隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案數(shù)量逐年遞增，在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案庫中想要準(zhǔn)確而迅速地找出自己所需要的檔案簡(jiǎn)直像大海撈針。而在科學(xué)與技術(shù)日新月異的今天，服務(wù)檔案數(shù)字化成為一種必然趨勢(shì)，亟待更為廣泛地推廣。

　　服務(wù)檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等各種介質(zhì)，而數(shù)字化檔案則是利用計(jì)算機(jī)、掃描技術(shù)和多媒體等技術(shù)手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中可以存儲(chǔ)的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細(xì)地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務(wù)。它的整個(gè)操作流程主要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，最終可儲(chǔ)備形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案信息庫，方便人們及時(shí)提取信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　2017年以來，為了開發(fā)檔案資源，方便檔案利用，能源公司投入大量人力物力進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。檔案資源是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。檔案信息資源是企業(yè)信息的一個(gè)重要組成部分，過去公司一直使用粗放型模式，增加了辦公人員和辦公費(fèi)用，致使管理成本大幅上漲。

　　而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。因此，我們按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017的規(guī)定，將留置在庫房中的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

　　經(jīng)過4個(gè)多月的拆卷、掃描、修圖、分件、OCR文本識(shí)別、系統(tǒng)掛接、裝訂、總質(zhì)檢，公司檔案數(shù)字化加工工作終于完成。這項(xiàng)工作有效保護(hù)了檔案原件，使檔案利用更加安全，尤其對(duì)一些意義重大的檔案資料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)。

　　另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為，有效改善了檔案的利用方式，不再受“孤本”的限制，可通過智慧系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能，一份資料可以同時(shí)提供所需要它的人共享，可以通過網(wǎng)絡(luò)軟件進(jìn)行在線借閱，擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案，利用檔案，不再受時(shí)間限制，利用者可以隨時(shí)使用自己所需的文件。

　　與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，按照檔案借閱工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門可以在各自辦公室查閱檔案。

　　檔案數(shù)字化大大提高工作效率，提升了工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，提高了經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大了檔案的利用空間，縮短了檔案的傳送時(shí)間，提高了檔案的查詢、檢索速度，檔案由管理向信息研究與利用有了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。