物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案主要包括設(shè)備原始檔案，設(shè)備技術(shù)資料和政府職能部門頒發(fā)的有關(guān)政策、法規(guī)、條例、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等強(qiáng)制性文件，以及設(shè)備運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)、修理改造的使用管理檔案。物業(yè)公司的檔案如何整理其目的在于實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，便于事后追溯，還可以作為管理的證據(jù)。

　　1.物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案的建立

　　(1)新建物業(yè)項(xiàng)目設(shè)施設(shè)備基礎(chǔ)管理檔案的建立。

　　①設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)檔案的建立。

　　設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)資料收集，主要是在物業(yè)項(xiàng)目設(shè)施設(shè)備和系統(tǒng)承接查驗(yàn)雙方交接時(shí)由交驗(yàn)方提交的物業(yè)清單，物業(yè)竣工圖紙、竣工資料和技術(shù)資料，設(shè)備生產(chǎn)廠家的安裝、維護(hù)、使用說明書與合同書等。承接方應(yīng)安排專人按有關(guān)規(guī)范和制度的規(guī)定進(jìn)行分類整理建檔，永久保存；按借閱制度供查閱使用。

　?、谠O(shè)備基礎(chǔ)管理檔案的建立。

　　設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)管理檔案是隨設(shè)施設(shè)備同壽命保存的。它主要包括：《房屋清單》《共用設(shè)施清單》《設(shè)備登記卡》《設(shè)備清單》《設(shè)備臺賬》《設(shè)備卡》等。其中：《房屋清單》和《共用設(shè)施清單》是按照物業(yè)承接查驗(yàn)時(shí)接收的清單到現(xiàn)場進(jìn)行核對、查驗(yàn)確認(rèn)后形成的。《設(shè)備登記卡》是在物業(yè)承接查驗(yàn)時(shí)，依據(jù)設(shè)備的銘牌和裝箱單的內(nèi)容進(jìn)行填寫的，是設(shè)備的原始資料的真實(shí)反映。而《設(shè)備清單》是根據(jù)《設(shè)備登記卡》的信息制作的，它主要用于方便設(shè)備管理，如管理人員隨時(shí)查詢和編制維修保養(yǎng)計(jì)劃和機(jī)配件采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)用?！对O(shè)備臺賬》是對于重要的一、二類設(shè)備進(jìn)行動態(tài)管理，如電梯、高壓配電設(shè)備、空調(diào)的制冷主機(jī)、鍋爐、消防設(shè)備等?！对O(shè)備卡》掛在（粘貼在）設(shè)備上的醒目位置，一臺設(shè)備一個卡。

　?、墼O(shè)備管理的相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等強(qiáng)制性文件。

　　(2)設(shè)施設(shè)備使用管理檔案。

　　①設(shè)施設(shè)備使用維護(hù)檔案。設(shè)施設(shè)備使用維護(hù)檔案的保存年限一般為3~5年，可定期處理。主要包括：設(shè)備運(yùn)行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報(bào)告、維修保養(yǎng)計(jì)劃、維修保養(yǎng)報(bào)告、設(shè)備完好率檢查評定、設(shè)備系統(tǒng)狀態(tài)參數(shù)測定記錄、設(shè)備系統(tǒng)的專業(yè)安全檢驗(yàn)報(bào)告等。

　　2)設(shè)施設(shè)備修理、改造檔案。主要包括：設(shè)備、設(shè)施、系統(tǒng)的專項(xiàng)修理大修、中修，改造計(jì)劃，實(shí)施合同，實(shí)施報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告等。

　?、墼O(shè)施、設(shè)備報(bào)廢檔案。主要包括：設(shè)施、設(shè)備的報(bào)廢申請、評估、報(bào)廢記錄等。

　　2.物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案的管理

　　原始檔案資料應(yīng)統(tǒng)一編號，規(guī)范管理、分錄類歸檔、嚴(yán)格管理，原件不得帶出資料室，由資料員保管和復(fù)制供應(yīng)；其他要求與物業(yè)檔案管理的規(guī)定一樣。

　　設(shè)備檔案資料按每臺單機(jī)整理，存放在設(shè)備資料檔案內(nèi)，檔案編號與設(shè)備編號一致，按編號順序排列，定期進(jìn)行登記和資料歸檔、更新，達(dá)到物業(yè)管理檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　物業(yè)公司的檔案如何整理

　　物業(yè)管理檔案的保管與安全

　　一、配置適宜物業(yè)管理檔案保管的專門庫房，配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，并確保儲存地點(diǎn)符合防蟲、防鼠、防潮等要求。

　　二、全程監(jiān)控，涉密物業(yè)管理檔案專人處理。

　　三、嚴(yán)禁未經(jīng)許可的人員出入檔案室。

　　四、檔案室溫濕度應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范的保管要求，并建立庫房安全、溫濕度監(jiān)測、記錄制度。

　　五、建立檔案室設(shè)備設(shè)施定期檢查、記錄制度。

　　六、館藏檔案定期清理核對，數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。

　　七、根據(jù)物業(yè)管理檔案的不同類別、等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理。

　　八、重要物業(yè)管理檔案宜異地備份。