為提高檔案管理科學化、信息化、規(guī)范化水平，縣檔案館著力推進檔案由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理應用轉變，實物檔案數字化公司將傳統(tǒng)人工收集歸檔、查詢利用、統(tǒng)計分析等方式，經過紙質整理、條碼編錄、電子掃描等流程，將一份份“活起來”的數字檔案裝進電腦，有效避免紙質檔案經過多次查借閱而導致檔案出現損耗、撤換、涂改、偽造、遺失等問題，大力提升了檔案查找工作效率和服務質量，提高了檔案資料的可利用性。

　　近年來，檔案館緊扣群眾需求，不斷創(chuàng)新工作機制，積極整合規(guī)范檔案資源，對已館藏檔案進行數字化掃描，確保檔案實物安全，推進檔案數字化轉型走深走實，為群眾查詢檔案提供更加高效快捷的服務。

　　檔案利用工作是檔案館的一項基礎性工作，每年到檔案館查閱檔案的人非常之多，原來我們查閱檔案主要就是先查找紙質的檔案目錄，然后到檔案庫房拿出檔案原件進行復印，提供證明?，F在我們的檔案進行了數字化，只要通過電腦，提供相關的關鍵字查找到檔案就可以把他打印出來，這樣做既有利地保護了檔案原件，也提高了我們檔案的利用效率，從而大大地滿足了人民群眾地查檔需求。”

　　DA/T 89-2022《實物檔案數字化規(guī)范》

　　實物檔案數字化規(guī)范

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了實物檔案數字化的組織與管理,確定了實物檔案數字化前處理、數字化采集、影像處理工作與實物檔案驗收、移交和入庫要求。本文件適用于各級各類檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對實物檔案數字化加工過程的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T20530—2006文獻檔案資料數字化工作導則DA/T1檔案工作基本術語DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T31紙質檔案數字化規(guī)范DA/T68(所有部分)檔案服務外包工作規(guī)范ISO/TR13028信息與文獻檔案數字化實施指南(Informationanddocumentation—Implemen-tationguidelinesfordigitizationofrecords)

　　3術語和定義

　　GB/T20530—2006、DA/T1、DA/T18界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1實物檔案physicalrecords

　　國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。

　　注:實物檔案包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等。

　　3.2數字化digitization

　　利用信息技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。[來源:DA/T31—2017,3.1,有修改]

　　3.3實物檔案數字化digitizationofphysicalrecords

　　采用拍攝、掃描等方式對實物檔案進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字文件,并按照實物檔案的內在聯(lián)系,建立目錄數據與數字文件關聯(lián)關系的處理過程。

　　3.4三維掃描3Dscan

　　利用數字化掃描方式,將物體的空間外形、結構及色彩等立體信息轉化為三維數字模型的過程。95 DA/T 89—2022

　　3.5實物檔案特征點featurepointofphysicalrecords

　　反映實物檔案空間外形、結構及色彩等特征信息發(fā)生顯著變化的臨界點。

　　4總體要求

　　4.1應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展實物檔案數字化工作。實物檔案數字化工作的開展應遵循ISO/TR13028和GB/T20530—2006提出的要求和建議。

　　4.2實物檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化采集、影像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

　　4.3應采用有效的管理和技術手段,確保實物檔案數字化成果質量。實物檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實反映實物檔案的有關信息,最大程度地展現檔案原貌。

　　4.4實物檔案數字化過程中,應保存數字化項目信息、技術環(huán)境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR13028提出的要求。

　　4.5應加強實物檔案數字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。

　　4.6加工涉密檔案時,應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。