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晉城市檔案整理服務(wù)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范:指將同一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目所形成的所有的檔案資料收集齊全,制定分類方案,并按建設(shè)項(xiàng)目的類別進(jìn)行整理,做到排列有序,科學(xué)保管和方便利用,建設(shè)項(xiàng)目檔案資料必須要保持文件資料的完整和歷史聯(lián)系,以便查閱和利用。
在建設(shè)工程項(xiàng)目中,工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實(shí)記錄。保管好工程項(xiàng)目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要,也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料,還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。
建設(shè)工程檔案如此重要,那么你了解工程檔案嗎?工程檔案包括哪些內(nèi)容,又該如何管理?晉城市檔案整理服務(wù)公司從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。
01建設(shè)工程檔案管理包括哪些內(nèi)容?
建設(shè)工程檔案又稱為項(xiàng)目檔案、基建檔案,是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。
從具體工程工作流程的角度上來說,工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。
建設(shè)工程檔案形成的過程貫穿可研-立項(xiàng)-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗(yàn)收全生命周期,包括建設(shè)項(xiàng)目從從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。
具體來說,工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。
02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案?
我們知道,檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書,也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個(gè)相對(duì)性的、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念,外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問題有信息支撐價(jià)值,無論其具體是什么,均可視為資料。
那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案?需要滿足以下三個(gè)條件:
?。?)辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。
?。?)對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件,才有必要作為檔案保存。
?。?)按照一定規(guī)律保存起來的文件,才能最后成為檔案。
03建設(shè)工程檔案都有哪些載體?
工程檔案的記載手段是多種多樣的,除了紙質(zhì)材料外,還存在大量其它形式的載體,包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。
建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分,是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建(構(gòu))筑物的照片、錄音、錄像檔案。
錄音、錄像檔案,是指專門的器械和材料,采用錄音、錄像的方法,記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案,分為機(jī)械錄音檔案(唱片檔案)、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。
照片檔案是指采用感光材料,利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案,是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案,如磁盤、磁帶、光盤等。
04如何管理建設(shè)工程檔案?
1)滿足多類型、多格式檔案存儲(chǔ)需求:建設(shè)工程檔案不論是從內(nèi)容上,還是從載體上來看都是多種多樣的,為確保檔案的完整和真實(shí),要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進(jìn)行全方位的存儲(chǔ)與保管。
2)能夠?qū)n案進(jìn)行電子化保存:在電子化檔案管理系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,既可以長期保護(hù)檔案,也可以提高檔案的利用率,提高檔案信息的時(shí)效性。
3)滿足檔案高效搜索需求:建設(shè)工程檔案的存儲(chǔ)是為了檔案的利用,而利用的第一步就是檔案的搜索,依靠高效的檔案搜索平臺(tái),可以讓工程檔案的利用更為高效。
建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定:工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成,不得事后補(bǔ)編。
?、倜宽?xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。
?、诋?dāng)電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的,可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。
?、劭辈?、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。
?、芙ㄔO(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的,總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交;
⑤各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位
⑥建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的,各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。
?、呓ㄔO(shè)工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)納入建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收環(huán)節(jié)。
?、喙こ藤Y料管理人員應(yīng)經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)
基建檔案整理與編目
基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案,是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。
基建檔案,按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同,可劃分為三種:
一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案,如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案;
二是國防軍事工程的基建檔案,如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案;
三是民用工程的基建檔案,如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。
一、基建檔案整理
基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。
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基建檔案主要按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目分類。按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類,就是將一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起,再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目,反映出工程項(xiàng)目的全貌,便于不同項(xiàng)目基建工程檔案的提供利用。
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基建工程項(xiàng)目檔案保管單位的組織,應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行,必須符合以下要求:
①組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系,并要便于檔案利用和保管。
②裝具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個(gè)數(shù)量界限,將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。
?、垩b具內(nèi)的基建檔案材料的保存價(jià)值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織,要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下,根據(jù)檔案材料的不同價(jià)值和密級(jí)程度,適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾,應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主,不必硬性分開。而在保管和提供利用時(shí),以價(jià)值低的服從價(jià)值高的、密級(jí)低的服從密級(jí)高的原則來處理。
?、芑n案裝具的形式,主要有卷、冊(cè)、袋、盒四種。一般來說,基建檔案的文字材料以卷的形式為主,圖樣材料以袋、盒的形式為主,音像材料以冊(cè)、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具,力求整齊美觀,牢固耐用。
?。ㄈ┌妇韮?nèi)文件材料的排列
①基建檔案文字材料的排列,按基建工程項(xiàng)目自然形成過程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料,其排列順序是:項(xiàng)目建議書及批復(fù)→可行性研究報(bào)告→項(xiàng)目評(píng)估→環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告→設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書。
②基建檔案圖樣材料的排列:總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖(或立面圖、解剖圖)→大樣圖。
?、刍n案文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列:如果文字材料是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目作基本的全面說明或指示的,放在圖樣的前面。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或一般說明,圖樣材料應(yīng)排在前面,文字材料排在后面。
?、苎b訂
基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。
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基建檔案案卷的排列以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位,按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。
二、基建檔案編目
基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果,揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。
?、倬庬撎?hào):基建檔案在形成時(shí),已經(jīng)標(biāo)有順序號(hào),可以不另外編號(hào),比如成套的基建圖樣材料、單份獨(dú)立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒有統(tǒng)一順序號(hào),或者編號(hào)順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí),才需要統(tǒng)一編制頁號(hào)。
②編制卷內(nèi)目錄:編制卷內(nèi)目錄,就是對(duì)卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單(電腦打?。?。在編制時(shí)就已經(jīng)形成目錄的基建檔案,比如成套的圖樣材料,且目錄是打印的,在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。
?、劬幹苽淇急恚簜淇急硎怯脕碛涊d和說明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過程的一種工具。
?、芫幹瓢妇矸饷妗?/p>
?、菥幹瓢妇肀澈灐?/p>
?、迿n號(hào)的編制。
基建檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—件、頁(張)號(hào)。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨意改變。
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