干部人事檔案是反映干部成長歷程的重要資料，也是全面考察了解干部的重要依據(jù)，近年來，隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺以及全國、自治區(qū)干部人事檔案工作會議的召開，為新時期如何進一步管好檔案、用好檔案提出了要求，人事檔案數(shù)字化加工公司指明了方向。

　　今天就干部人事檔案數(shù)字化加工應(yīng)該需要注意的問題向大家釋疑。

　　Q：干部檔案材料編碼原則是什么？

　　A：干部人事檔案材料編碼，包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對干部人事檔案材料所劃分的十個大類號；份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆，標在每份材料第一面的右上角。具體來說，第一類、第二類、第三類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：

　　1-1、1-2……

　　2-1、2-2……

　　3-1、3-2……

　　5-1、5-2……

　　6-1、6-2……

　　7-1、7-2……

　　8-1、8-2……

　　10-1、10-2……

　　備注：前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別，后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號。如“1-1”表示第一類中的第一份材料，依次類推。

　　第四類材料順序號的編寫如下：

　　4-1-1、4-1-2……

　　4-2-1、4-2-2……

　　4-3-1、4-3-2……

　　4-4-1、4-4-2……

　　第九類材料順序號的編寫如下：

　　9-1-1、9-1-2……

　　9-2-1、9-2-2……

　　9-3-1、9-3-2……

　　9-4-1、9-4-2……

　　備注：第一個數(shù)字代表材料所屬大類別，中間數(shù)字代表材料所屬小類別，最后數(shù)字代表材料在每小類中的排序號。如“9-1-1”表示第九類第一小類工資材料中的第一份材料，依次類推。

　　在每份材料右上角編上順序號的同時，用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼（正面右下角，反面左下角）。

　　有封面的材料要從封面開始編寫（如干部履歷表的封面要編頁）；凡有圖文的頁面，每面作為一頁（如入黨志愿書中的說明頁和誓詞頁都要編頁）；空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)；注意：所有已有印刷編碼的材料，如干部履歷表一律也要手工編頁，編頁方法按照如上四點執(zhí)行。

　　Q：干部檔案目錄中“材料形成時間”如何把握？

　　A：“材料形成時間”填寫材料落款時間，是以文件辦理完畢、正式生效時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。個別材料年月日均沒有的，不用填寫。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成的時間。

　　Q：干部檔案目錄“備注”應(yīng)該如何填寫？

　　A：“備注”是填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的《干部任免審批表》，要在備注中注明“含有考察材料”；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。

　　Q：干部檔案材料歸檔排序原則是什么？

　　A：排序是指將每一類別的材料，按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，排列順序，并通過編寫“順序號+頁碼”將材料固定下來。

　　排序方法有2種：一是按材料形成的時間排序；二是按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。

　　按材料形成的時間排序，這種方法適用于干部檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

　　注意：第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類之后，各小類中分別按時間先后進行排序。同期《干部任免審批表》與考察（考核）材料，合并為一份材料，排序為《干部任免審批表》在前、考察（考核）材料在后，不按時間排序。

　　按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序，這種方法適用于第五、六、八類材料。第五類、第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料排序：入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前；黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　Q：檔案技術(shù)加工時，應(yīng)該注意哪些問題？

　　A：對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合歸檔要求的，應(yīng)進行復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內(nèi)容進行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護要求。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　1.橫版材料要豎放，并保持同一方向。

　　2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料過度裁剪。

　　3.幅面過小或破損嚴重的材料應(yīng)進行托裱，托裱應(yīng)統(tǒng)一用普通印刷白紙。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)用白紙加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物必須拆除。

　　5.檔案材料應(yīng)各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。如果左側(cè)的空白邊不夠，要托裱出裝訂邊，注意不能壓字。對于個別不規(guī)則的材料，要進行折疊。

　　6.裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不脫頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。

　　Q：零散材料接收后，多長時間應(yīng)該歸入本人檔案？

　　A：根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)，放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。