文書檔案整理合同

一、紙質(zhì)合同歸檔：
1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進行歸檔。

合同檔案如何整理歸檔

法律分析：1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同。

如何進行合同檔案管理

如何進行合同檔案管理
合同的相應負責人應了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚地知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應該按照標準的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時間內(nèi)進行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。
企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當中，因此我們應該進行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個企業(yè)的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

各個部門的相關(guān)負責人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應該對合同進行精細規(guī)劃，可以對合同進行統(tǒng)一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標號，方便查找與保管。

如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！倍滥壳皣鴥?nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經(jīng)濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務資料保管。當然,機構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經(jīng)濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術(shù)文檔時,它所依附的設(shè)備儀器、土地不動產(chǎn)等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經(jīng)濟和社會意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經(jīng)濟糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列?？梢?盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經(jīng)濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會利用需求,發(fā)掘其獨特的信息內(nèi)容。應當注意到,伴隨世界經(jīng)濟一體化和中國加入WTO ,構(gòu)建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業(yè)界的共識。
積極開發(fā)合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領(lǐng)域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在于整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現(xiàn)方式之一就是對社會、企業(yè)、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業(yè)自身而言,通過收集本企業(yè)在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質(zhì)證書、憑證及相關(guān)資料等) ,構(gòu)筑本企業(yè)信用體系架構(gòu),可以樹立和展示本企業(yè)良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規(guī)范的合同管理,取得政府部門認證的“重合同守信用”企業(yè)稱號,無疑對樹立、宣傳本企業(yè)的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利于豐富社會和企業(yè)“信用管理體系”成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利于提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調(diào)查和分析評估;合同執(zhí)行中,對合同執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督、分析評價,及時發(fā)現(xiàn)風險并采取應對措施;合同履行后,對合同執(zhí)行情況進行統(tǒng)計匯總,發(fā)掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標準,建立動態(tài)的客戶信用等級等。從而使企業(yè)具有一定的識別、評估和規(guī)避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業(yè)建立“客戶信用管理體系”的重要信息流?？梢?合同檔案信息資源的開發(fā)一旦與資信體系的建立相結(jié)合,兩者相得益彰,將會煥發(fā)出長久的生命力。積極探索二者建立關(guān)聯(lián)的模式、方法和深度,并加以提煉開發(fā),恰恰是合同檔案編研新的切入點。

合同檔案如何編碼歸類

　　1.技術(shù)服務合同編號方法：
　　1.1一級編碼：根據(jù)項目名稱分類，一級編號代碼由二到四個大寫字母表示，大寫字母是項目名稱漢字拼音的第一個聲母。重大合同編號應由綜合管理部對項目簡稱代碼進行明確規(guī)定，并發(fā)布給各部門予以執(zhí)行。
　　1.2二級編碼：根據(jù)部門名稱分類。根據(jù)部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規(guī)劃”、“技術(shù)”、“財務”，代碼分別為ZH、RL、GH、JS、CW。
　　1.3 三級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前三類的最小類范圍內(nèi)進行連續(xù)編號，編號代碼為三位阿拉伯數(shù)字，從001自999分別連接至各二級代碼之后;
　　1.4編號舉例：
　　如公司簽訂的第一份技術(shù)服務合同，則其合同編碼為： JSFW-JS-001

　　2.管理類合同編號方法：
　　2.1一級編碼：部門代號。
　　2.2二級編碼：相應編號按下列括號中漢字表示。
　　2.2.1.勞動合同（勞動）：包括所有勞動合同；
　　2.2.2.固定資產(chǎn)管理合同（資產(chǎn)）：包括固定資產(chǎn)（含辦公用品）采購、維修、維護等合同；
　　2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協(xié)議等合同；
　　2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項目的戰(zhàn)略性合同、按揭合作協(xié)議、集團購買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設(shè)立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、委托薪金調(diào)查、培訓、發(fā)布招聘廣告、聘請法律顧問、商標申請代理等各種合同。
　　2.3三級編碼：按簽約年份分類，編號代碼為年份的四位阿拉伯數(shù)字。
　　2.4四級編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號，在前四級編碼的最小類范圍內(nèi)進行連續(xù)編號，編號代碼為四位阿拉伯數(shù)字，從0001自9999。
　　2.5編號舉例：
　　人力資源部2004年第8份勞動合同，則編號為： RL-勞動-2004-0008

　　3.銷售租賃類合同編號方法：
　　3.1一級編碼：一級編號代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個聲母大寫字母表示。
　　3.2二級編碼：同技術(shù)服務合同編號方法1.1。
　　3.3三級編碼：根據(jù)銷售產(chǎn)品的品名型號及編號表示。

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。