整理會(huì)計(jì)檔案過程

會(huì)計(jì)檔案整理步驟如下：
（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。
2、編頁號(hào)：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號(hào)。
3、填寫會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會(huì)計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時(shí)間：填寫形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。
（6）全宗號(hào)、目錄號(hào)
（7）案卷號(hào)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開。
（8）盒號(hào)：暫不填。
（9）填寫會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會(huì)計(jì)檔案” →二級(jí)類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁號(hào)）→點(diǎn)保存。

（二）會(huì)計(jì)賬簿1、有頁號(hào)的可不再另編頁號(hào)。
2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)賬簿類”.
（三）會(huì)計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：
每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫，填寫方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會(huì)計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。
（3） 時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。
（4） 起止時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
（10） 目錄號(hào)：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。
（11）案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
（12） 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號(hào)。

會(huì)計(jì)檔案整理流程

對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。
(1)會(huì)計(jì)憑證的整理。
會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。
整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。
(2)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。
首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。
(3)會(huì)計(jì)賬簿的整理。
年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)賬簿)封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。
(4)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。
會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊，登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)報(bào)表)目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。
(5)其他會(huì)計(jì)資料的整理。
其他財(cái)會(huì)資料，包括年(季)度成本、利潤計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。
會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

整理會(huì)計(jì)檔案的步驟

整理會(huì)計(jì)檔案的步驟，首先就是要把所有的檔案資料拿出來放在桌子上。
然后就是根據(jù)你手當(dāng)中的目錄，把這些資料先排序。也就是首先把個(gè)人的基本情況排在第1頁，后面擱的就是他的證書以及他的教學(xué)的經(jīng)歷和工作的經(jīng)歷，最后就是把他所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)放在最后以及他的個(gè)人總結(jié)。
下面就是要把這些個(gè)資料用我們的掃描儀掃描一遍，做成電子版的。
最后就是把這些個(gè)資料傳輸?shù)轿覀兊臋n案系統(tǒng)當(dāng)中就可以了。

簡述會(huì)計(jì)人員對(duì)歸檔資料進(jìn)行整理的步驟

1、修整

歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

2、裝訂

歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附錄C 圖C1、圖C2）或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

3、編頁

紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

4、裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

檔案盒

檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄D 圖D1）。

檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

5、排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

擴(kuò)展資料

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

質(zhì)量要求

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

參考資料來源：百度百科-歸檔文件整理

參考資料來源：百度百科-文件歸檔