退休人員檔案如何整理：企業(yè)整理退休人員檔案，填寫各種基礎性表格，市企業(yè)養(yǎng)老保險管理中心審核驗收，街道對企業(yè)移交的檔案、各種表格進行審核驗收，和企業(yè)簽訂《社會化管理服務協(xié)議書》、《檔案移交清單》。

　　企業(yè)應按簽訂的《協(xié)議書》，及時將退管經(jīng)費轉(zhuǎn)到各街道所在區(qū)就業(yè)保障服務中心開設的賬戶，由中心開具行政事業(yè)性收據(jù)憑證，街道接收后將《信息表》、《花名冊》、《協(xié)議書》、《移交清單》，送交市企業(yè)養(yǎng)老保險管理中心退管服務科留存。

　　《花名冊》還須以電子表格的形式用磁盤報送市社會保險征繳中心機房，電子表格需在“姓名”前增加“個人編碼”一欄，以便將退休人員從原企業(yè)戶名下劃轉(zhuǎn)到街道戶名下進行社會化管理，同時報一份給市企業(yè)養(yǎng)老保險管理中心備份。

　　街道檔案專管員對所接收的退休人員檔案進行整理清點，按照規(guī)定做好檔案管理。街道根據(jù)企業(yè)退休人員基本情況信息表，建立退休人員基本信息庫。

　　退休人員檔案如何整理

　　一、退休人員檔案分類

　　分為十大類，同類材料按時間順序排列：

　　1、履歷材料。指個人經(jīng)歷等基本情況的表格材料。

　　2、自傳材料。指本人所寫的有關敘述經(jīng)歷，家庭情況、社會關系等自傳性質(zhì)的材料。

　　3、鑒定、考核、考察材料。

　　4、學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術、崗位技能情況的材料。

　　5、政審材料。

　　6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。

　　7、獎勵資料。

　　8、處分材料。

　　9、招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、退休、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國等材料。

　　10、其他可供組織參考有保存價值的材料、身份證復印件（正反面）、戶口本復印件（戶主頁+本人頁）。

　　二、卷內(nèi)目錄填寫

　　檔案需編制目錄（參見附表，可自制可打?。笕缦拢?/p>

　　1、類號和順序號：（如：第一類第1份，在目錄上應登記為“一.1”）,材料按時間先后順序編流水號排序；

　　2、名稱：一般要登記全稱，名稱較長可用規(guī)范簡稱；

　　3、時間：材料制成時間要填寫年月日，一般采用落款時間,沒有時間可不填；

　　4、頁數(shù)：材料上有頁碼的以原材料頁碼為準，無頁碼的，材料有字的計為一頁。

　　三、退休人員檔案整理

　　1、退休人員檔案材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　2、需拆除大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥?，破損（較?。┑臍w檔材料要進行裱糊.

　　3、復印件需加蓋檔案制成部門或檔案館藏部門公章

　　4、檔案裝訂必須有卷皮，卷皮書寫企業(yè)退休人員姓名及其社會保障卡號。塑料材質(zhì)硬殼卷皮需更換為紙質(zhì)卷皮。

　　5、卷內(nèi)材料向下向左對齊，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符。

　　6、檔案裝訂需使用裝訂線，不得使用塑料卡具。

　　7、檔案中有涉密材料的，企業(yè)需先行處理。

　　四、裝訂方法

　　1、打裝訂孔：在材料左側豎直打統(tǒng)一的裝訂線眼3個，眼距（從眼中心算起）約8.3厘米；線眼中心距左側邊沿約1.5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為約5.4厘米。

　　2、裝訂系帶：裝訂使用粗棉線，將全卷材料卷面朝上，將線對折，將對折點由卷面中眼穿至卷底，兩邊線頭由上下眼穿至卷底，最后將上下線頭穿過卷底折頭打結。

　　退休人員檔案整理規(guī)范

　　為使企業(yè)退休人員檔案整理工作規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，現(xiàn)就企業(yè)退休人員檔案整理工作要求作如下說明：

　　一、企業(yè)退休人員檔案的內(nèi)容和分類

　　企業(yè)整理退休人員檔案時，應本著完整、條理、真實的原則，按檔案內(nèi)容將其分為以下四類：

　　(一)招工、退休材料：包括招工（入伍）審批表、病退材料、退休申請表、公示結果、退休審批表等；

　?。ǘ┕べY待遇材料：包括轉(zhuǎn)正定級、升級、調(diào)資等

　　各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料，保險福利待遇核定等材料；

　　（三）加入黨團材料：包括中國共產(chǎn)黨入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、中國共產(chǎn)黨黨員登記表，黨紀處分材料，入團申請書、入團志愿書、團員登記表、退團材料，加入民主黨派的有關材料；

　　（四）其他材料：不屬于上述三類的材料一律歸入此類（整理時應按原檔案管理分類排序歸類）。

　　二、企業(yè)退休人員檔案卷內(nèi)文件目錄的登記

　　目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，目錄登記要求清晰、確切、精煉，目錄應放在檔案首頁，包括以下內(nèi)容：

　　1．類號和順序號（如第一類第一份，在目錄應登記為“一、1”，以此類推）；

　　2．材料名稱（有題名一般要登記全稱，無題名或題名不準確重擬題名，題名稱較長可以用規(guī)范簡稱縮寫，但應準確反映材料的主要內(nèi)容）；

　　3．材料制成的時間（材料制成時間要填全年月日，一般采用落款時間）；

　　4．材料的份數(shù)，頁碼的計算登記。材料份數(shù)應以每個完整材料為一份；材料頁數(shù)的計算，每面為一頁，無內(nèi)容的頁面不計算頁數(shù)，并按頁碼數(shù)如數(shù)填寫，封面封底及襯紙后空白頁不計算頁數(shù)，封二或封三的填寫說明不算頁數(shù)。

　　書寫目錄時，應在每類目錄之后，留出適量的空格，供補充材料使用。

　　三、企業(yè)退休人員檔案整理要求

　　1．排序：在具體整理檔案時，所有材料按檔案形成時間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號（此編號與目錄編號要一致，具體格式為：類號—順序號，如第二類第三份材料的編號格式為2—3）

　　2．技術加工：對招工（入伍）登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料，有用紙不規(guī)則、破損、卷角和折皺等情況的，要進行剪裁、裱糊、包邊等技術加工，以延長檔案文件材料的保存壽命。

　　文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，要去除，防止銹蝕。

　　四、企業(yè)退休人員檔案的裝訂

　　在裝訂退休人員檔案時，用白色卡線裝訂，長度要適中。裝訂時，將全卷材料卷面向下，把卡線對折，然后將折點當穿頭，由卷面中眼穿至卷底，最后將已穿過卷底上下兩線頭，同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結。

　　五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫

　?。ㄒ唬n案的編號

　　1．檔案編號的構成：檔號由社保個人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構成。①社保個人編號（填寫社保個人編號后8位阿拉伯數(shù)字），以職工退休待遇審批表個人編號為準；②單位社保編碼（6位阿拉伯數(shù)字），以職工退休待遇審批表單位編碼為準；③案卷順序號（單位移交退休人員編號），此號到移交市檔案館時統(tǒng)一編制。

　　2．檔案編號的要求：①確保唯一性，一人一檔，一檔一號，不得重復；②用耐久字跡（炭素、籃黑墨水等）規(guī)范填寫在檔案盒脊背的指定位置。

　?。ǘn案盒脊背的填寫

　　橫向填寫檔號，豎向填寫單位名稱，原工作單位可用雕刻的印章加蓋，填寫時要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。

　　示例：

　　（三）檔案盒封面填寫個人身份證號碼

　　六、使用統(tǒng)一標準的目錄、封皮和檔案盒

　　企業(yè)整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統(tǒng)一印制，各參保單位和個人需要時向市檔案局購買。

　　七、對已整理好的檔案的處理

　　已按人事檔案整理標準將退休人員檔案分十類整理好的企業(yè)，只需按四類重新填寫一份目錄，并注明在原目錄中的對應位置，檔案材料可不再重新整理裝訂。