機關檔案整理規(guī)范：機關單位檔案記錄著歷史沿革，在單位進行設立、變更、撤銷后，保證檔案管理規(guī)范完整尤為重要。凡涉及機構設立、變更、注銷的機關單位，都需按照檔案整理規(guī)范，匯總整理成完整的紙質(zhì)檔案一式兩份，區(qū)委編辦和機關單位各留存一份。

　　有關事項說明

　　檔案整理單位范圍:進行過法人設立登記的機關單位，包括已完成注銷登記及正在進行注銷登記的機關單位，都需要進行檔案整理。已更名的單位，以更名后的單位名稱立卷，更名前的單位資料一并歸入；

　　已完成注銷登記的單位，需要單獨立卷；機關單位的主管部門發(fā)生變化的，由變更后的主管部門負責指導該機關單位進行檔案整理;機關單位注銷后，主管部門因機構改革不存在的，由改革后的主管部門負責該機關單位的檔案整理。

　　歸檔材料范圍：機關單位法人設立登記、變更登記、注銷登記、證書補領、證書換領五項材料。

　　整檔材料清單

　　一盒為一卷，卷內(nèi)各類材料應當按照設立登記、變更登記、注銷登記、證書補領、證書換領的順序排列。

　　每件材料中的各份文件應當分別按照下列順序排列：

　　01、設立登記材料歸檔順序

　　1.1機關單位法人設立(備案)登記申請書；

　　1.2機關單位法定代表人登記申請表；

　　1.3機關單位章程；

　　1.4審批機關批準設立的文件；

　　1.5擬任法定代表人現(xiàn)任該單位行政職務的任職文件；

　　1.6擬任法定代表人的居民身份證復印件或者其他身份證明文件；

　　1.7申請機關單位法人設立登記開辦資金確認證明，2014年之前為驗資證明；

　　1.8住所證明材料：順序為住所證明、房屋授權使用證明、房產(chǎn)證復印件、土地證復印件、租賃合同；

　　1.9機關單位印章印跡備案書；

　　1.10資質(zhì)認可證明或執(zhí)業(yè)許可證明文件；

　　1.11登記管理機關要求提交的其他相關文件，2016年以后指的是單位人員花名冊；

　　1.12信息公開備案書；

　　1.13信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　1.14國家電子政務外網(wǎng)數(shù)字證書中心機構數(shù)字證書（U-key）申請表、國家政務外網(wǎng)數(shù)字證書中心電子認證服務協(xié)議，2017年以后為《數(shù)字證書領取申請表》。

　　02、變更登記材料歸檔順序

　　2.1變更單位名稱的材料歸檔順序：

　　2.1.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.1.2審批機關的批準文件；

　　2.1.3新單位印章的《機關單位印章印跡備案書》；

　　2.1.4舊單位印章的《機關單位印章封存申請表》；

　　2.1.5信息公開備案書；

　　2.1.6信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.1.7變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.1.8變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.2變更住所的材料歸檔順序：

　　2.2.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.2.2住所證明；

　　2.2.3房屋授權使用證明；

　　2.2.4房產(chǎn)證復印件；

　　2.2.5土地證復印件；

　　2.2.6租賃合同；

　　2.2.7信息公開備案書；

　　2.2.8信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.2.9變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.2.10變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.3變更宗旨和業(yè)務范圍的材料歸檔順序：

　　2.3.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.3.2審批機關的批準文件；

　　2.3.3資質(zhì)認可證明或執(zhí)業(yè)許可證明文件；

　　2.3.4信息公開備案書；

　　2.3.5信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.3.6變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.3.7變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.4變更法定代表人的材料歸檔順序：

　　2.4.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.4.2機關單位法定代表人登記申請表；

　　2.4.3現(xiàn)任法定代表人免職文件；

　　2.4.4擬任法定代表人任職文件；

　　2.4.5擬任法定代表人居民身份證復印件或者其他身份證明文件；

　　2.4.6原法定代表人的離任審計結果；

　　2.4.7信息公開備案書；

　　2.4.8信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.4.9變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.4.10變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.5變更經(jīng)費來源的材料歸檔順序：

　　2.5.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.5.2經(jīng)費來源改變的證明文件；

　　2.5.3信息公開備案書；

　　2.5.4信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.5.5變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.5.6變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.6變更舉辦單位的材料歸檔順序：

　　2.6.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.6.2審批機關的批準文件；

　　2.6.3信息公開備案書；

　　2.6.4信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.6.5變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.6.6變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　2.7變更開辦資金的材料歸檔順序：

　　2.7.1機關單位法人變更登記申請書；

　　2.7.2機關單位法人變更登記開辦資金確認證明，2014年之前為驗資證明；

　　2.7.3機關單位《資產(chǎn)負債表》；

　　2.7.4機關單位《收入支出決算表》或《利潤表》；

　　2.7.5信息公開備案書；

　　2.7.6信息公開網(wǎng)絡截圖或照片；

　　2.7.7變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　2.7.8變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　03、注銷登記材料歸檔順序

　　3.1機關單位法人注銷登記（備案）申請書；

　　3.2撤銷或者解散的證明文件；

　　3.3舉辦單位批準的清算報告；

　　3.4擬申請注銷登記公告的憑證；

　　3.5機關單位印章封存申請表；

　　3.6單位人員移交書或人員編制信；

　　3.7變更前的《機關單位法人證書》正本；

　　3.8變更前的《機關單位法人證書》副本。

　　04、證書補領材料歸檔順序

　　4.1機關單位法人證書補(換)領申請書；

　　4.2發(fā)布原《機關單位法人證書》作廢公告的憑證；

　　4.3未遺失或者損毀的《機關單位法人證書》正本；

　　4.4未遺失或者損毀的《機關單位法人證書》副本。

　　05、證書換領材料歸檔順序

　　5.1機關單位法人證書補(換)領申請書；

　　5.2損毀的《機關單位法人證書》正本；

　　5.3損毀的《機關單位法人證書》副本。

　　檔案整理方法

　　1.證書放置

　　按照“靠下靠左”的原則，每份材料的下邊緣應與文件皮下邊緣重合，左邊緣與文件皮內(nèi)裝訂線重合，且正向放置，除證書正本和副本。

　　證書正本（A3）：左邊緣與文件皮內(nèi)裝訂線重合，右邊緣距離文件皮右側折疊線0.5cm向左折疊，再將折疊部分向右折，確保統(tǒng)一社會信用代碼和二維碼的完整。（如上圖左所示）

　　證書副本（B5）：以A4空白紙為底面，把B5副本橫放，上下居中，左邊緣距離A4紙左邊緣2cm進行粘貼，只固定左側。之后將證書整體向左折，使證書右邊緣與A4紙右邊緣重合。

　　2.盒內(nèi)目錄

　　盒內(nèi)目錄用A4紙打印，每頁14行，放盒內(nèi)最上面。設立登記件號“1-015”中的“1”表示設立登記，“015”表示2015設立；變更登記件號“2-161”中的“2”表示變更登記，“161”中的“16”表示2016年，尾數(shù)“1”表示第一次變更登記，以此類推。業(yè)務類型簡寫方式要按照模板填寫。

　　3.件目錄

　　件目錄用A4紙打印，每頁14行，裝訂到件首頁，頁次是指該文件在該件檔案中的起始頁碼。

　　機關檔案整理方案

　　第一章總則

　　第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

　　機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機關應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

　　第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。

　　機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

　　第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

　　檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章機構和人員

　　第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

　　經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機關檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網(wǎng)絡。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。

　　第十條機關檔案工作的基本任務是：

　　（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

　　（二）制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

　?。ㄈC關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

　?。ㄋ模┴撠煿芾頇C關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作；

　?。ㄎ澹┴撠煓C關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

　?。┙邮軝n案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

　?。ㄆ撸┴撠熃M織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動；

　?。ò耍n案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。

　　機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

　　第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

　　檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業(yè)務培訓。

　　不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過相關專業(yè)知識和技能培訓。

　　第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應當按照國家有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。

　　第三章基礎設施

　　第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等。

　　檔案庫房應當根據(jù)載體類型分別設置，不具備條件的應當根據(jù)載體類型分區(qū)設置。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設置。

　　第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執(zhí)行。

　　閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。

　　檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量年增長量×存放年限）×60m2/萬卷（或10萬件）測算。檔案數(shù)量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按15m2測算。

　　整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業(yè)務開展需要。

　　第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。

　　檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

　　檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規(guī)范》（JGJ67）規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

　　檔案庫房內(nèi)不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

　　第十八條檔案庫房應當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

　　檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。

　　保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條檔案庫房應當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應當設置視頻監(jiān)控設備。

　　第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規(guī)定第五章要求。

　　縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

　　第四章管理要求

　　第一節(jié)一般規(guī)定

　　第二十三條機關檔案包括：

　?。ㄒ唬┪臅?、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

　　（二）機關履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

　?。ㄈ┱掌浺?、錄像等音像檔案；

　?。ㄋ模I(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案；

　?。ㄎ澹┯≌隆㈩}詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

　　（六）其他檔案。

　　前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

　　第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。

　　機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》（DA/T12）執(zhí)行。

　　第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

　　涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規(guī)定。

　　第二節(jié)形成與收集

　　第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

　　文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

　　歸檔文件材料應當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。

　　第二十七條機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

　　機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料；機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料；機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

　　第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內(nèi)部機構或工作職能發(fā)生變化時應當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

　　文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。

　　機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

　　第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。

　　會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）、《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。

　　照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50）規(guī)定。

　　其他門類檔案收集范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十條電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等規(guī)定。

　　第三節(jié)整理與歸檔

　　第三十一條機關應當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調(diào)呼應，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應當保持一致，不得隨意變動。

　　機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

　　文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件（張）等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執(zhí)行。

　　第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應。

　　機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、會計（KU）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務數(shù)據(jù)（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關規(guī)定設置二級門類代碼。

　　第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

　　機關檔案應當按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應。

　　第三十五條機關檔案經(jīng)文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業(yè)務系統(tǒng)的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

　　滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

　　第四節(jié)保管與保護

　　第三十七條機關應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

　　機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

　　第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。

　　檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

　　第三十九條檔案工作人員應當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

　　第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

　　第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。

　　第五節(jié)鑒定與銷毀

　　第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公廳（室）負責人主持，檔案部門會同相關業(yè)務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

　　鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的檔案，應當按規(guī)定予以銷毀。

　　第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

　?。ㄒ唬C關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準；

　?。ǘC關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、檔案部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關業(yè)務部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；

　?。ㄈC關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

　　第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。

　　電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數(shù)字復制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。

　　涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　第六節(jié)利用與開發(fā)

　　第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權限、范圍和審批手續(xù)。機關保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。

　　利用檔案應當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。

　　第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

　　第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。

　　全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

　　第四十九條機關應當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。

　　第七節(jié)統(tǒng)計與移交

　　第五十條機關應當建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務社會化服務等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。

　　統(tǒng)計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計分析。

　　第五十一條機關應當編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

　　機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

　　第五十二條機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復制件應當與檔案原件一并移交。

　　機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。

　　電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。

　　電子檔案移交后，機關繼續(xù)留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

　　第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

　?。ㄒ唬┏蜂N機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交；

　?。ǘ┏蜂N機關的業(yè)務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

　?。ㄈ┮粋€機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

　?。ㄋ模C關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

　　第五章信息化建設

　　第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃。

　　機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

　　第五十六條機關應當開展數(shù)字檔案室建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設按照《數(shù)字檔案室建設指南》執(zhí)行。

　　第五十七條機關應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。

　　檔案數(shù)字化應當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應當收集齊全，數(shù)字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62）執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關規(guī)定執(zhí)行。

　　機關應當積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件的全文識別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。

　　第五十九條機關應當開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標準規(guī)范要求。

　　各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應當與相應數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應元數(shù)據(jù)庫融合管理。

　　第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　第六十一條機關配備的網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。

　　機關檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

　　機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統(tǒng)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

　　第六十二條機關辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

　　電子檔案管理系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應當參照《數(shù)字檔案室建設指南》、《數(shù)字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194）以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。

　　電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

　　第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數(shù)據(jù)應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

　　第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。在線存儲系統(tǒng)應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

　　第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

　　機關應當根據(jù)需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。

　　第六十六條機關應當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。

　　第六章獎勵與處罰

　　第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯(lián)合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

　?。ㄒ唬n案收集、整理、移交做出顯著成績的；

　?。ǘn案保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；

　?。ㄈn案利用、開發(fā)取得突出效果的；

　?。ㄋ模n案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的；

　?。ㄎ澹┩`反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的；

　　（六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。

　　第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　?。ㄒ唬C關未統(tǒng)一管理機關檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的；

　?。ǘC關未按規(guī)定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；

　?。ㄈC關應當歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機關檔案部門的；

　?。ㄋ模n案管理不符合檔案安全保護要求的；

　?。ㄎ澹┚懿话凑諊乙?guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的；

　?。┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第七章附則

　　第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行。

　　第七十條本規(guī)定自2019年1月1日起施行。