鄭州電子檔案整理公司：電子檔案歸檔鑒定，是指對電子文件劃定保管期限，并對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行檢測，檢測合格方可歸檔。

　　1.劃定保管期限

　　任何電子文件在歸檔時必須劃定保管期限，劃定依據(jù)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)制定的保管期限表來進(jìn)行。電子文件歸檔時，保管期限的劃定既可在形成系統(tǒng)電子文件時劃定，也可在電子檔案管理系統(tǒng)中通過賦予“保管期限”元數(shù)據(jù)值的方式來劃定。

　　2.真實性、可靠性、完整性和可用性檢測

　　確保電子文件和電子檔案真實性、完整性、可靠性和可用性（簡稱“四性”）是電子文件歸檔和電子檔案管理過程中的一大難題，目前尚無統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　?。?）真實性和可靠性檢測

　　主要是檢測電子文件和電子檔案來源可靠，內(nèi)容是否被非法更改或非法調(diào)換，以及是否完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動或事實。

　　檢測方法如下：

　?、偈占瘹w檔前，采用加密算法對待歸檔電子文件進(jìn)行認(rèn)證，形成認(rèn)證碼。

　?、陔娮訖n案管理系統(tǒng)接收到歸檔電子文件后，調(diào)用加密算法，將產(chǎn)生的認(rèn)證碼與原認(rèn)證碼進(jìn)行比對，如果兩次認(rèn)證碼不一致，應(yīng)確定電子文件已被更改。

　?。?）完整性檢測

　　主要是檢測電子文件和電子檔案信息構(gòu)成的完整，元數(shù)據(jù)的完整和特殊軟硬件的完整性。

　　檢測方法如下：

　?、匐娮游募畔⑼暾詸z測。

　　將歸檔電子文件與電子文件應(yīng)有的構(gòu)成要素進(jìn)行比較，凡缺少應(yīng)有構(gòu)成要素的電子文件均是不完整電子文件。如一份完整的文書類電子文件一般包括正本及其附件、簽發(fā)單、修改稿等，如有缺失應(yīng)認(rèn)定為不完整。

　?、谠獢?shù)據(jù)完整性檢測。

　　將收集到的電子文件元數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)定義項進(jìn)行比較，凡缺少應(yīng)有元數(shù)據(jù)元素的，應(yīng)確定為元數(shù)據(jù)不完整。

　?、厶厥飧袷诫娮游募璧能浻布暾詸z測。

　　對有些需要特殊軟硬件支撐才能顯示或處理的電子文件，歸檔時應(yīng)檢查其所依賴的軟硬件是否與電子文件一同收集。

　　（3）可用性檢測

　　主要檢測電子文件和電子檔案的可理解性和可利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

　?、匐娮游募碗娮訖n案可識別性檢測方法。

　　第一步：收集不可識別電子文件特征，形成特征庫。

　　第二部：將收集歸檔的電子文件與不可識別電子文件特征庫中的特征進(jìn)行比對，符合不可識別電子文件特征的應(yīng)確定為不可識別電子文件。

　　②存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性檢查。

　　第一步：采用防病毒系統(tǒng)檢查電子文件和電子檔案有無病毒；防病毒系統(tǒng)的病毒庫處于最新狀態(tài)。

　　第二步：兼容性是指電子文件和電子檔案存儲格式對特殊軟硬件平臺的依賴性。兼容性檢查包括硬件和軟件兩個方面。由于當(dāng)前尚無統(tǒng)一的檢查方法，各企業(yè)可參照采用信息系統(tǒng)開發(fā)中的Beta測試法進(jìn)行檢查。

　　第三步：如果采用離線移交，還應(yīng)對載體的完好性進(jìn)行檢查，即檢查電子文件存儲的載體有無損傷，可否正常使用。需檢查的離線載體數(shù)量較少時，可采用人工檢查，需檢查離線載體數(shù)量較大時，應(yīng)采用專用檢查系統(tǒng)。

　　電子檔案整理用什么軟件

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設(shè)計了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對其他信息軟件目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

　　整個采集工具由四部分功能組成

　　一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實現(xiàn)各種格式電子文件和源軟件各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入

　　二是數(shù)據(jù)管道功：可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源軟件和目標(biāo)軟件的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入

　　三是程序調(diào)用接口功能：針對電子文件形成源軟件提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù)；

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能：規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息軟件可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達(dá)幾百種的格式將對各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴(yán)重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復(fù)制多套副本、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的軟件備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能；備份數(shù)據(jù)對計算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應(yīng)電子檔案的備份需求，為維護(hù)電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動匯集，在文件服務(wù)器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號相對應(yīng)，同時在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標(biāo)簽，以便實現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務(wù)器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時可以方便的驅(qū)動客戶機(jī)上的存儲設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標(biāo)簽打印功能。當(dāng)客戶機(jī)上安裝了標(biāo)簽打印設(shè)備時，軟件可以自動驅(qū)動設(shè)備完成存儲載體表面的標(biāo)簽制作。

　　(4)脫機(jī)瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時，將脫機(jī)瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時可以啟動脫機(jī)瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對存儲載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源軟件的支持，大大方便了用戶操作。