人事檔案整理竅門的第一個環(huán)節(jié)是鑒別，也是對準(zhǔn)備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個步驟:

　　人事檔案整理竅門

　　第一步。分類按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

　　第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當(dāng)前時間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

　　第二類:自傳材料。報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。

　　第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調(diào)查、評價的材料。具體有：定期考核材料，年度考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調(diào)任時審計材料（經(jīng)濟責(zé)任審計結(jié)果報告）；后備干部登記表。

　　第四類:學(xué)歷學(xué)位材料。職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調(diào)整到第四類。其中：1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級分類的1類中。2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；教師資格認定申請表等材料。評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。歸二級分類2類中。3、反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。4、培訓(xùn)材料：為其兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

　　第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到第五類。檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）認定材料也歸在第五類。這里重點講一下關(guān)于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關(guān)于干部出生日期問題的文件有兩個：一個是現(xiàn)行的文件，即《關(guān)于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！敝薪M部2007年1月印發(fā)《關(guān)于做好公務(wù)員登記中干部檔案相關(guān)工作的通知》（組通字［2007］4號）規(guī)定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！备刹繖n案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休手續(xù)時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。在2006年10月以前，已經(jīng)按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調(diào)查報告、證明材料（原戶籍內(nèi)冊、登記卡片、出生證等的復(fù)印件）、按照干部管理權(quán)限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復(fù)。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：錄（聘）用審批（備案）表、應(yīng)征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認干部參加工作時間的政策性文件包括：《中共中央組織部、勞動人事部關(guān)于確定建國前干部參加革命工作時間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關(guān)于博士生和在職人員考取碩士生學(xué)習(xí)期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關(guān)于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學(xué)的本科生學(xué)習(xí)期間工齡計算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號）、《人事部、勞動部關(guān)于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號）、《勞動人事部關(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

　　第六類:黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。

　　第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。

　　第八類:涉法違紀(jì)材料。

　　第九類:招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復(fù)印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。這里的工資、待遇類材料應(yīng)有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年年度考核稱職）；99年7月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)審批表；艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表；2001年10月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年年度考核稱職）；2003年7月調(diào)標(biāo)審批表和正常晉檔審批表；2004年10月學(xué)歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級和調(diào)整艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表。職務(wù)變動調(diào)整工資，要在職務(wù)變動工資審批表標(biāo)表明工資文號，屬于公務(wù)員的要有公務(wù)員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實表現(xiàn)；按規(guī)定逐項如實、準(zhǔn)確填寫。要注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調(diào)入機關(guān)或參照公務(wù)員法管理機關(guān)的干部，須有《公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表》。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料;生平，非正常死亡調(diào)查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

　　這里需要重點說明兩個問題：

　　一是第四類、第九類材料的二級分類問題。第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說:根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料。此外，第四類材料可以再分為:1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評（聘）轉(zhuǎn)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；4.培訓(xùn)材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標(biāo)準(zhǔn)進行二級分類。

　　二是內(nèi)容交叉材料的分類問題。部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內(nèi)容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別：1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類；3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求：

　　1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號和類別名稱。

　　3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應(yīng)該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

　　5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準(zhǔn)。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。

　　6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。

　　8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術(shù)加工

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內(nèi)容進行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

　　3.幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂。

　　裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內(nèi)有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。