設(shè)備檔案整理

設(shè)備檔案管理流程：
一、采購(gòu)設(shè)備的檔案管理
1、計(jì)劃、選購(gòu)階段
（1） 用戶申請(qǐng)，可行性方案論證報(bào)告；
（2） 購(gòu)買儀器設(shè)備的審批文件；
（3） 協(xié)議、合同；
（4） 意向書、訂購(gòu)貨通知單；
（5） 重要來(lái)往函件、電文；
（6） 談判備忘錄、附錄、附件。
2、開(kāi)箱驗(yàn)收階段
（1） 裝箱單、開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單；
（2） 圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)；
（3） 開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠文件；
（4） 運(yùn)單、發(fā)票。
3、安裝、調(diào)試階段
（1） 安裝調(diào)試計(jì)劃；
（2） 安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；
（3） 試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；
（4） 存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；
（5） 安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
（6） 計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；
（7） 培訓(xùn)材料。
4、運(yùn)行及維護(hù)修理階段
（1） 設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；
（2） 設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；
（3） 履歷本、運(yùn)行記錄；
（4） 設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；
（5） 設(shè)備儀器檢查、普查記錄；
（6） 設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；
（8） 設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。
5、改造、更新階段
（1） 合理化建議及處理結(jié)果；
（2） 設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；
（3） 改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；
（4） 設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書，請(qǐng)示及批復(fù)文件；
（5） 技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。
二、 自制設(shè)備的檔案管理
1、方案論證及設(shè)計(jì)階段
（1） 設(shè)備任務(wù)書、協(xié)議、合同；
（2） 調(diào)研報(bào)告、可行性方案論證報(bào)告；
（3） 有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示及批復(fù)；
（4） 計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、圖樣
（5） 技術(shù)條件、技術(shù)說(shuō)明書、設(shè)計(jì)技術(shù)總結(jié)。
2、制造加工階段
（1） 工藝規(guī)程、工藝說(shuō)明書；
（2） 重要的工藝裝備圖紙及說(shuō)明書；
（3） 重要零、組件超差、代料單；
（4） 工藝總結(jié)。
3、安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段
（1） 安裝、調(diào)試計(jì)劃
（2） 安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；
（3） 試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；
（4） 存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；
（5） 安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
（6） 計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；
（7） 培訓(xùn)材料；
（8） 技術(shù)鑒定及審批文件；
（9） 成果申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)文件；
（10）使用維護(hù)說(shuō)明書、操作規(guī)程。
4、運(yùn)行及維護(hù)修理階段
（1）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；
（2） 設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；
（3） 運(yùn)行記錄；
（4）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；
（5） 設(shè)備儀器檢查普查記錄；
（6）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；
（7） 大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；
（8）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。
5、改造及更新階段
（1）合理化建議及處理結(jié)果；
（2） 設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；
（3）改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；
（4） 設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件；
（5）技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。
三、設(shè)備檔案的管理和利用
1、 設(shè)備檔案的管理，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對(duì)于只有一套的設(shè)備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復(fù)印。
2、 各儀器、設(shè)備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專人負(fù)責(zé)，對(duì)于不具備以上條件的，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。
3、 設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬。
4、 檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，秘密級(jí)以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時(shí)間不得超過(guò)兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時(shí)交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。
5、 使用單位保管的檔案借閱時(shí)也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。
6、 對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用單位復(fù)印。
7、 儀器、設(shè)備報(bào)廢后，采購(gòu)設(shè)備的檔案也要鑒定銷毀，自制設(shè)備的檔案由校檔案室長(zhǎng)期保管。

設(shè)備檔案有哪些最基本的內(nèi)容

　　設(shè)備檔案是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報(bào)廢的全過(guò)程中形成的圖紙、文字說(shuō)明、憑證和記錄等文件資料，通過(guò)不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。以下是由我整理的設(shè)備檔案的內(nèi)容，希望大家喜歡!

　　設(shè)備檔案的簡(jiǎn)介
　　設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。
　　設(shè)備檔案的內(nèi)容
　　設(shè)備檔案一般包括設(shè)備前期與后期兩部分。前期檔案包括設(shè)各訂購(gòu)、隨機(jī)供給和安裝驗(yàn)收的材料：后期檔案包括使用后各種管理與 修理 的材料。

　　前期檔案

　　訂貨合同;

　　裝箱單和 說(shuō)明書 及資料、附件、工具明細(xì)表(原件);

　　出廠合格證書、出廠精度(性能)檢驗(yàn)記錄(原件);

　　開(kāi)箱驗(yàn)收單;

　　自制設(shè)備的有關(guān)說(shuō)明及圖紙、資料;

　　設(shè)備基礎(chǔ)及隱蔽工程圖紙;

　　動(dòng)力管線圖紙;

　　安裝、調(diào)試驗(yàn)收單;

　　購(gòu)入二手設(shè)備的有關(guān)原始材料。

　　后期檔案

　　設(shè)備使用初期狀況記錄;

　　定期維護(hù)記錄;

　　定期檢查和監(jiān)測(cè)記錄;

　　設(shè)備故障分析 報(bào)告 ;

　　設(shè)備檢修記錄;

　　設(shè)備封存(啟用)單;

　　設(shè)備潤(rùn)滑卡片;

　　大修任務(wù)書與竣工 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 ;

　　技術(shù)改造 申請(qǐng)書 及項(xiàng)目技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證報(bào)告;

　　技術(shù)改造說(shuō)明書與圖紙及試用效果鑒定;

　　設(shè)備事故報(bào)告單;

　　設(shè)備報(bào)廢單。
　　設(shè)備檔案的概念區(qū)分
　　設(shè)備的檔案和資料都是設(shè)備制造、使用、修理等項(xiàng)工作的一種信息方式，是管理和修理過(guò)程中不可缺少的基本資料，所以在日常工作中，易發(fā)生混淆。設(shè)備資料是指設(shè)備選型安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、修理和改造所需的產(chǎn)品樣本、圖紙、規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)手冊(cè)，以及設(shè)備管理的法規(guī)、辦法和工作制度等。

　　設(shè)備檔案與資料的區(qū)別是：

　?、贆n案具有專有的特征，資料具有通用的特征;②檔案是從實(shí)際工作中積累匯集形成的原始材料，具有丟失不可復(fù)得的特征;資料是經(jīng)過(guò)加工、提煉形成的，往往是經(jīng)正式頒布和出版發(fā)行的。設(shè)備檔案也是一種資料，是特殊的資料。設(shè)備檔案與資料的管理是指設(shè)備檔案與資料的收集整理、存放保管、供閱傳遞、修改更新等環(huán)節(jié)的管理。

設(shè)備檔案包括哪些具體的內(nèi)容？

技術(shù)資料包括儀器設(shè)備的技術(shù)證明書、使用說(shuō)明書、以及由生產(chǎn)商或供貨商提供的其他技術(shù)資料。 特種設(shè)備使用單位應(yīng)當(dāng)建立特種設(shè)備安全技術(shù)檔案。安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：

（一）特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；

（二）特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄；

（三）特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；

（四）特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；

（五）特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

設(shè)備檔案，是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報(bào)廢的全過(guò)程中形成的圖紙、文字說(shuō)明、憑證和記錄等文件資料，通過(guò)不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。

設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

設(shè)備檔案一般包括設(shè)備前期與后期兩部分。前期檔案包括設(shè)備訂購(gòu)、隨機(jī)供給和安裝驗(yàn)收的材料：后期檔案包括使用后各種管理與修理的材料。

特種設(shè)備的檔案如何管理？

特種設(shè)備檔案管理：
1、特種設(shè)備檔案記錄
(1)特種設(shè)備日常使用狀態(tài)記錄(特種設(shè)備運(yùn)行記錄)。根據(jù)特種設(shè)備的類別分別印制特種設(shè)備日常使用狀態(tài)記錄，將設(shè)備的使用狀態(tài)記錄在案。
(2)特種設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄(包括安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表保養(yǎng)記錄)。根據(jù)特種設(shè)備類別分別印制特種設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，每次對(duì)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)做好記錄。電梯的日常維護(hù)保養(yǎng)必須由有資質(zhì)的單位負(fù)責(zé)，維護(hù)保養(yǎng)后，維護(hù)保養(yǎng)人員和用戶應(yīng)在保養(yǎng)單上簽名，保養(yǎng)單至少一式二份，用戶和維護(hù)保養(yǎng)單位各留一份存檔，并且至少15日對(duì)電梯進(jìn)行一次清潔、潤(rùn)滑、調(diào)整和檢查。
(3)特種設(shè)備檢查記錄。根據(jù)特種設(shè)備類別分別印制特種設(shè)備定期自行檢查記錄(包括日檢、月檢、年檢記錄)，每月至少進(jìn)行一次自行檢查，并記錄在案。
(4)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。印制特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄，當(dāng)特種設(shè)備出現(xiàn)運(yùn)行故障和事故時(shí)，詳細(xì)記錄故障或事故出現(xiàn)的原因、解決方法等。
(5)定期檢驗(yàn)整改記錄。將每次定期檢驗(yàn)主要存在問(wèn)題及落實(shí)整改情況記錄在案。
(6)鍋爐房記錄。鍋爐房要設(shè)立6種記錄：鍋爐及附屬設(shè)備的運(yùn)行記錄；交接班記錄；水處理設(shè)備運(yùn)行及水質(zhì)化驗(yàn)記錄；設(shè)備檢修保養(yǎng)記錄；單位主管領(lǐng)導(dǎo)和鍋爐房管理人員檢查記錄；事故記錄。
2、檔案分類管理
(1)文件法規(guī)類。將特種設(shè)備的法律法規(guī)、文件統(tǒng)一存放。
(2)綜合管理類。將特種設(shè)備安全責(zé)任制、管理制度、操作規(guī)程、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)、管理結(jié)構(gòu)圖、專職兼職安全管理員任命書、特種設(shè)備使用管理安全責(zé)任承諾書等統(tǒng)一存放。
(3)特種設(shè)備總臺(tái)賬類。使用賬本或信息化管理系統(tǒng)對(duì)特種設(shè)備臺(tái)賬進(jìn)行管理，賬物相符，能方便索引到相應(yīng)的檔案信息。至少包括如下內(nèi)容：設(shè)備分布情況，最好有本單位的特種設(shè)備分布圖，特種設(shè)備臺(tái)賬，將本單位特種設(shè)備分類登記在冊(cè)，包括：注冊(cè)號(hào)、使用登記證號(hào)、電梯年審隋況、定期檢驗(yàn)情況等；安全附件管理臺(tái)賬，將本單位特種設(shè)備安全附件分類登記在冊(cè)，并標(biāo)明安全附件安裝所在的設(shè)備；特種設(shè)備作業(yè)人員管理臺(tái)賬，將特種設(shè)備作業(yè)人員及相關(guān)的管理人員的基本情況登記在冊(cè)，并注明作業(yè)人員所操作的特種設(shè)備；特種設(shè)備作業(yè)人員類，將每年的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)情況、考核情況作業(yè)人員證或復(fù)印件等資料統(tǒng)一存放，特種設(shè)備作業(yè)人員證件應(yīng)有使用單位的聘用記錄并到質(zhì)監(jiān)局備案，證件在有效期內(nèi)；應(yīng)急救援類，將特種設(shè)備重大事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練計(jì)劃、演練情況資料統(tǒng)一歸檔；技術(shù)檔案類，以一臺(tái)設(shè)備一個(gè)技術(shù)檔案為原則(可用多個(gè)檔案盒存放)，將特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件，以及安裝技術(shù)文件和資料、特種設(shè)備使用證、特種設(shè)備使用登記表、定期檢驗(yàn)報(bào)告、安全附件校驗(yàn)報(bào)告統(tǒng)一存放；特種設(shè)備相關(guān)記錄類，特種設(shè)備記錄每月歸檔整理一次，將設(shè)備日常使用狀態(tài)記錄、特種設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、特種設(shè)備檢查記錄、特種設(shè)備交接班記錄、特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄統(tǒng)一存放。