物業(yè)公司檔案如何整理

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實行新的管理制度。物業(yè)管理是新興行業(yè),這就要求物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作人員亦應創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、體制、管理的創(chuàng)新。
一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護企業(yè)合法權益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產權益的原始憑證，是維護企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關系到企業(yè)的合法權益。企業(yè)在生產經營的過程中，其組織機構、經營管理人員、經營范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經濟組織，企業(yè)之間在生產、經營過程中經濟活動呈現(xiàn)多元化和復雜化并不斷產生債權、債務，如何保護好企業(yè)的即得利益和合法權益，解決好債權、債務和企業(yè)之間的經濟糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。
　　2、檔案是企業(yè)再發(fā)展的重要信息資源：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)知識
……（新文秘網省略775字，正式會員可完整閱讀）……
經濟法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級管理干部加強企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會主義市場經濟可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會誠信越來越被社會所重視。誠信有經濟效益，講誠信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會的共識。隨著誠信社會的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經營狀況就好，經濟效益就好。建立信用檔案，即可以擴大、提升企業(yè)的信用，有利于推動社會信用檔案的建設，也是整頓規(guī)范市場經濟秩序的根本之策。企業(yè)信譽是企業(yè)的無形資產，是企業(yè)基礎性的資源，市場經濟是信用經濟，企業(yè)信譽和企業(yè)密切相關，是企業(yè)經濟發(fā)展的一種無形的推動力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強公司檔案管理的措施
　　加強檔案管理、實現(xiàn)檔案管理的達標升級正處于必然。結合公司實際，我以為加強檔案管理應從以下四個方面入手：
　　1、加強檔案室硬件建設。從物業(yè)企業(yè)長遠目標考慮，宜建立館藏面積達150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強、自動化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標考慮，應將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據物業(yè)公司目前工種多、服務時間長、項目多的實際，要建立“統(tǒng)一管理、分級負責”的管理模式，實行集中式管理和網點式管理相結合?？偛繉偛扛鞑块T檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內資料列出清單報檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中?？偣緦Ω黜椖繖n案實行指導和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發(fā)、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財務檔案的基礎上，要不斷豐富新的檔案內容，逐步建立起經營客戶檔案、科研技術檔案、知識產權檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務工作
　　檔案為用戶所用是檔案工作的最終目的。隨著社會的進步，房地產事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。為企業(yè)評定資質、資質升級、保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經營效益、服務水平、甚至在物管企業(yè)推出項目時，物管檔案都能提供第一手資料。因此，物管檔案中的每一份材料、每一張表格、每一份憑證、甚至于每一個具體日期，都可能關系到員工或業(yè)主的切身利益。如果由于工作失誤或粗心大意很可能給某位業(yè)主造成一定的損失。如入住日期的填寫必須字跡清楚，涉及到房屋保修時效問題。以前發(fā)生過業(yè)主填寫不全、字跡不清致使發(fā)生不必要的維修責任糾紛。所以要求檔案管理人員必須作到一絲不茍、認真負責。

物業(yè)管理師管理務實要點：檔案的收集與整理

（一）物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理

1、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點

（1）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進行；

（2）檔案收集的技術要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務企業(yè)的技術力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠的影響。

2、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。

物業(yè)承接查驗期的檔案收集內容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎資料檔案。

【題例】

1、物業(yè)承接查驗期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）

A、施工單位 B、建設單位

C、監(jiān)理單位 D、業(yè)主或物業(yè)使用人

2、物業(yè)承接查驗期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

A、物業(yè)重點資料 B、物業(yè)服務企業(yè)信息資料 C、物業(yè)基礎資料 D、客戶資料

（二）物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理

1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關檔案資料的收集。

（1）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權屬檔案資料、個人資料等。

2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：

（1）設立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集和整理；

（2）專責工作小組分為業(yè)主權屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關表格和收集程序。

權屬資料一般包括：房屋產權證、購房合同復印件等。 個人資料一般包括：身份證和戶口本復印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應核對原件，并以核對原件后的復印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應及時整理并歸檔。

（三）日常物業(yè)管理期檔案的'收集與整理

1、收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)服務企業(yè)行政管理檔案。

（1）物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

（2）物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設備設施維修維護記錄檔案。

（3）物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄。

2、收集時間

有關的文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業(yè)務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

3、收集后的整理工作

在日常業(yè)務處理工作中，由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

怎樣如何進行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實在的資料的.
簡單地說吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內容(注意要編號)
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.

物業(yè)公司物業(yè)檔案管理辦法和行政檔案管理辦法

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：

1．公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2．有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

6．物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7．因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：

1．在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務

4．應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

6．發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

三．物業(yè)管理公司檔案資料：

1、物業(yè)管理公司驗收檔案：

1）土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）；

2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；

3）機電設備保養(yǎng)合約；

4）公共區(qū)域設施設備驗收記錄（管理公司）；

5）公共區(qū)域設施設備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；

6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：

1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；

2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；

3、業(yè)戶資料：

1）入伙情況記錄；

2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：

1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；

2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；

3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；

5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類：

1）各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施；

2）各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；

3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄；

4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄；

6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類：

1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；

2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；

3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；

4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告；

5）應有定期沉降檢測報告；

6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄；

7）其它設施設備檢測記錄資料；

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：

1）正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；

2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況

3）物業(yè)管理公司管理費財務報告

4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議）

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設備值班與巡檢記錄

*管理工作計劃與報告

*工程設備管理計劃與報告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

*用戶報修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

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詳細請參考物業(yè)管理網