檔案信息化整理應用系統(tǒng)的使用最終將落實到專門檔案管理機構(gòu)，而對于檔案館（室）而言，只有不斷完善信息基礎設施，推廣、普及、深化信息系統(tǒng)的使用，實施業(yè)務信息化，推進管理和業(yè)務的綜合集成，才能走出一條科學高效、扎實穩(wěn)妥的信息化建設之路。

　　檔案信息化整理

　　1加強基礎設施建設

　　不斷完善檔案信息基礎設施建設，為信息化鋪“路”。檔案信息基礎設施主要包括：交換機、路由器、高性能服務器、大容量存儲和備份設備，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。

　　經(jīng)過多年的建設，很多單位都已建設了局域網(wǎng)，甚至是連通分支機構(gòu)的廣域網(wǎng)。但也有許多單位仍然停留在網(wǎng)絡上面?zhèn)餍侣?、電腦當作打字機的水平，許多業(yè)務工作仍然是手工或者單機系統(tǒng)，更沒有實現(xiàn)工作流程的綜合集成。信息化的巨額投資應該獲得應有的效益，信息化的工作任重而道遠。完善信息基礎設施建設，重點在于建立滿足應用需求的網(wǎng)絡。主要從三個方面來考慮：

　?。?）檔案部門的局域網(wǎng)與辦公自動化同步建設。要把檔案信息化納入國家信息化的總格局中，保持協(xié)調(diào)、同步發(fā)展。各單位在建設辦公自動化系統(tǒng)的同時必須考慮文檔一體化管理的要求。

　?。?）建設好檔案網(wǎng)站。目前很多檔案部門都建設了自己的檔案網(wǎng)站，為檔案網(wǎng)上利用提供了方便。但問題也不少，不少網(wǎng)站更新慢，內(nèi)容單一，訪問量極低，網(wǎng)站形同虛設。

　?。?）要有長遠打算，把建設數(shù)字檔案館作為今后的工作目標。

　　2落實信息系統(tǒng)的使用

　　推廣、普及、深化檔案管理信息系統(tǒng)的應用，為信息化造“車”。除了應具備完善的軟硬件基礎設施的規(guī)范化管理和精細化使用外，還需要有先進、實用、可靠的檔案管理軟件系統(tǒng)，包括辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)。滿足檔案管理綜合業(yè)務和局部業(yè)務需求的各種類型的檔案管理系統(tǒng)是管理永久檔案信息的軟件載體。

　　辦公自動化系統(tǒng)是滿足人們辦公事務、處理共性需求的工具軟件，它能夠滿足行業(yè)或單位內(nèi)部所有人員的應用，是實現(xiàn)管理和業(yè)務信息交流、連接管理決策行為與實際業(yè)務數(shù)據(jù)的紐帶，能夠?qū)⑺腥藛T和工作聯(lián)結(jié)為有機的整體；它與檔案管理信息系統(tǒng)滿足業(yè)務部門、業(yè)務人員辦理業(yè)務的需求不同，與檔案管理信息系統(tǒng)既相對獨立又緊密聯(lián)系，既分工負責又互為補充，是檔案形成階段的系統(tǒng)載體。

　　歸檔過程就是將辦公自動化系統(tǒng)中管理的數(shù)據(jù)遷移到檔案管理系統(tǒng)中，因此，在信息系統(tǒng)建設和使用過程中應將這兩大類系統(tǒng)區(qū)分開來。

　　“管理和決策”是各項工作的核心，所有業(yè)務和人員總是圍繞著各級領導的“管理和決策”而展開工作，各類計劃、方案、通知、命令是指導和開展業(yè)務工作的依據(jù)。這就決定了管理和決策需要大量實際業(yè)務數(shù)據(jù)的支持。

　　辦公自動化系統(tǒng)的使用不能停留在利用網(wǎng)絡收發(fā)電子文件的傳統(tǒng)層次上，檔案管理信息系統(tǒng)的使用也不能停留在僅僅是記載和查詢檔案目錄信息。它們的功能不僅要包括公文管理、檔案管理、信息發(fā)布、電子郵件、值班值勤、會議管理以及人員、車輛、物品管理等基本功能，而且更要突出即時通信、流程化管理、知識管理、內(nèi)容管理、信息共享、協(xié)同工作、預警預測等高級應用。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的成果，將檔案信息系統(tǒng)的應用上升到與信息時代、信息技術(shù)水平相適應的層次。

　　3推進檔案管理的現(xiàn)代化

　　推進檔案管理現(xiàn)代化，為信息化造“車”裝“貨”。通常比喻網(wǎng)絡為“路”，數(shù)據(jù)庫為“車”，信息為“貨”，“路”因“車”的存在而具有實際價值，“車”因“貨”的存在而具有實際意義，“貨”因“路”和“車”的存在而能夠發(fā)揮其作用，“路”、“車”、“貨”的安全有序必須建立健全和嚴格執(zhí)行“交通法規(guī)”——規(guī)章制度。

　　信息基礎設施是為信息化應用服務的，因而應用得廣泛而富有現(xiàn)實意義。信息化應用是指行業(yè)、單位內(nèi)檔案管理由軟件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。廣義的檔案管理應包含收集、鑒定、整理、組卷、利用等。檔案信息化的最終目標就是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的手段和平臺，改造傳統(tǒng)檔案管理的模式和方式，從而提升檔案管理水平，提高檔案信息的價值和作用。規(guī)范、健全的信息化管理制度的制定與執(zhí)行是檔案信息化發(fā)展的催化劑，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。多年的經(jīng)驗告訴我們，依法管檔的高素質(zhì)檔案工作者才是信息化、現(xiàn)代化管理的掌舵手。

　　4實現(xiàn)信息共享，支持輔助決策

　　信息化建設成功的經(jīng)驗告訴我們，單機的、單一的、信息不能共享、數(shù)據(jù)無法共用，沒有考慮縱向、橫向業(yè)務集成的軟件系統(tǒng)，不再是今天信息化的訴求。那樣只會形成信息化環(huán)境中林立的煙囪、信息的孤島，給業(yè)務融合和數(shù)據(jù)整合再造障礙。

　　實施管理與業(yè)務綜合集成，為檔案信息化營造可持續(xù)發(fā)展的空間才是檔案信息化建設的最高階段，是繼辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)之后，集成各種信息資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的最終目標。通常的綜合集成是將已有的軟硬件資源整合、集成為一體化的檔案管理信息系統(tǒng)，形成相互配套、互聯(lián)互通的有機整體，而作為信息化的綜合集成，僅停留在這個層次上是不夠的。

　　它不僅要實現(xiàn)辦公事務、業(yè)務處理的集成，更要著眼于管理和決策的需求，在頂層應用的需求牽引下，在業(yè)務流程的總體框架內(nèi)，綜合集成軟硬件、網(wǎng)絡資源，為管理提供手段，為決策提供支持，更為整個行業(yè)或機構(gòu)科學、高效運轉(zhuǎn)、創(chuàng)造最大價值和效能提供信息化平臺。

　　圍繞以上四部分內(nèi)容開展信息化規(guī)劃，檔案信息化將能夠取得實質(zhì)性的進展，檔案信息化的總體效益將得以充分顯現(xiàn)，國家的經(jīng)濟、社會信息化將經(jīng)過建設期而步入成熟的應用發(fā)展期，使檔案信息的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡化共享、知識化開發(fā)滿足信息社會的需要并在經(jīng)濟、社會發(fā)展中起到更重要的核心資源作用。