檔案整理的目錄

一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔案的編制應遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴充性原則；5、簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1、全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2、案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3、類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4、項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5、案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6、件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7、頁（張）號編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

檔案管理目錄怎么編呢

【熱心幫助你】歸檔文件按照分類方法和室編件號順序編制歸檔文件目錄。同一年度同一期限的歸檔文件編制一本目錄。一本歸檔文件目錄由目錄封面、目錄和備考表組成。目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、和備注。
卷內目錄編制要求
（一）卷內文件的編號：
1.編制頁號一律使用阿拉伯數(shù)字，從“1”開始，有效數(shù)字前均不得出現(xiàn)“0”。
2.編號要求認真慎重，務求準確。編后仔細檢查，發(fā)現(xiàn)問題應即時采取措施補救：
①重號：將重號改為支號式。如6號為重號，可改為“6—1”和“6—2”，在備注欄注明第六頁共兩頁。
②漏號：采用分號式。如第6頁應是7而編成8，可將第6頁改為“6—7”在備注欄注明“6—7”頁共1頁。
③錯號：將錯號能刮則刮，不能刮則劃掉，重新填上正確頁號。
3.頁號位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。小冊子每本編一個頁號【如所有權證】，但必須在備注欄中注明：“本卷第XX頁為一冊，共XX頁”。
4.封面、扉頁、卷內目錄、底頁或無字無圖的頁面均不編號。
5.為規(guī)范編號，頁號可用自動編號機，碳素墨水或油墨打印。
（二）編制卷內目錄：
卷內目錄應按卷內文件排列的順序填寫，卷內目錄上的內容應與卷內文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登，不漏登，不錯登。
1.順序號：卷內文件按順序編的流水號，每份文件有一個順序號。
2文件作者、文件名稱：由于房地產產權檔案類別多，所形成的文件內容也不同，事先無法印制統(tǒng)一模式，可采用下列幾種方式：
①事先印好統(tǒng)一的排列模式，有哪項填哪項。
②由檔案人員用鋼筆或中性筆書寫，要求字體端正，整齊美觀。
③共性資料相同的十戶以上，由檔案人員抄寫后，微機打印。
3.文件號：即文件字號，指發(fā)文機關編寫字號的文件。
3.頁號：指卷內文件所在之頁的編號。
4.備注：留待案卷發(fā)生變化情況之用。

如何做檔案目錄

下面將會介紹一下檔案目錄應該如何做，而且什么是檔案目錄？利用“插入/引用/索引和目錄”命令可以達到目的。

注意：2113
使用上述功能前，首先要把用成5261目錄的小標題設置樣式。

樣式設置方法：
依次選中作為目錄的標題，在4102“格式”工具欄左側的“樣式”列表中點1653擊“標題1”、“標題2”、“標題3”。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標題設置為“標題1”即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類?；竞喗?br>檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式?？ㄆ侥夸浭前盐募虬妇淼膬热莺托问教卣饔涗浽诳ㄆ?，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書寫或復印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是借助于電子計算機等機械設備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號轉換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲于計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經(jīng)過特定的程序轉換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類介紹
在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。