科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　技檔案管理辦法科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對于科技檔案的科學分類、組織、保管單位和有秩序地排列?？萍紮n案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進行基本編目，然后在歸檔后所進行的工作。

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨立完成。

　　1.組卷

　　（1）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段。

　　（2）項目檔案的組卷

　　項目前期文件、項目管理文件：按照事由結(jié)合時間順序組卷。

　　招標投標、合同文件：按招標的標段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項目文件：按科研項目（課題）組卷。

　　竣工驗收文件：按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

　?。?）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺（套）為單位組卷，一臺（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點進行排列。

　　（1）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應用等階段排列。

　　（2）項目檔案的排列

　　項目前期文件、項目管理文件：結(jié)合主題、事由按時間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測試驗、評定驗收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計、實施、測試、運行、驗收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購置文件、隨機文件、安裝文件、使用維護文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　（1）圖樣文件排列：

　　形成時編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序為：總體布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細部的、大樣性的圖樣在后。

　?。?）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時間排列，按照科技文件的形成時間或者內(nèi)容所反映的時間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對反映同意問題的來問和復文，正文和附件，復文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　?。?）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對整個對象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對案卷內(nèi)的某份圖樣文件進行補充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　　（1）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　　（2）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風琴式。

　　（3）對于破損的、小于A4幅面的文件要修復和托裱

　?。?）成冊的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　?。?）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號章。

　?。?）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　　（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字從“001”開始依次標注。

　?。?）印刷成冊的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）序號：使用阿拉伯數(shù)字從01起一次標注卷內(nèi)文件的順序。

　?。?）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、醒目代號。

　?。?）責任者：填寫文件形成者或第一責任者。

　　（4）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　　（5）日期：填寫文件或圖紙的形成時間，要求以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　?。?）頁號（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。

　　（7）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　?。?）檔號：由全宗號、分類號（項目代號或者目錄號）、案卷號組成：

　　全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號。

　　分類號：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定。

　　項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或者代號確定。

　　目錄號：目錄編號。

　　案卷號：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

　　（2）案卷題名：

　　簡明、準確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或者代號，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫負責組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。

　　（5）密級：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。

　?。?）保管期限：

　　填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　　（1）互見號：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號，并在括號內(nèi)注明其載體類型。

　?。?）說明：

　　標明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　?。?）立卷人：

　　由立卷責任者簽名，一般是檔案整理者。

　?。?）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時間。

　?。?）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項目的負責人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級類目分別編制，即科研、項目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號、案卷題名、保管期限應與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個項目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進行排列，并在后面都要留有相應空間，以便存放新增檔案。

　　科技檔案管理辦法細則

　　科學技術(shù)檔案工作條例

　　第一章總則

　　第一條為了建立、健全科學技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學地管理科學技術(shù)檔

　　案(以下簡稱科技檔案)，充分發(fā)揮科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡

　　稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位(以下簡稱各單位)，都應當把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中，加強領(lǐng)導。

　　第四條各單位應當按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔

　　第五條各單位應當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項科研、生產(chǎn)、基建等活動，都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責范圍。

　　第七條各單位在對每一項科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以驗收。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料的項目，不能驗收。

　　第八條一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責人、產(chǎn)品試制負責人、工程負責人等審查后，及時歸檔。

　　第九條凡是需要歸檔的科技文件材料，都應當做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

　　第十條科技檔案部門有責任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。

　　第三章科技檔案的管理

　　第十一條科技檔案部門對接收來的科技檔案，應當進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。

　　國務院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機關(guān)(以下簡稱專業(yè)主管機關(guān))，應當擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應當建立和健全圖紙更改、補充的制度。更改、補充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應當及時地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項工作服務，并編制必要的檢索工具和參考資料。

　　借閱和復制科技檔案要有一定的批準手續(xù)。

　　第十四條各單位應當定期對科技檔案的密級進行審查，根據(jù)上級的規(guī)定，及時調(diào)整密級，擴大利用與交流的范圍。

　　第十五條科技檔案部門對科技檔案的利用效果，應當進行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計制度。

　　第十六條國務院所屬各專業(yè)主管機關(guān)，應當編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表?？萍紮n案的保管期限，分為永久、長期、定期三種。

　　第十七條各單位應當定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負責人的領(lǐng)導下，由科技領(lǐng)導干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進行。

　　第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導審定，報送上級主管機關(guān)備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房內(nèi)應當保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應當定期檢查科技檔案的保管狀況。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復制。

　　第二十條科技檔案部門對重要的科技檔案應當復制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。

　　第二十一條引進技術(shù)和設(shè)備的檔案，由引進單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個單位分工協(xié)作完成的科技項目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關(guān)的檔案正本以外，應將復制本送交主辦單位保存。

　　第二十三條凡單位撤銷或變動，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領(lǐng)導人批準后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條科技檔案部門增添設(shè)備和用品的費用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費、科研費和事業(yè)費中開支。

　　第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應當同時建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。

　　第四章科技檔案工作管理體制

　　第二十六條國家檔案局和各級檔案管理機關(guān)應當加強對科技檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。

　　第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實行統(tǒng)一管理。國務院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關(guān)，應當建立相應的檔案機構(gòu)，加強對所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導。

　　第二十八條國務院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。

　　大中城市應當建立城市基本建設(shè)檔案館，收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。

　　專業(yè)檔案館和城市基本建設(shè)檔案館是科學技術(shù)事業(yè)單位。

　　第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機構(gòu)；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨的科技檔案室，也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專(兼)職人員管理。

　　各單位的科技檔案工作，由領(lǐng)導生產(chǎn)、科研的負責人或者總工程師分工領(lǐng)導。

　　第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機構(gòu)，根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。

　　第五章科技檔案干部

　　第三十一條國務院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關(guān)都應當積極建設(shè)一支堅持社會主義道路，具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關(guān)的科學技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案干部隊伍。

　　第三十二條科技檔案干部要努力學習馬列主義、毛澤東思想，認真執(zhí)行國家的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高管理工作水平，積極為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務。

　　第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部，還應當配備一定數(shù)量的科技干部，以保證工作的需要。

　　第三十四條各單位要經(jīng)常對科技檔案干部進行保守國家機密的教育，檢查遵守保密制度的情況。

　　第六章附則

　　第三十五條國務院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機關(guān)，可以根據(jù)本條例的精神，結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作況，制定實施細則。

　　第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關(guān)規(guī)定與本條例有抵觸的，以本條例為準。