建筑工程檔案管理措施限應滿足的以下要求：建筑工程檔案要求應符合《建設工程文件歸檔規(guī)范》(GBT 50328-2014)的規(guī)定，一般要求管理期限應五年以上。根據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)程》(JGJ／T185-2009)規(guī)定如下：

　　監(jiān)督員主動聯(lián)系,在工程竣工前檔案的收集,整理和保管工作有責任監(jiān)督員承擔。工程竣工時經(jīng)審核符合要求后歸檔交給檔案員保存管理。

　　工程檔案保管期限分為長期和短期兩種，長期為15年，短期為5年。工程檔案案卷的裝具、裝訂應做到統(tǒng)一、整齊、牢固，符合相關規(guī)范標準的要求，便于保管與查閱。

　　工程檔案管理應采取哪些有效措施？

　　(1)建立健全規(guī)章制度。

　　建設、勘察、設計、施工和監(jiān)理單位應依據(jù)工程建設法律法規(guī)和規(guī)章，并結合本單位實際，建立健全工程檔案的管理制度，明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內容和相關部門的責任。

　　(2)落實工程檔案收集責任制。

　　建設單位在工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出明確的要求，保證檔案與工程建設同步形成，不得事后補編。

　　(3)建立健全檔案工作網(wǎng)絡，明確專兼職檔案員崗位職責。

　　要求勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍，并將其納入工程程序和考核內容中。

　　(4)發(fā)揮監(jiān)理單位作用，保證工程文件質量落到實處。

　　工程實行監(jiān)理制的監(jiān)理單位，代表建設單位對工程建設勘察、設計、施工到竣工驗收實行全過程、全方位控制管理，對工程文件質量進行把關。

　　(5)檔案的驗收移交納入工程驗收環(huán)節(jié)。

　　一方面建設單位的檔案部門要主動參與到工程竣工驗收，檢查檔案的系統(tǒng)性和完整性。另一方面從制度上保障，只有通過檔案部門的驗收，該工程才能通過竣工驗收，只有檔案完成移交，才能進行工程結算，否則不予結算。

　　工程檔案管理的重要性

　　一、建設項目檔案管理的重要性及社會價值

　　從建設項目檔案本身角度，我們知道，建設項目檔案是整個工程的見證，真實記錄了工程建設的原始完整信息，極具存儲價值。從申請環(huán)節(jié)到項目驗收環(huán)節(jié)的相關文件的完整性、準確性都能對日后的工程竣工驗收、檢查、日常維護或改建等方面提供可靠有力的依據(jù)和憑證。

　　從項目管理角度，落實好建設項目檔案管理工作是提升項目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質量及整體利益。

　　建設項目檔案管理的工作，不僅僅是對項目建設進程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質量綜合評估，更是追溯社會責任的有效證據(jù)。

　　二、完善建設項目檔案管理的有效措施

　　（一）領導重視、職責明確，是歸檔工作圓滿完成的重要前提。

　　首先，建立建設項目檔案工作組織機構，明確工作職責，要求領導小組對項目驗收工作進行組織管理。對重大事項進行決策和指導；工作小組要覆蓋面廣，要涉及各個相關業(yè)務部門及人員，要求對項目建設過程中的文件進行及時的收集、積累和預立卷工作；檔案部門派專人進行檔案的指導歸檔工作，為項目歸檔工作的順利進行提供人力和知識服務的保證。

　　其次，要制定詳細的檔案歸檔工作計劃，嚴格按照時間節(jié)點進行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，杜絕出現(xiàn)施工資料與現(xiàn)場施工進度脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。

　?。ǘ┰搭^抓起、建章立制，是歸檔工作順利開展的堅實基礎。

　　建設項目檔案管理制度的制定是對固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理工作的有力保障。根據(jù)集團公司的《固定資產(chǎn)投資建設項目檔案管理制度》，結合公司的實際情況，建立建設項目檔案管理規(guī)章制度，并建立操作性強的基本建設項目檔案作業(yè)指導書，明確各部門分工及職責，明確歸檔流程和操作細則，明確歸檔的范圍及時間。

　　對《檔案法》《建設項目檔案管理辦法》《聲像檔案管理辦法》等規(guī)范文件進行積極的推廣和宣傳，做到有據(jù)可依、有章可循。

　?。ㄈ┳⒅厥占?、強化過程，是歸檔文件齊全完整的有力保證。

　　項目建設施工過程中的文件材料較為分散、文件種類相對比較復雜，為確保項目文件的完整、準確、系統(tǒng)，必須加強項目文件的過程管理，堅持事前介入、事中指導、事后把關的全程管理原則。

　　要求檔案管理人員必須要深入施工現(xiàn)場,了解工程中存在的問題,熟知各個任務節(jié)點的時間,按時參加工程項目專項驗收，并及時對各方單位文件收集整理工作進行全面系統(tǒng)的檢查指導，發(fā)現(xiàn)問題要當即處理,當即解決,當即整改。

　　同時加強與施工方、設備廠家、監(jiān)理等各個主體之間的溝通與聯(lián)系,建立良好的工作關系，盡量做到相互支持、配合。堅決執(zhí)行檔案工作與項目建設同步推進，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)督指導作用，唯有如此,才能更好地為工程項目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎。

　?。ㄋ模﹥?yōu)化隊伍、加強培訓，是歸檔工作組織實施的人才保障。

　　由于各方單位檔案人員業(yè)務知識參差不齊，流動性大，一些檔案人員此前未曾從事過大規(guī)模的建設項目文件材料歸檔與管理工作。因此,檔案部門要定期組織相關人員加強業(yè)務指導和培訓，重點對項目文件管理要求、收集、整理、歸檔移交等基本知識進行培訓，以及對項目管理制度的宣貫。

　　同時加強與各單位檔案人員保持聯(lián)系，確保人員有保證，另外鼓勵各方單位積極參加項目轄區(qū)城建檔案培訓，一方面建立良好工作關系，另一方面要熟知地方檔案歸檔要求、范圍、流程。

　　為確保檔案文件的標準化、統(tǒng)一性，檔案部門在項目前期編制項目文件實施模板，要求各方單位嚴格按照文件模板進行使用，移交地方檔案館的文件按照地方檔案館格式進行使用。檔案部門同時要編制《竣工文件編制細則》，明確各參建單位應該移交的竣工檔案，以及對竣工檔案的整理、編制、立卷工作進行了具體說明，避免日后的重復勞動。

　?。ㄎ澹┖贤芸?、嚴格考核，是歸檔工作有序開展的主要手段。

　　堅持合同約束,強化檔案收集歸檔和形成質量控制。建設單位在與施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時,要設立專門條款,明確有關單位歸檔套數(shù)、時限、違約責任等內容。

　　監(jiān)理合同要特別明確監(jiān)理單位對建設項目檔案完整性、準確性審查的責任,監(jiān)理工程師要按照合同要求對檔案質量把關,一旦發(fā)現(xiàn)檔案真實性、完整性方面存在問題應及時返回有關單位修正,確保建設項目檔案能夠反映項目建設的真實情況。

　　必要時可以在工程款付款中添加檔案部門意見，對于檔案收集整理情況進行確認，甚至具有一票否決權。對建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作成績突出的單位進行一定的獎勵，反之進行處罰。