檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案室檔案管理科學(xué)化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

　　對檔案管理進行規(guī)范化、科學(xué)化管理，對公司各部門生產(chǎn)、經(jīng)營建設(shè)、管理等過程中產(chǎn)生的各類文書檔案、批文、規(guī)章制度、圖紙、技術(shù)資料、竣工資料進行統(tǒng)一收集保管借閱，確保了檔案資料全面、完整、真實地反映本單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營管理成果，并為生產(chǎn)一線提供了有效的技術(shù)支持。

　　檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。

　　檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，如不經(jīng)過系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。

　　檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ)；同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。

　　檔案管理方案

　　一、歸檔準備

　?。ㄒ唬┕靖鞑块T在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門主辦人負責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

　?。ǘ┕練w檔工作由行政辦公室負責(zé)，辦公室負責(zé)公司的文書、科技（部分）檔案，其任務(wù)是：

　　1、收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；

　　2、積極開展檔案的提供利用工作；

　　3、進行檔案鑒定；

　　4、進行檔案統(tǒng)計；

　　5、保管部分科技檔案；

　　6、認真學(xué)習(xí)檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案管理的質(zhì)量。

　?。ㄈw檔內(nèi)容

　　1、公司與有關(guān)組織的來往信件、各種協(xié)議書、合同等；

　　2、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲等）；

　　3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)；

　　4、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議紀要；

　　5、國際交流和與合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要等文件材料；

　　6、公司各部門的發(fā)文；

　　7、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料；

　　8、企業(yè)外部各組織直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件

　?。ㄋ模w檔要求

　　1、歸檔的文件材料，按照自然形成、保持歷史聯(lián)系和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔；

　　2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列；

　　3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種；

　　4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表；

　　5、全部案卷組成后，對案卷做統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　二、歸檔

　　（一）文件點收

　　1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，立即追查歸入；

　　2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有主管部門負責(zé)人的簽認；

　　3、文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回經(jīng)辦部門補全；

　　4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，立即退回經(jīng)辦部門；

　　5、有價證券或其他貴重物品，退回經(jīng)辦部門，由經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

　　眾所周知，機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合檔案室是統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作有現(xiàn)實查考價值，而且其中具有永久保存價值的部分，是國家的檔案財富，因此，檔案室有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責(zé)，它是國家檔案工作的基礎(chǔ)。

　　檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對促進檔案學(xué)理論發(fā)展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。

　　收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。

　　收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。

　　其內(nèi)容主要是檔案室管理對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導(dǎo)思想是：歸檔檔案應(yīng)齊全完整；加強室外調(diào)查和指導(dǎo)；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關(guān)、單位的檔案全部收集完整。

　　要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。

　　讓他們了解相關(guān)知識，從而提高檔案歸檔的質(zhì)量，增強各有關(guān)部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。

　　為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量，各室、科可明確一人負責(zé)本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

　　檔案作為一種信息資源，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，真實地記錄著企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動，在企業(yè)生產(chǎn)、管理等各方面積極地發(fā)揮著其應(yīng)有的重要作用。

　　多年的發(fā)展中，檔案管理越來越規(guī)范化，收集、查閱手續(xù)越來越健全，配套設(shè)施越來越全面。工程復(fù)印機的配備既避免了外出復(fù)印圖紙造成的人力物力浪費，又節(jié)約了成本，提高了工作效率，滿足了各部門日常用圖需求。

　　檔案管理人員日常工作包括：

　　一、認真做好檔案的接收、保管、統(tǒng)計、發(fā)放、借閱工作，對各部門提供的資料編制檔案檢索目錄，并做好檔案提供與使用。

　　二、檔案設(shè)施的維護和管理工作，做好檔案的防水、防火、防蟲、防曬、防濕工作，對破損檔案及時修補、復(fù)制。

　　為加強檔案庫房安全管理，確保檔案安全，依據(jù)檔案法律法規(guī)及有關(guān)標準規(guī)范，制定本規(guī)程。

　　一、總則

　　1.檔案庫房安全管理應(yīng)堅持“以防為主、防治結(jié)合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學(xué)管理、方便利用”的原則。

　　2.檔案館庫房建筑應(yīng)符合《檔案館建設(shè)標準》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》。

　　3.檔案庫房應(yīng)保持相對獨立，與工作用房、閱覽室應(yīng)進行隔離。

　　4.檔案館應(yīng)明確檔案庫房安全管理分管領(lǐng)導(dǎo)，落實專人負責(zé)庫房安全管理。

　　二、制度建設(shè)

　　5.檔案館應(yīng)建立檔案安全管理機構(gòu)，明確庫房安全責(zé)任人，制定庫房安全管理制度，制定檔案入庫、庫內(nèi)檔案整理和保管、各類設(shè)施設(shè)備配置與使用、庫房環(huán)境保護、檔案出庫、消防安全、特藏室管理、檔案利用、溫濕度監(jiān)測、應(yīng)急預(yù)案等制度，明確工作內(nèi)容、流程和要求。

　　6.建立檔案庫房安全工作責(zé)任制，明確主體責(zé)任、主要責(zé)任和相關(guān)責(zé)任，將安全管理制度的執(zhí)行納入崗位職責(zé)，實行崗位考核，開展安全培訓(xùn)。建立應(yīng)急隊伍并每年開展應(yīng)急演練。

　　7.違反檔案庫房安全管理制度的，應(yīng)嚴肅問責(zé)。

　　三、設(shè)施配置與使用

　　8.檔案庫房應(yīng)設(shè)立門禁系統(tǒng)。檔案庫房出入口等重要區(qū)域應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備目標識別和授權(quán)、出入記錄保存等功能，可設(shè)定出入等級，限制非授權(quán)人員出入。

　　9.檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警和消防滅火系統(tǒng)。火災(zāi)報警系統(tǒng)應(yīng)具備火災(zāi)報警功能，具備自動和手動兩種方式啟動消防功能。消防滅火系統(tǒng)裝置應(yīng)符合消防有關(guān)規(guī)定。消防設(shè)施配置的規(guī)格、數(shù)量、類型、位置、維修保養(yǎng)符合要求。

　　10.檔案庫房應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。檔案庫房四周、大門、庫房內(nèi)、過道等關(guān)鍵部位應(yīng)安裝監(jiān)控探頭，避免出現(xiàn)監(jiān)控盲區(qū)和死角。重要區(qū)域或面積較大的區(qū)域使用多個探頭或使用帶有云臺的探頭。在夜間不具備燈光照明的區(qū)域，應(yīng)使用帶紅外的探頭。有異常情況，探頭能夠自動校對、自動捕捉，具備發(fā)現(xiàn)非法侵入即刻報警功能。已錄制的監(jiān)控視頻應(yīng)具備查詢復(fù)核回放功能。視頻圖像畫面清晰，視頻圖像資料保存期不少于3個月。

　　11.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，并建立溫濕度自動檢測控制系統(tǒng)，定時測量。要求庫內(nèi)溫度控制在14℃-24℃、相對濕度控制在45%-60%范圍內(nèi)，溫度每晝夜波動幅度不超過±2℃，濕度每晝夜波動幅度不超過±5%，特殊載體庫房應(yīng)按有關(guān)規(guī)定控制溫濕度。溫濕度調(diào)控設(shè)備應(yīng)具備實時記錄以及統(tǒng)計等功能。溫濕度信息資料保存不少于3年，每年要對獲得的數(shù)據(jù)進行匯總分析。

　　12.檔案庫房變配電設(shè)施、供電線路符合規(guī)范要求，庫房照明燈具符合要求，電器設(shè)備操作安全規(guī)范。庫區(qū)內(nèi)電梯運行安全，按規(guī)定定期做好安檢維保，并做好記錄。

　　13.庫房給排水管網(wǎng)設(shè)計施工符合規(guī)范，管道暢通，無銹蝕、滲漏現(xiàn)象。每月檢修1次并做好檢修記錄。

　　14.密閉的檔案庫房應(yīng)安裝有通風(fēng)設(shè)施。通風(fēng)設(shè)施應(yīng)根據(jù)檔案庫房內(nèi)外溫濕度情況適時開啟，并做好通風(fēng)設(shè)施使用記錄。

　　15.檔案庫房內(nèi)檔案柜、架排列整齊有序，應(yīng)避免陽光直射，便于通風(fēng)，便于檔案的搬運和取放。

　　16.每月1次對庫房的防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施進行檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　四、實體管理

　　17.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，建立健全登記手續(xù)和登記臺賬。接收入庫檔案須按檔案移交批次填寫《檔案交接文據(jù)》，并附檔案移交目錄。履行檔案接收入庫手續(xù)過程中形成的材料，入全宗卷歸檔。

　　18.對首次入庫檔案應(yīng)采用真空充氮，低溫冷凍，臭氧消毒等措施進行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理。

　　19.檔案出入庫必須嚴格執(zhí)行檔案清點制度，確保檔案實體數(shù)量、內(nèi)容與記錄相符。紙質(zhì)檔案以案卷或單份文件為清點單位，照片檔案以冊或張為清點單位，特種載體檔案以件、塊、盤、張為清點單位。錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤在清點數(shù)量的同時，必須通過相關(guān)設(shè)備的檢測，確保文件的可讀性。在檔案利用、檔案修裱、檔案數(shù)字化等工作中，檔案每一次出庫入庫，都應(yīng)嚴格清點、檢查，辦理登記手續(xù)。檔案利用完畢歸還時，檔案利用接待人員應(yīng)認真核對歸還的檔案。每次檢查情況在利用登記上要有記錄。對于次日須重復(fù)利用的檔案，可暫存保密柜，次日提取。

　　20.庫內(nèi)檔案應(yīng)納入全宗管理，檔案管理、分類、變動、利用、病檔檢查和修復(fù)等臺賬齊全。庫房內(nèi)檔案要整理規(guī)范，依照檔號分類有序排列存放。檔案庫房設(shè)置檔案存放位置索引，檔案密集架、柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標識標牌，且指向明確。

　　21.對館藏檔案每五年進行一次安全狀況普查，每年進行一次抽查，每三年對館藏所有全宗完成一輪檢查。安全狀況普查內(nèi)容包括：庫房安全設(shè)施情況、檔案數(shù)量、檔案缺失情況、檔案變動情況、案卷質(zhì)量、檔案病變及修復(fù)情況、檔案進出登記、監(jiān)控記錄、溫濕度記錄、常規(guī)檢查記錄等。檢查記錄完整齊備。

　　22.特種載體檔案實行專庫管理，并配有防磁柜、底圖柜等專用檔案裝具。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。

　　原載體同時保留時間不少于4年。錄音帶、錄像帶每3-5年進行一次倒帶，并完成數(shù)字化復(fù)制。每隔兩年對底片、照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查，若溫、濕度出現(xiàn)嚴重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。

　　23.符合條件的已經(jīng)完成數(shù)字化加工的檔案，原件原則上不對外提供利用。

　　五、庫房管理

　　24.庫房管理人員要有嚴格的安全、保密意識，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進行安全檢查、切斷照明電源、關(guān)好門窗。不得讓未經(jīng)允許的其他人員進入庫房。

　　庫房管理人員工作崗位調(diào)整時，須做好分管范圍內(nèi)檔案管理情況的介紹和相關(guān)檔案目錄的移交，以及對重點檔案的清點，嚴格辦理交接手續(xù)。特藏室鑰匙由庫房管理人員負責(zé)保管，做到專人管理、雙人雙鎖。

　　25.保持庫房、檔案裝具的清潔衛(wèi)生，整齊美觀。庫內(nèi)不得存放同檔案及其保護設(shè)備無關(guān)的物品。嚴禁存放易燃、易爆、易霉變的物品。

　　26.建立檔案安全檢查制度，定期進行庫房常規(guī)巡檢，檢查檔案保管狀況、檔案保護設(shè)施設(shè)備的完好狀況。在節(jié)假日和臺風(fēng)、暴雨、冰凍等災(zāi)害性天氣前，應(yīng)對庫房進行專項安全檢查，做好防范工作。發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患，須及時整改。做好檔案安全檢查記錄和整改工作記錄，相關(guān)材料歸檔。

　　27.建立檔案安全管理臺賬，內(nèi)容包括：1.《檔案目錄》；2.《檔案出入庫登記》；3.《設(shè)施設(shè)備目錄》；4.《設(shè)施設(shè)備使用情況記錄》；5.《庫房溫度濕度記錄》；6.《檔案安全檢查記錄》；7.《風(fēng)險點消除情況記錄》；8.其它。

　　28.本規(guī)程適用于浙江各級各類檔案館庫房安全管理。檔案室?guī)旆堪踩芾韰⒄毡疽?guī)程執(zhí)行。檔案信息安全的有關(guān)規(guī)定另行制定。

　　檔案管理正朝著進一步制度化、規(guī)范化的方向邁進，檔案資料真實地記錄和見證著企業(yè)發(fā)展壯大的不平凡歷程。在以后的工作中，認真做好基礎(chǔ)工作的同時，檔案室會更加注重檔案管理的制度化、借閱手續(xù)的規(guī)范化，不斷發(fā)掘檔案管理的價值，探索檔案管理的新思維，確保檔案完整、安全、有效地利用，推動檔案管理更好地服務(wù)于公司的發(fā)展壯大。