文書與檔案管理工作主要是制定符合企業(yè)實際情況的檔案管理制度，做好具體的檔案分類（檔案分類不一定越細越好，應該化繁為簡），并采用信息化系統(tǒng)，按照檔案管理相關規(guī)范，將檔案管理工作落到實處。同樣，文書檔案也是其中的一種。

　　文書與檔案管理

　　01、總則

　　為加強文書檔案的統(tǒng)一管理，確保公司黨政活動、生產經營、基本建設等活動中形成文件材料的完整和提供利用，更好地為公司各部門服務，結合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。

　　本規(guī)定適用于公司檔案部門和文書歸檔部門，同時也適用于應用檔案管理軟件（網絡版）進行全文管理的部門。

　　02、引用標準

　　DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》

　　DA/T 1-2000《檔案工作基本術語》

　　《中華人民共和國電子簽名法》

　　《電子公文歸檔整理暫行辦法》

　　10號令《企業(yè)管理類檔案保管期限表》

　　電辦〔2005〕14號《國華電力企業(yè)歸檔文件整理實施細則》

　　03、術語和定義

　　3.1文書檔案

　　立檔單位在其職能活動中形成的、具有保存價值的，并經整理、歸檔，作為真實歷史記錄集中保管起來的文件材料（含電子文件）。

　　3.2歸檔文件

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、作為文書檔案保存的紙介質的文件材料和電子文件。

　　3.3件

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

　　3.4歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　04、職責

　　4.1文書歸檔部門職責

　　4.1.1負責歸檔文件的收集和積累。

　　4.1.2負責對歸檔文件進行分類、排列、編號、裝訂等整理。

　　4.2檔案部門職責

　　4.2.1負責對文書歸檔部門歸檔文件的整理進行監(jiān)督和指導。

　　4.2.2負責文書檔案的接收、編目和裝盒等整理。

　　4.2.3負責文書檔案的保管、利用和統(tǒng)計。

　　4.2.4負責文書檔案的鑒定和銷毀。

　　05、歸檔文件的收集范圍

　　凡是立檔單位在生產、經營、基建、管理活動中形成的、已辦理完畢的、具有查考利用價值的收文、內外發(fā)文、內部文件、會議文件、規(guī)章制度、重大活動記錄、立檔單位編印出版物以及編制的圖表、簿冊等紙介質的文件材料，均應收集齊全，定期向檔案室歸檔。文件材料歸檔范圍見《國華火電企業(yè)檔案分類表》和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）。

　　06、歸檔原則

　　6.1以本單位形成的，以及針對本單位的文件為歸檔主體。

　　6.2對于外來普發(fā)性文件。凡是屬于上級主管單位的普發(fā)文件，則酌情歸檔，期限從短；而對經過層層轉發(fā)的普發(fā)性文件一般只作暫存?zhèn)洳槲募４妗?/p>

　　6.3對于歸檔文件電子簽名的確認。凡是在文件處理系統(tǒng)中設置有電子簽署功能的單位，文件簽發(fā)人和領導批示必須用電子手簽筆（簽名章）簽署，不允許采用鍵盤敲入的方法，否則必須補簽。

　　07、歸檔方法

　　7.1歸檔文件一般按“件”整理歸檔。對于請示與批復時間跨度較長的文件，半年之內給予復文的，整合為一件歸檔；超過半年及以上時間的，則各為一件歸檔（如項目上報審批文件等）。

　　7.2對于文件附件裝訂成冊件數(shù)較多，且一盒裝不下的，允許把裝訂成冊的附件分成幾件歸檔。但在錄入數(shù)據(jù)時，必須在文號中注明。如項目上報文件欄內應填寫“國華電項目[2003]15號附件”以標識。

　　7.3對于多頭上報內容一樣的文件，只要求歸檔給上級主管單位的文件，報給其他單位的文件作為備查保存。但在錄入數(shù)據(jù)時，應在主送欄目填寫包括上級主管單位在內的其他主送單位，以及在備注中注明與某某號文件內容相同，以提示。

　　7.4歸檔文件一般應紙質文件與電子文件一同歸檔保存。如果是通過系統(tǒng)內電子郵件傳輸?shù)纳闲姓埵疚募?，保管期限為永久、長期的，在確認請示與批復都有電子文件歸檔的情況下，允許只把批復制成正式（紙質）文件歸檔，請示以電子文件形式歸檔，但必須在備注中說明。轉發(fā)文與被轉發(fā)文同理。

　　7.5如果是通過系統(tǒng)內電子郵件傳輸?shù)纳霞壷鞴軉挝话l(fā)的下行文件，保管期限為永久、長期的，應由發(fā)文單位制作正式（紙質）文件與電子文件一同歸檔。

　　7.6如果是通過系統(tǒng)內電子郵件傳輸?shù)?，保管期限為短期的文件，允許用電子文件形式歸檔保存，對紙質文件不做要求。

　　7.7對于沒有電子文件的歸檔文件

　　7.7.1一般都應該在歸檔時，掃描成電子文件與紙質文件一起歸檔。

　　7.7.2對于內容龐大無法掃描且裝訂成冊的文件或附件，允許不掃描制成電子文件，但應在備注中注明此文件或附件無電子文件。

　　08、歸檔文件的整理

　　8.1整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　8.2質量要求

　　8.2.1歸檔文件應齊全完整。即正文與附件、請示與批復、轉發(fā)文與被轉發(fā)文、外文與譯文等必須完整無缺。對有破損的文件應予修整；字跡模糊或易退變的文件應予修復和復制，復印后附在原件后面一并歸檔；去掉文件上易銹蝕的金屬物；對過小的文件應予托表，對過大的文件進行適當裁切或折疊。

　　8.2.2歸檔文件所使用的書寫材料應采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍黑墨水，也可用打印機打印，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等不耐久、易磨損的材料書寫。

　　8.2.3對于無批復和復函的文件，應進行閉環(huán)后歸檔。即由經辦人在文件第一頁的空白處注明該文件最終處理結果的意見。

　　8.2.4歸檔文件的制成材料、裝具和裝訂應按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定，符合檔案保護的要求。紙張幅面應采用國際標準A4型。

　　8.3整理方法

　　8.3.1裝訂

　　8.3.1.1歸檔文件應按“件”裝訂。裝訂時，發(fā)文文件在前，處理單在后，收文處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復印件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件，復文在前，來文在后。

　　8.3.1.2裝訂以不影響閱讀和復印，不破壞原件，且方式簡便為原則。永久、長期保存的文件，一般用不銹鋼釘或不銹鋼夾裝訂，如頁數(shù)多較厚的用三針一線裝訂；短期文件可以不拆釘。

　　8.3.2分類

　　歸檔文件按照《國華火電企業(yè)檔案分類表》，采用年度—保管期限—問題（機構）進行分類，年度為四位數(shù)。

　　8.3.3排列（架）

　　8.3.3.1盒內文件在保管期限內一般按時間兼顧問題排列。

　　8.3.3.2庫房文件排架，采用年度—期限排列的方式。

　　8.3.4編號

　　8.3.4.1歸檔文件應以分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁的右上端空白位置加蓋歸檔章，歸檔章式樣見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定。

　　8.3.4.2歸檔章的填寫：

　　年度：為文件的形成的年份，用四位阿拉伯數(shù)字表示。

　　保管期限：用漢字（永久、長期、短期）表示。

　　分類號：用三位阿拉伯數(shù)字表示。（見7.3.2條款規(guī)定）

　　件號：同一保管期限內的文件排列順序號，用三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001”開始標注。

　　8.3.4.3歸檔文件的頁碼，一般連續(xù)編號。如果是文件附件（7.2條款規(guī)定）分幾件的，應按每件編號，不應連續(xù)。頁號編在右下角，從“001”開始。

　　8.3.5編目

　　8.3.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。轉發(fā)文與被轉發(fā)文同理。

　　8.3.5.2歸檔目錄應按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定設置。

　　件號：歸檔文件分類方案的最低一級類目內，文件的排列順序號。

　　責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。必須填寫單位的全稱或規(guī)范的簡稱。沒有責任者的文件，應考證后填寫。

　　文號：文件的發(fā)文字號、合同編號和其他文件的編號，如果文件編號，文號欄空白。

　　題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，必須根據(jù)文件內容擬寫標題加以補充，自擬標題外加“[]”號。

　　日期：文件形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20020809。

　　頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面均為一頁，來文與復文頁號應連續(xù)，頁數(shù)相加。轉發(fā)文與被轉發(fā)文同理。

　　備注：注釋本條目文件需要說明的情況。

　　8.3.5.3歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。（見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定）

　　8.3.5.4數(shù)據(jù)庫錄入格式，應按國華電力企業(yè)統(tǒng)一的錄入界面進行錄入編目。

　　8.3.6裝盒

　　歸檔文件分年度、分類、保管期限按件號順序裝盒，盒與盒之間件號連續(xù)，每盒都應有該盒文件的目錄和備考表。檔案盒、備考表按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定執(zhí)行。

　　備考表中的日期，整理人應填寫文件整理完畢裝盒的日期；檢查人應填寫對本盒文件檢查完畢的日期。

　　09

　　文書檔案的接收

　　9.1接收要求

　　9.1.1檔案管理人員接收移交歸檔文件時應逐件認真檢查。

　　文書檔案的接收按照《國華火電企業(yè)檔案分類表》和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）中“歸檔的文件材料的范圍和保管期限表”的規(guī)定范圍進行，其中收發(fā)文的歸檔應以每年文書業(yè)務處理部門與文書歸檔部門核對過的收發(fā)文清單為依據(jù)。歸檔內容應完整齊全，保管期限應劃分正確。

　　9.1.2文件材料的裝訂、分類、排列、編號、編目應正確，符合質量要求。

　　9.2歸檔時間

　　9.2.1歸檔文件一般應由文書歸檔部門在次年6月底前向檔案室歸檔。

　　9.2.2對由文書部門歸檔的文件,在實現(xiàn)文檔一體化管理的前提下，實行電子文件即時歸檔與紙質文件定期歸檔相結合的方法。

　　9.2.3對各部門在各項工作中形成的其他文件，或按年度歸檔，或定期歸檔。

　　9.3移交方法

　　檔案移交時，由文書歸檔部門編制歸檔（移交）文件目錄一式兩份，經檔案人員檢查核對無誤后，雙方辦理簽字手續(xù)，各自保存一份以備查考。歸檔文件目錄格式見《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）中附錄A的圖A2、A3所示。

　　10、文書檔案的保管

　　10.1文書檔案按年度+保管期限（按永久、長期、短期順序）依次排序。后補文件分別排在相應保管期限的最后。

　　10.2檔案庫房門、窗和架柜必須牢固。應有防光、防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等設施。每天測量記錄溫濕度一次。

　　10.3庫房架柜排列合理、標志醒目、整齊清潔。

　　11、文書檔案的利用

　　11.1檔案管理人員應熟悉庫存檔案情況，主動了解有關部門利用檔案的需要，做好提供利用。

　　11.2根據(jù)立檔單位工作需要，有計劃地開展編研工作，開發(fā)檔案信息資源。編制文件匯集、基本情況匯集、專題材料、經驗選編等。配合有關部門編寫全宗介紹、組織結構沿革、大事記等。

　　11.3利用者應按規(guī)定辦理利用手續(xù)。查閱時，填寫《文書檔案查閱申請單》(見附錄1)。查閱后，及時填寫《文書檔案查閱登記表》（見附錄3）。

　　11.4查閱文書檔案，應經相關業(yè)務承辦部門領導批準，重要的還應經公司領導批準。查閱黨委會議記錄、總經理辦公會議記錄、董事會、監(jiān)事后會議記錄、財務報告、會計憑證、帳簿，經營管理文件等涉及本單位商業(yè)秘密的文書檔案，除本部門領導簽字外，還需經公司主管領導審批。

　　11.5文書檔案原則上不外借，必須借出時，須經所在部門經理批準并經承辦部門經理同意后（填寫《文書檔案借閱申請單》見附錄2），辦理借閱手續(xù)，并在一周內歸還。借出的檔案未經許可，不得復印，未經許可，不得復印，不得轉借，嚴禁攜帶回家，不準拆件、涂改、勾劃、批注、抽頁，確保檔案完整無損。

　　11.6對所借閱檔案必須妥善保管，嚴防丟失和泄密。如有遺失，應出書面報告，由檔案室會同有關部門或公司保密委員會根據(jù)情節(jié)進行處理。

　　11.7檔案管理人員向利用者提供查閱檔案的同時，應主動收集利用效果。

　　12、文書檔案的鑒定和銷毀

　　12.1根據(jù)文書檔案保管期限，定期對到期的文書檔案進行鑒定。鑒定工作在公司主管檔案工作負責人領導下，由檔案室會同相關業(yè)務承辦部門組成鑒定領導小組，按鑒定程序進行。

　　12.2銷毀失去保存價值的文書檔案，必須由鑒定小組提出意見，由檔案室、業(yè)務承辦部門領導審查簽字后，經公司主管經理批準方可銷毀。

　　12.3銷毀文書檔案時，必須有二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。

　　13、暑期培訓注意事項

　　文書檔案管理人員每年度應進行文書檔案歸檔率統(tǒng)計，檔案利用情況統(tǒng)計，檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計，檔案庫存量統(tǒng)計等。

　　14、其它

　　14.1本規(guī)定未予說明部分，按相關標準和規(guī)定執(zhí)行。

　　14.2本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。