隨著企業(yè)的發(fā)展，大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器進(jìn)人各企業(yè)單位。設(shè)備儀器檔案在設(shè)備管理工作中的重要作用尤為突出，中大型檔案管理企業(yè)加強(qiáng)對設(shè)備儀器檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作進(jìn)行必要的研究和探討，根據(jù)設(shè)備儀器檔案管理特點(diǎn)來闡述其管理原則和方法，也許更具有針對性和實(shí)用性。

　　中大型檔案管理企業(yè)

　　一、設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)

　　1.設(shè)備儀器檔案管理的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，在設(shè)備轉(zhuǎn)移或報(bào)廢之前，設(shè)備儀器檔案隨著設(shè)備本身的變化而變化，在設(shè)備轉(zhuǎn)移或報(bào)廢之前，設(shè)備儀器檔案始終處在一種不確定狀態(tài)中。例如：一臺(tái)設(shè)備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設(shè)備的使用期結(jié)束，設(shè)備儀器檔案才停止。

　　設(shè)備管理要求對設(shè)備進(jìn)行全過程管理。一臺(tái)設(shè)備從購置、安裝到轉(zhuǎn)移、報(bào)廢，要實(shí)行全過程的跟蹤管理。設(shè)備儀器檔案管理也必須符合這一要求。因?yàn)椋旱谝?，設(shè)備儀器檔案形成單位不同，也就是來源不同。例如，一臺(tái)機(jī)械設(shè)備，隨機(jī)資料(裝箱單、說明書、易損零部件圖等)是生產(chǎn)廠家提供的：購置合同、計(jì)劃及開箱驗(yàn)收單是企業(yè)設(shè)備管理部門形成的：而維修紀(jì)錄、改造圖紙又是由車間或設(shè)計(jì)部門產(chǎn)生的。設(shè)備儀器檔案的載體形式不同，它們后期形成的檔案內(nèi)容也就不同。在某個(gè)具體設(shè)備儀器的檔案的保管單位內(nèi)，其中有文字紀(jì)錄(如購置報(bào)告、批復(fù)、使用說明書等)、圖紙(如原理圖、結(jié)構(gòu)圖、安裝圖、易損零部件圖)、表格(如維修記錄、月報(bào)表、年報(bào)表)以及光盤等，沒有統(tǒng)一的模式，也不可能做出統(tǒng)一的規(guī)定。所以，檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程，抓住重點(diǎn)，才能有的放矢地做好設(shè)備儀器檔案管理工作。

　　2.綜合性特點(diǎn)

　　企業(yè)設(shè)備儀器管理的主要任務(wù)是對設(shè)備儀器進(jìn)行綜合管理。設(shè)備儀器檔案也是設(shè)備儀器綜合管理的內(nèi)容之一，所以設(shè)備儀器檔案在管理上也具有綜合性的特點(diǎn)。

　　(1)它表現(xiàn)為階段的綜合性特點(diǎn)。按照設(shè)備管理的工作流程，設(shè)備從選購到報(bào)廢可分為四個(gè)階段；第一階段是設(shè)備的規(guī)劃、選購及安裝調(diào)試階段；第二階段是設(shè)備使用和維護(hù)階段；第三階段是設(shè)備檢修階段；第四個(gè)階段是設(shè)備的改造與更新階段。這四個(gè)階段是交替出現(xiàn)的，特別是一些老企業(yè)，需要不斷地更新設(shè)備，這種階段性表現(xiàn)更加明顯。

　　(2)它表現(xiàn)為部門的綜合性特點(diǎn)，在一個(gè)企業(yè)內(nèi)，設(shè)備儀器管理工作涉及到許多部門，實(shí)行綜合性管理，才能有效地保持設(shè)備的完好率。要堅(jiān)持設(shè)計(jì)、制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與計(jì)劃檢修相結(jié)合，修理、改造與更新相結(jié)合，專業(yè)管理與群眾相結(jié)合，技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

　　3.多樣性特點(diǎn)。

　　(1)按設(shè)備的來源區(qū)分：分為自制設(shè)備和外購設(shè)備(國內(nèi)、引進(jìn)設(shè)備)。自制設(shè)備是各單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、試驗(yàn)的特殊需要而自行設(shè)計(jì)、研制的；外購設(shè)備則是各單位從國內(nèi)市場或國外市場上購買來的。

　　(2)按設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)區(qū)分：分為機(jī)械動(dòng)力類設(shè)備，其特點(diǎn)是以單機(jī)形式存在，獨(dú)立承擔(dān)生產(chǎn)過程中某一種作用的設(shè)備；與基建相聯(lián)系的輕化工設(shè)備，其特點(diǎn)是生產(chǎn)工藝連續(xù)性強(qiáng)，任何一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都不能中斷；儀器儀表設(shè)備，這主是用于檢測、檢修、計(jì)量和試驗(yàn)等方面工作。

　　(3)按設(shè)備的重要程度區(qū)分；機(jī)械行業(yè)分為精、大、稀設(shè)備和一般設(shè)備，建筑行業(yè)分為主要生產(chǎn)設(shè)備和輔助生產(chǎn)設(shè)備。

　　(4)按設(shè)備的使用大大性質(zhì)區(qū)分：分為通用設(shè)備和專用設(shè)備。前者是指在某個(gè)行業(yè)中都能使用的、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的設(shè)備；后者是指只能在某個(gè)行業(yè)或某個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)上使用、專業(yè)性較強(qiáng)的特種設(shè)備。

　　二、管好設(shè)備儀器檔案必須做好四項(xiàng)工作

　　1.設(shè)備檔案的收集工作

　　(1)設(shè)備的規(guī)劃、選購階段。新增設(shè)備規(guī)劃，就是根據(jù)生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現(xiàn)有設(shè)備利用率、對設(shè)備進(jìn)行技術(shù)改造等措施后，還需要增加設(shè)備的計(jì)劃。使用部門必須向有關(guān)計(jì)劃部門提出申請，填報(bào)“新增設(shè)備購置申請單”，大型設(shè)備引進(jìn)設(shè)備管理、器材供應(yīng)、編制設(shè)備購置年度計(jì)劃，器材供應(yīng)部門認(rèn)真進(jìn)行采購。

　　這一階段形成的設(shè)備文件材料主要有：新增設(shè)備購置申請單、論證報(bào)告、設(shè)備造型報(bào)告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報(bào)關(guān)單(進(jìn)口設(shè)備)、發(fā)票和運(yùn)單。

　　(2)設(shè)備開箱及安裝調(diào)試階段。新增設(shè)備到現(xiàn)場后，器材供應(yīng)部門負(fù)責(zé)通知設(shè)備管理部門、有關(guān)計(jì)劃部門、質(zhì)量管理部門、檔案館(室)等(引進(jìn)設(shè)備還須邀請國家離檢局)共同開箱驗(yàn)收，然后進(jìn)行安裝調(diào)試，調(diào)試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進(jìn)行。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備驗(yàn)收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調(diào)試記錄、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。

　　(3)設(shè)備使用、維護(hù)、檢修階段。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備使用記錄、維修記錄、技術(shù)改造紀(jì)錄等。

　　(4)設(shè)備報(bào)廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設(shè)備，必須經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能報(bào)廢。該階段形成的的設(shè)備材料有：設(shè)備報(bào)廢申請表、設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理移交單等。

　　2.設(shè)備儀器檔案的整理工作

　　(1)分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小，主要生產(chǎn)設(shè)備的多少，以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

　　(2)組卷要遵循設(shè)備文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設(shè)備關(guān)系密切的管理文件材料，如設(shè)備管理工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應(yīng)列人設(shè)備類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)組卷，外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。

　　(3)案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)，設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

　　3.設(shè)備檔案的鑒定工作

　　設(shè)備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案繼續(xù)保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設(shè)備檔案的價(jià)值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會(huì)生產(chǎn)力三要素之一——?jiǎng)趧?dòng)工具的規(guī)模、結(jié)構(gòu)，技術(shù)水平。反應(yīng)這一狀況的程度，決定了設(shè)備檔案保存價(jià)值的大小。利用需要決定著檔案的保存價(jià)值。鑒定檔案要根據(jù)每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現(xiàn)內(nèi)容的重要性、有效性完整性，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值，確定其保管期限。

　　4.設(shè)備檔案的保管工作

　　存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統(tǒng)地?cái)[放在庫房內(nèi)。通過的方向，應(yīng)與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。