在當今醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院電子檔案管理模式成為醫(yī)院檔案管理的主流，電子檔案管理模式順應了當前數(shù)字化信息的時代，電子檔案管理是指將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫的形式進行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，電子檔案管理已是大勢所趨，大大提高了工作效率。

　　醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢

　　首先，簡化了工作流程。傳統(tǒng)醫(yī)學檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高。現(xiàn)在采用電子檔案的檔案管理模式，極大地簡化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計算機技術、掃描技術、攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術以及存儲技術等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫的形式進行儲存。

　　數(shù)字化的存儲模式能夠實現(xiàn)及時利用、有效共享，對檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調(diào)動，既方便又迅速。

　　其次，電子檔案管理靈活，直觀性強。在醫(yī)院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時地查到相應的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。

　　在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關信息，這對檔案原件來說是極大的保護，可以延長紙質(zhì)檔案的存放時間。在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術有著人工檔案管理沒有的優(yōu)勢，可以減少出錯率，提高檔案的利用率。

　　實施電子檔案模式后，統(tǒng)計工作變得輕松、高效。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院里比較棘手的問題，現(xiàn)在電子檔案的檔案管理模式，極大地簡化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對醫(yī)院整體的發(fā)展具有重要的推動作用。因此，針對醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問題，采取對應的策略具有重要意義。

　　醫(yī)院電子檔案管理存在的主要問題

　　1.醫(yī)院認識不足

　　現(xiàn)在很多醫(yī)院對檔案管理并沒有投入較大的關注度，對醫(yī)院的發(fā)展形式的認識也不到位，所以大多數(shù)醫(yī)院對于檔案的管理知識在于初步階段，并沒有形成規(guī)范的電子檔案體系。醫(yī)院普遍認為檔案管理并沒有什么實際的意義，他們認為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關系，所以在檔案管理上并沒有太大的投資。

　　2.專業(yè)人員缺乏

　　雖然計算機技術發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒有在相應的技術上有過硬的要求，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且醫(yī)院檔案管理處多是年紀較大的或是轉崗的人員，他們只會基礎的計算機技術，再加上醫(yī)院對檔案管理的不重視，電子檔案技術在檔案管理上的應用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。

　　3.基礎設施不達標

　　醫(yī)院檔案想要電子檔案模式必須要有先進的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設施，這是電子檔案模式必不可少的基本條件，目前很少有醫(yī)院在電子檔案建設中配套設施齊全。建設設施速度緩慢，技術力量、技術基礎以及數(shù)據(jù)庫建設等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設進程中一個較難的關卡。

　　4.數(shù)字技術存在安全隱患

　　由于電子檔案技術不受實踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。

　　雖然電子檔案技術比較方便，但是其存在的問題是不容忽視的，在國家相關網(wǎng)絡法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實把關環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關、防火墻、安裝防病毒軟件等來維護電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全。

　　電子檔案管理模式的策略

　　1.培養(yǎng)專業(yè)化人才

　　人才培養(yǎng)是電子檔案建設的關鍵，現(xiàn)在醫(yī)院醫(yī)護人員中，低學歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關計算機技術的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲備人員。

　　要深刻認識到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關網(wǎng)絡技術的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時代的步伐，數(shù)字時代的醫(yī)院檔案管理人員既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要具備一定的醫(yī)學知識、計算機知識、網(wǎng)絡知識，培養(yǎng)復合型人才，同時與管理人員進行有效的溝通，化解心理障礙。

　　2.提高思想認識

　　醫(yī)院要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無關就不重視的想法，檔案管理作為醫(yī)院的基礎工作，應該引起醫(yī)院領導的重視。醫(yī)院應將檔案管理列入醫(yī)院工作的日程，對檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。

　　醫(yī)院可以建立自己的局域網(wǎng)絡，這為信息資源共享提供了有利契機，利用計算機和網(wǎng)絡技術為檔案工作人員隨時提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務，為檔案工作人員提供便利。

　　3.加強硬件設施

　　保障信息安全要實施電子檔案管理模式，對醫(yī)院的硬件設施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進行。醫(yī)院要建立一整套完整的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)，這樣才可以為醫(yī)院電子檔案建設留下發(fā)展的空間。內(nèi)部設施完善后還需要外部的配合，包括打印設備、掃描設備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。

　　電子檔案技術的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。

　　加強硬件設施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫(yī)院電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應采用相應的信息安全技術，在技術上應加強防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認證與授權技術等。要加強對檔案中價值較大的文件的保護，價值較大、保密性強的文件容易遭到黑客的侵襲，醫(yī)院有必要最大限度的加強防范。

　　現(xiàn)在大型醫(yī)院的檔案電子檔案管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設為檔案的管理開發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在醫(yī)院中的價值得以體現(xiàn)，加強數(shù)字化建設，推進醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式是順應時代發(fā)展的要求，符合醫(yī)院現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

　　是新時代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢，這樣才能夠促進醫(yī)院快速全面的發(fā)展。

　　電子檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子檔案管理系統(tǒng)建設

　　電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個方面：

　　1.硬件系統(tǒng)的組成

　　一、服務器標準2U機架式高性能服務器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內(nèi)置UEFI固件；內(nèi)存：配置32GB，DDR4內(nèi)存，≥24個內(nèi)存插槽，最大支持內(nèi)存容量≥1536GB；硬盤：配置3塊1TSATA硬盤，支持SSD硬盤；RAID：獨立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級別；

　　網(wǎng)絡：標配2個千兆網(wǎng)口，最多可集成高性能四個千兆網(wǎng)口，可選增加2個萬兆網(wǎng)口且不占用PCI-E插槽，支持網(wǎng)絡喚醒、網(wǎng)絡冗余、負載均衡等高級網(wǎng)絡特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數(shù)要求：光學分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：單面：65ppm（縱向），80ppm（橫向）/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式。

　　四、備份設備

　　大容量移動硬盤（4T）。

　　五、打印機

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機

　　用DVD盤備份數(shù)據(jù)。

　　七、臺式機或一體機一臺。

　　2.軟件系統(tǒng)的組成

　　一、數(shù)字化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡版

　　包括電子檔案采集子系統(tǒng)（標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打印，檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；醫(yī)院檔案日常業(yè)務管理子系統(tǒng)（檔案日常管理、分箱、檔案轉出轉入，散材料收集管理、鑒別、轉出轉入、銷毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢、統(tǒng)計，花名冊，用戶權限分配，檔案字典等）；

　　數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱子系統(tǒng)（基于B/S架構的查借閱系統(tǒng)，根據(jù)不同的分配權限進行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢）；遠程查閱及遠程查閱安全認證系統(tǒng)（電子圖像數(shù)字安全認證、圖像文件加密、安全傳輸加密認證等）。

　　二、數(shù)字化醫(yī)院檔案單機采集系統(tǒng)

　　包括標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打??；檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級組織部門數(shù)據(jù)報送等功能。

　　三、網(wǎng)絡拓撲結構

　　檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網(wǎng)絡條件比較好的部門，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于部門內(nèi)部網(wǎng)絡，將檔案信息資源集中存放。

　　通過網(wǎng)絡實現(xiàn)下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的Web查詢平臺和統(tǒng)一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現(xiàn)對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過局域網(wǎng)絡、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照醫(yī)院檔案業(yè)務工作流程，經(jīng)過分管領導批準、檔案管理人員的授權，單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱醫(yī)院檔案，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升醫(yī)院檔案工作服務的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)院檔案由傳統(tǒng)管理向醫(yī)院信息研究與利用的質(zhì)的轉變。

　　1.系統(tǒng)總體規(guī)劃

　　“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基礎數(shù)據(jù)的來源可從“組織醫(yī)院管理系統(tǒng)”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導入等多種途徑進行數(shù)據(jù)收集。

　　并可通過單位內(nèi)部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理，構建網(wǎng)絡信息采集協(xié)同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計、查詢、網(wǎng)上閱檔等功能。

　　2.數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)

　　檔案從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　（1）檔案目錄整理

　　根據(jù)檔案材料選擇人員，并導入人員的檔案目錄；同時拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數(shù)與目錄中的頁碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁碼，同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　?。?）檔案數(shù)字化采集

　　對材料分別進行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對圖像進行簡單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶及時處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊。

　　零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱，然后通過掃描儀等圖像處理設備材料電子化，對電子材料進行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過材料整理將材料進行歸檔。

　　（3）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準確性，對材料進行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數(shù)據(jù)采集過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過程。

　?。?）系統(tǒng)維護

　　主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統(tǒng)的日志管理，數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復等功能。

　　3.電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務管理、信息管理、系統(tǒng)維護、管理工具，其中檔案業(yè)務管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　?。?）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務處理模塊，主要用于完成對整本檔案的管理工作，包括檔案的轉入、轉出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉入是接收外來單位轉來的醫(yī)院人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對照“轉遞登記表”，核對醫(yī)院人事檔案，審核通過后，在“轉遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫存放。

　　檔案轉出業(yè)務主要完成醫(yī)院人事檔案轉出移交業(yè)務，系統(tǒng)對檔案轉出情況進行詳細登記。

　　檔案的利用，對于檔案的查閱、借閱，利用人填寫“查借閱檔案審批表”內(nèi)容，經(jīng)審批后，方可進行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內(nèi)歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動提醒。

　　檔案的查詢、統(tǒng)計是對檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對醫(yī)院人事檔案狀態(tài)的查詢，包含對在庫狀態(tài)查詢、接收未入庫狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢；按單位進行分類查詢；對每個人檔案材料情況查詢；其它情況查詢。

　　檔案統(tǒng)計主要包括醫(yī)院人事檔案量的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案工作情況的統(tǒng)計；包括醫(yī)院人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉出等情況的統(tǒng)計；整理工作情況的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案管理隊伍狀況的統(tǒng)計；其它情況統(tǒng)計。根據(jù)日常業(yè)務的需要，靈活建立統(tǒng)計方案，完成統(tǒng)計工作。

　?。?）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯，材料的轉入、轉出以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料?？梢匀霗n材料進行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統(tǒng)自動調(diào)整檔案目錄。不可以入檔材料，轉入“待處理”材料。

　?。?）檔案審核

　　檔案審核業(yè)務模塊主要完成三項功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計功能。任前審核是對擬任用人員情況的審核，可生成相關的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統(tǒng)將會在信息數(shù)據(jù)庫中增添此人員；

　　檔案審核是對當前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核，系統(tǒng)可生成相應的登記表格；統(tǒng)計功能完成審核中各項情況的統(tǒng)計包括檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案材料變化情況統(tǒng)計、缺少材料統(tǒng)計、提拔情況統(tǒng)計、未提拔情況統(tǒng)計等。

　　4.檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)

　　通過網(wǎng)上審批授權檔案查閱申請，實現(xiàn)在網(wǎng)上對檔案的查閱功能以系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。

　　系統(tǒng)在進行安全方面考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　5.備份系統(tǒng)

　　為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供計劃備份和手動備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數(shù)據(jù)可采用移動硬盤、刻錄機等存儲保存。

　　6.系統(tǒng)還原

　　系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對應，當出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時，可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。

　　電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用是對檔案管理的新的有益嘗試。它結合先進的開發(fā)技術及設計思想，根據(jù)工作的實際需求，構建安全靈活的數(shù)字化檔案管理平臺，并可完成對檔案的網(wǎng)上查詢，是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。

　　近年來，醫(yī)院選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，醫(yī)院考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解醫(yī)院，查閱醫(yī)院檔案始終是一條重要途徑。通過電子檔案管理系統(tǒng)的應用，在選拔任用醫(yī)院工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。將會使各級檔案管理部門的信息化水平得到進一步提高。

　　電子檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發(fā)和利用的新契機。電子檔案管理的運用在現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動強度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動能，用新動能推動新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現(xiàn)代化進程的不斷推進，電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來越快、覆蓋面越來越廣，為自身發(fā)展和社會進步做出更大的貢獻。