)等現(xiàn)代化手段代替了人工來歸類整理檔案，檢索利用檔案效率大大提升。另外，根據(jù)最高法院部署，各中層法院、基層法院完成紙質(zhì)版檔案掃描后，依托人民法院統(tǒng)一的電子訴訟檔案查閱服務(wù)平臺，將能實現(xiàn)四級法院網(wǎng)上調(diào)閱電子案卷，法官可以在線實現(xiàn)本地、異地調(diào)閱案卷，了解案件原審情況，或者查閱參考關(guān)聯(lián)案件信息，不僅大大提高了審判效率，還解決了調(diào)卷難問題。

　　3.是能夠極大地節(jié)約空間資源，順利地實現(xiàn)長期保存。法院的檔案保管期限分永久保存、長期保存、短期保存，后兩者稱為定期保存。定期保存的檔案，保管期滿后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的需要延長保管期限，有的需要轉(zhuǎn)為永久保存，對到期后不能轉(zhuǎn)為永久的，就需要銷毀。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟檔案需要有較大的存放空間，且對保存環(huán)境也有較高要求，需要經(jīng)常除濕、保持恒溫、排風(fēng)、殺蟲等，因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理存在諸多浪費資源的弊端。檔案管理數(shù)字化后，就可以直接借助電子存儲設(shè)備做到實時存儲，極大地節(jié)省了空間資源。同時，對于需要銷毀的檔案，即便紙質(zhì)版被銷毀了，但電子版仍在，一旦出現(xiàn)特殊情況需要溯源和查詢時，能立即被調(diào)取出來以供查閱，真正實現(xiàn)訴訟檔案持續(xù)累積、長久保存、科學(xué)管理的目標(biāo)。

　　4.是能夠減少勞動強(qiáng)度，提高分類準(zhǔn)確性，降低損壞風(fēng)險。法院的檔案記載著各類案件的具體細(xì)節(jié)，包含有大量的信息，這就使得整理分類工作較為煩瑣、勞動強(qiáng)度大，且容易出現(xiàn)理解差異導(dǎo)致分類不準(zhǔn)確的情況。此外，人工分類時是以一種類別進(jìn)行分類，這樣的分類較為單一，不能根據(jù)不同的關(guān)鍵詞進(jìn)行自定義調(diào)整分類。因此，借助數(shù)字化能有效降低人為因素在檔案歸檔工作中的影響，在減少人力資源和時間投入的同時，還能提高分類的準(zhǔn)確性。

　　此外，在傳統(tǒng)的檔案借閱模式中，辦案人員、當(dāng)事人、律師等查閱卷宗時需要頻繁到檔案室調(diào)取，時間久了，舊存的紙質(zhì)檔案的完好保存成為重大問題，這些舊存檔案一旦丟失或者損壞將造成不可估量的損失。檔案數(shù)字化管理后，能很大程度上減輕對原始紙質(zhì)檔案的損壞，加強(qiáng)對原件的保護(hù)，避免人為因素對檔案的破壞。

　　三、人民法院推進(jìn)檔案數(shù)字化管理存在的問題

　　1.是檔案數(shù)字化管理還不統(tǒng)一。目前，各地檔案數(shù)字化管理進(jìn)程差異較大，大多法院調(diào)閱卷宗仍停留在實體查找階段。同時，由于信息軟件等開發(fā)設(shè)計不統(tǒng)一，各地法院檔案電子化管理“各自為政”，給跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享帶來一定的困難。

　　2.是檔案數(shù)字化工作人力、物質(zhì)投入難保障。數(shù)字化管理專業(yè)性較強(qiáng)，不僅需要專業(yè)技術(shù)人才，還要添置專門的硬件設(shè)備，且掃描工作周期較長，資金投入量較大。就當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下，多數(shù)法院較重視審判辦公大樓、法庭建設(shè)以及車輛裝備等，對檔案管理這一項工作重視不夠，要拿出大額經(jīng)費，還要投入較大的人力、物力和精力，對大多數(shù)法院來說是件需要認(rèn)真考量的事情，這也是制約法院檔案信息化建設(shè)的又一瓶頸。

　　3.是訴訟檔案管理的安全性有待加強(qiáng)。人民法院的訴訟檔案涉及到國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等，一旦泄露，將造成無法估計的損失。當(dāng)前，隨著黑客竊取手段不斷翻新，檔案數(shù)字化管理的不安全性也隨之增加，如何保證電子化管理中檔案的安全性，也是制約訴訟檔案數(shù)字化管理的一大障礙。

　　四、人民法院推進(jìn)檔案數(shù)字化

　　1.是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提是建立健全檔案庫，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，不僅要著手補(bǔ)齊檔案文件目錄，還要校驗錄入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)真實、完整以及有效。要配備先進(jìn)的掃描儀等設(shè)備以及配套的系統(tǒng)軟件和安全控制系統(tǒng)，以便對書面文字、照片圖像等材料進(jìn)行準(zhǔn)確掃描、數(shù)據(jù)錄入、整理分類、存儲保管和查閱利用。同時，還要簡單進(jìn)行篩選，對檔案中損毀度高、使用頻率高、保存價值高的優(yōu)先掃描，以加快數(shù)字化管理進(jìn)程。

　　2.是建立健全相關(guān)規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范化。結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，要對數(shù)據(jù)庫錄入、案件檢索及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等明確相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理有章可循、有法可依，盡快實現(xiàn)對檔案工作各項工作的有效管控三是加強(qiáng)培訓(xùn)，配齊配強(qiáng)專業(yè)管理人員隊伍。既要加大資金投入，也要內(nèi)部挖潛與引進(jìn)外來技術(shù)人才相結(jié)合，建立健全人才管理機(jī)制，打造一支既懂法院檔案管理又熟練信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以應(yīng)對信息化時代法院檔案管理工作的新的更高要求。

　　3.人民法院訴訟檔案數(shù)字化管理是法院信息化建設(shè)的“重要項目”，它能夠沖破傳統(tǒng)檔案管理和利用的種種局限，實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理。盡管當(dāng)前各地法院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程還不統(tǒng)一，但可預(yù)見的是，一旦四級法院檔案數(shù)字化管理模式全面完成，檔案管理工作將會迎來新的局面，人民群眾也將會有更多的司法獲得感，審判管理工作與訴訟服務(wù)水平也將實現(xiàn)“雙提升”。