文書檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

歸檔，是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。

1、 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2、 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

歸檔案卷的質(zhì)量要求：

1、原件歸檔；

2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

4、對(duì)歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長(zhǎng)期以來(lái)各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來(lái)研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來(lái)，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來(lái)諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)

1、文書檔案應(yīng)完整齊全符合案卷歸檔要求2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、齊全，與工程實(shí)際相符合。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國(guó)檔案法》
第八條國(guó)家檔案主管部門主管全國(guó)的檔案工作，負(fù)責(zé)全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級(jí)以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。
第十條中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。